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Posts Tagged ‘working collaboratively’

temporaireHow many times have I read how dreadful email is killing business, how much time was wasted just to be able to empty one’s inbox; I may even have contributed every now and then.

Combien de fois ai-je lu comment l’horrible email était en train de tuer le business, combien de temps était gâché simplement pour pouvoir vider son inbox; J’y ai même peut-être contribué de temps en temps.

Recently I wrote about us having at our disposal, at last, a social network app : Yammer. In spite of the first few weeks during which there seemed to be a certain momentum, it faded and I’m afraid I’m merely feeding the 2 groups of discussion I created once to twice a week with almost no chance of a feedback, maybe a ‘like’ if I’m lucky.

Récemment j’ai écrit  que nous avions, enfin, à notre disposition une application de réseau social : Yammer. En dépit des quelques premières semaines pendant lesquelles il semblait y avoir un certain élan, cela a disparu et j’ai bien peur de ne plus nourrir les 2 groupes de discussion que j’ai créés qu’une à deux fois par semaine avec presqu’aucune chance de commentaire, peut-être un ‘j’aime’ si j’ai de la chance.

This is not the major reason why, unless there are some changes in the way we work, email has still a long way to go. Yet, our inability to comprehend how to best use a social network is a pretty good indication of our inaptitude to leave our comfort zone.

Ceci ne constitue pas la raison principale pourquoi, à moins qu’il n’y ait des changements dans notre façon de travailler, l’email durera encore longtemps. Pourtant, notre incapacité à comprendre comment utiliser au mieux un réseau social est une plutôt bonne indication de notre inaptitude à quitter notre zone de confort.

Email is to remain for quite some time simply because of the way we work. If you have ever viewed presentations or tutorials of Slack which is meant to literally kill emails you may have realized that the demo scenario is systematically a unique project everybody seems to be working on at the same time. In the real life it doesn’t work that way : everybody is assigned to work on sets of projects which one rarely shares with anybody else.

On devrait garder l’email pour quelque temps encore du simple fait de notre façon de travailler. Si vous avez déjà vu des présentations ou des tutoriels de Slack qui est supposé littéralement tuer les emails vous avez peut-être réalisé que le scénario de démonstration est systématiquement d’un seul et même projet sur lequel tout le monde semble travailler en même temps. Ça ne se déroule pas tout à fait comme ça dans la vraie vie : est attribué à tout le monde de travailler sur un ensemble de projets qu’on ne partage que rarement avec d’autres.

Alternative situation : people may work on the same project but each intervenes individually at different moments of its lifetime. This results, again, in people not really working together.

Situation alternative : on peut travailler sur le même projet but chacun intervient individuellement à différents moments de la vie de celui-ci. Ceci a pour résultat, encore une fois, de faire que les gens ne travaillent pas réellement ensemble.

In short : email is popular only because it best fits to our way of working. Trying to replace it with email killers such as Slack is doomed to fail.

En résumé : l’email est populaire simplement parce qu’il s’adapte au mieux à nos façons de travailler. Essayer de le remplacer avec des tueurs d’email tels que Slack ne peut que mal se passer.

The way I see it, if we were prevented from changing communication system and we kept emailing, we could still exchange, almost, the way Slack (or Asana) operates. In order to achieve that though changes would be required (big and small, depending on how easily or not people would be willing to adjust).

Tel que je vois les choses, si nous étions empêchés de changer de système de communication et que nous continuions à emailer, nous pourrions quand même échanger, presque, de la même façon que Slack (ou Asana) fonctionne. Cependant, pour cela quelques changements (petits et grands, en fonction de la plus ou moins grande facilité que l’on aurait à s’y accommoder) seraient nécessaires.

First and foremost : setting up a team outlook©¹ account and making sure that all emails more or less related to business, projects and all, are exchanged there. All personal email accounts should be used for personal matters only (or when a one-to-one conversation² takes place). The team email address should be the only one people (even from outside the company) should communicate with.

Premièrement : paramétrer un compte Outlook©¹ par équipe et s’assurer que tous les emails ayant trait de près comme de loin au business, projets et le reste y soient échangés. Tous les comptes email personnel ne devraient être utilisés que dans le cadre personnel (ou quand une conversation² entre 2 personnes a lieu). L’adresse mail de l’équipe devrait être la seule via laquelle communiquer (même vis à vis de ceux à l’extérieur).

Strong recommendation : no file should be attached to an email, only links to them. That way the account wouldn’t get bloated too rapidly and files would be stored on specific directories (I won’t get into this too deeply as the matter would require a post on its own).

Recommandation importante : aucun fichier ne devrait être attaché à un email, seulement des liens. De cette façon le compte ne gonflerait pas trop vite et les fichiers seraient gardés dans des répertoires spécifiques (je ne rentrerai pas trop dans les détails, ce sujet requerrait un billet à lui tout seul).

Categories should be used extensively. They are a superior alternative to folders as more than one can be added to an email (whereas with folders an email is either in one or another).

Les catégories devraient être utilisées pleinement. Elles sont une bien meilleure alternative aux dossiers puisque plus d’une peuvent être ajoutées à un email (tandis que dans le cas des dossiers, un email ne peut qu’être dans l’un ou l’autre).

temporaire

In case one would miss one’s dear folders “search folders” is what you want to use. Make a search for the category you want and voilà ! Maybe I should dedicate a whole post for categories alone as I’m slightly digressing from the intent of this one.

Au cas où ces chers dossiers viendraient à manquer “Dossier de recherche” devraient vous convenir. Faites-y une recherche pour la catégorie voulue et voilà ! Peut-être devrais-je dédier un billet entier aux catégories, je suis en train de digresser dans l’intention de celui-ci.

A quick word about time management : flags {today, tomorrow, this week,…} and the calendar should do the trick.

Un mot rapide concernant la gestion du temps : les rappels (aujourd’hui, demain, cette semaine, …} et le calendrier devraient faire l’affaire.

So, basically there are ways to tweak the Outlook app so that it mimicks, in its most interesting features, Slack (or Asana). Still, the whole plan cannot rely on an application being used differently than how it usually is of course, takes a change in the organization for that, something I don’t see happening any time soon.

Ainsi il existe des moyens de transformer Outlook de façon qu’il imite, dans ses fonctions les plus importantes, Slack (or Asana). Cependant il est évident que tout ceci ne peut reposer sur une application utilisée différemment de la façon qu’elle est d’ordinaire, cela nécessite un changement dans l’organisation, ce que je ne vois pas arriver avant longtemps.

And why should an organization change, that’s the question. Et pourquoi une organisation devrait changer, telle est la question.

¹ : my email system for the past … 20 years, don’t be surprised if I primarily use it as an example | mon lecteur d’email depuis … 20 ans, ne soyez pas surpris si le prend en tant qu’exemple.

² : Slack is a lot about ‘conversation’… | Slack insiste beaucoup sur le terme ‘conversation’ …

 

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The company I work in, like many others, is embracing trying to embrace the new way of working, collaboratively. It has been so for the past 5-10 years. Personnally I’ve been involved when in Finland, at about the beginning of my 5 years stay there.

L’entreprise dans laquelle je travaille, comme beaucoup d’autres, épouse tente d’épouser la nouvelle façon de travailler, collaborativement. Cela a été ainsi pendant les 5 à 10 dernières années. Personnellement j’ai été impliqué alors que j’étais en Finlande, quasiment au début de mon séjour de 5 ans.

For all I know (I guess it would have been obvious, just from how sharing informations would have changed, otherwise) nothing worked: several attempts of wikis (one of which had been sort of semi-clandestinely installed on some spare server; the admin getting her rights revoked later…), a social networking platform Elgg, an account on Yammer² even  (no longer accessible), an internal ESN¹, Sharepoints, you name it.

Pour ce que j’en sais (je pense que cela aurait été évident, rien que du simple changement de la façon dont l’information serait partagée, autrement) rien n’a fonctionné : plusieurs essais de wikis (l’un ayant été semi-clandestinement installé sur un serveur quelconque; son administrateur voyant ses droits révoqués ultérieurement…), une plateforme de réseau social Elgg, même un compte sur Yammer² (depuis longtemps inaccessible), un RSE¹ interne, des sharepoints, la liste continue.

Either accounts are blocked² or of anything that remains, contributions are scarce at best.

Soit les comptes sont bloqués soit de tout ce qui reste, les contributions y sont rares… quand il y en a.

Several causes for that :

  • no true, transparent, obvious, easy to read strategy.
  • All attempts were done by halves so to speak.
  • Extreme, ennoying monitoring (some would see this as censorship).
  • Unknown reason as to why the transition; most feel rather happy exchanging via email, why should they care to change?

Plusieurs raisons à cela :

  • Absence de véritable stratégie, transparente, évidente, clairement lisible.
  • Toutes les tentatives ont été faites petits bras pour ainsi dire.
  • Une surveillance excessive (d’aucuns y verraient de la censure).
  • Raison inconnue de cette transition; la plupart se contentent d’échanger via email, pourquoi devraient-ils se préoccuper d’en changer?

The company counts several tens of thousands of employees. Haven’t they ever heard of Facebook, Twitter, Wikipedia, Google drive,  … ? Don’t they ever share pictures with members of their families? Videos with friends? News and whatnot with accointances? That they may have some doubts about the benefits of some at work I can understand that. What I can’t understand is that there might not have been some, even a few who saw fit that what they could do at home would help them at work.

L’entreprise compte plusieurs dizaines de milliers d’employés. N’ont-ils pas jamais entendu parler de Facebook, Twitter, Wikipedia, Google Drive, … ? Ne partagent-ils jamais des photos avec les membres de leurs familles? Des vidéos avec des amis? Des nouvelles et autres joyeusetés avec des connaissances? Qu’ils peuvent avoir quelques doutes sur les bienfaits de certains au travail, je peux le comprendre. Ce que je ne comprends pas, c’est qu’il n’y aurait pas certains, même peu, qui auraient pensé à propos que ce qu’ils pouvaient faire à la maison les aiderait au travail.

According to 1% rule, we could expect several hundreds of active contributors (while several thousands would ‘merely’ edit).

Selon la loi des 1%, nous pourrions espérer plusieurs centaines de contributeurs actifs (tandis que plusieurs milliers éditeraient ‘simplement’).

Where are they? How could one talk them into embracing the company attempts at networking?

Où sont-ils ? Comment peut-on faire pour les inciter à embrasser les tentatives de l’entreprise au réseautage ?

I remember how I joined Gmail 10 years ago. I guess it looked difficult, Google then was not as big as it is now, to offer a service when Yahoo for instance was so dominant. The strategy adopted then proved to be very efficient though it is hardly new: recruiting by co-opting. In my case I got an account through a friend of mine (for me to act likewise within my own network, which I did though I didn’t use up all 50 accounts I was given).

Je me rappelle comment j’ai rejoint Gmail il y a 10 ans. Je pense que ça paraissait difficile, Google n’était pas aussi gros alors qu’il l’est maintenant, d’offrir un service quand Yahoo par exemple était si dominant. La stratégie adoptée alors s’est avéré très efficace même si elle n’était pas si neuve : recruter par cooptation. Dans mon cas j’ai eu un compte par un ami (charge à moi d’agir de même avec mon propre réseau ce que j’ai fait même si je n’ai pas utilisé l’intégralité des 50 comptes qui m’ont été donnés).

I was recently in contact with a person who’s in charge of implementing such a social plateform; from what I got during our exchanges the deadline is end of this month and results are, again, poor. It appeared that, again unbeknown to many, it had been initiated a couple of months ago and only a handful of contributions have been made.

J’étais récemment en contact avec une personne en charge de la mise en œuvre d’une telle plateforme sociale; de ce que j’en ai compris au cours de nos échanges, la date limite est la fin de ce mois-ci et les résultats sont, encore une fois, pauvres. Il est apparu que, encore une fois à l’insu de beaucoup, elle avait été lancée il y a quelques mois, et seulement une poignée de contributions ont été faites.

“Want to take part in a social experiment? Want to improve ways information is shared? Ever experienced email overload, wish to try an alternative solution? …”. I haven’t read any of such lines neither on the page the company has on Facebook nor in any of the discussion groups that exist on Linkedin. How the heck did those guys think they could make their network visible?

“Voulez-vous prendre part à une expérience sociale? Voulez-vous améliorer les façons dont l’information est partagée? Jamais connu une surcharge de samessagerie, désireux d’essayer une autre solution? …”. Je n’ai lu aucune de ces lignes ni sur la page que la compagnie a sur Facebook, ni dans aucun des groupes de discussion qui existent sur Linkedin. Comment est-ce ces gars pensaient qu’ils pourraient rendre leur réseau visible?

The worst that could have happened would have been too many people wanting to join in. At least this would have been a result worth talking about.

The pire qui eut pu arriver aurait été que trop de personnes eussent voulu participer. Au moins c’eut été un résultat digne qu’on en parle.

In the matter shyness is not an option / En la matière, la timidité n’est pas une option.

¹ : ESN : Entreprise Social Network / RSE : Réseau Social d’Entreprise

² : anything external is blocked for fear of having documents hosted outside / tout ce qui est externe est bloqué de peur d’avoir des documents hébergés à l’extérieur.

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