Setting up a Kanban with Outlook© | Mise en place d’un Kanban avec Outlook©

Kanban is a project management system where you post cards of all project’s tasks on a board. The board is divided into columns for each stage of execution (e.g., To Do, In Progress, Focus, Completed,… ). Trello works that way.

Kanban is a système de gestion de projets dans lequel on affiche des cartes de toutes les tâches d’un projet sur un tableau de bord. Le tableau est divisé en autant de colonnes qu’il y a d’étapes d’exécution (e.g., À Faire, En Cours, Focus, Complété,… ). Trello fonctionne ainsi.

Because all emails, calendar appointments and tasks are in Outlook there is no point duplicating tasks to a yet another application.

Parce que tous les emails, rendez-vous du calendrier et les tâches sont dans Outlook ce n’est pas la peine de dupliquer des tâches dans une autre application.

1. Go to url : https://github.com/evrenvarol/outlook-taskboard and download/extract the master.zip file. Allez à l’url ci-dessus et téléchargez/extrayez le fichier master.zip.
2. Create task folders : Inprogress, Focus, Next, Waiting, Completed as shown in below picture. Créez les dossiers tâches comme ci-dessus selon l’image ci-après.For Outlook Home page / Pour la page d’arrivée sur Outlook
3. Create another folder (of any type) and name it something like “Taskboard”/ Créez une autre dossier (de n’importe quel type) et nommez le “Taskboard”.
4. Right-click the folder, and then click Properties. Select the Home Page tab in the Properties dialog box. / Clic-droit sur le dossier puis choisissez Propriétés. Sélectionnez l’onglet ‘page d’accueil’.
5. In the Address box, browse to the folder you have just extracted the Taskboard files and select the kanban.html file. / Dans le champ adresse, naviguez jusqu’au dossier où vous avez extrait le fichier kanban.html.

Even though the look of it seems promissing I’m still adjusting to it, taking into account tasks I was already following with flags and categories. I’m hoping this set up will improve my project management.

Bien que l’apparence semble prometteuse je suis encore en phase d’adoption, pour la prise en compte de tâches que je suivais déjà avec des drapeaux et des catégories. J’espère que cet arrangement améliorera ma gestion de projet.

To be continued … À suivre …

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Suivi du temps passé sur des tâches | Tracking time spent on tasks

I know I wrote about this in previous posts but obviously the reason why I’m coming back to this subject is that I’m not really happy about the solution I found then. J just hope what I recently implemented (2 weeks ago) saves me time and hassle.

Je sais que j’ai déjà écrit à ce sujet dans d’anciens billets mais de toutes évidences si je reviens sur le propos c’est que je ne suis pas complètement satisfait de la solution trouvée alors. J’espère simplement que ce que j’ai récemment mis en place (il y a deux semaines) m’économisera du temps et des tracasseries.

Truth be told the tiddlywiki and the OneNote I maintain were not primarily intended for time tracking. I am/was using a third app (I know, it’s getting rather populated) : An Excel© spreadsheet. Rather happy about how I worked out something simple enough to maintain as well as quick to launch.

En vérité, le Tiddlywiki et le OneNote que je tiens n’étaient pas destinés à l’origine au suivi de temps à l’origine. J’utilise/j’utilisais une troisième application (je sais, ça devient encombré) : Un tableau Excel©. Plutôt satisfait de la manière dont j’ai travaillé un truc suffisamment simple à maintenir en plus d’être rapide à lancer.

Of course Outlook is always in the background, which amounts to a total of 4 apps up and running just to record files, keep tracks of time, references, tasks and projects. I wrote in an earlier post that my wiki was handy enough «to manage my activities», well it isn’t good enough for time tracking hence the Excel© file.

Bien entendu Outlook is toujours en tâche de fond, ce qui nous fait un total de 4 applications en cours juste pour enregistrer des fichiers, effectuer un suivi du temps, des références des tâches et des projets. J’ai écrit dans un billet précédent que mon wiki était suffisamment pratique pour «gérer mes activités», en fait il n’est pas suffisant pour le suivi de temps d’où le fichier Excel©.

Like many, using Outlook©, I overlooked ‘journal’ for years not knowing what to do with that featured. One day I Googled «macro automate journal entry» and rather quickly found a link to a simple macro:

Sub StartPhoneCall()
Dim objJournal As Outlook.JournalItem
Set objJournal = Application.CreateItem(olJournalItem)
With objJournal
.Type = “Phone Call”
.Start = Now
.Display
.StartTimer
End With
Set objJournal = Nothing
End Sub

I merely changed StartPhoneCall to EntryOfJournal and, in .Type, “Phone Call” to “Task“.

Comme beaucoup, utilisant Outlook©, j’ai ignoré pendant des ‘journal’ ne sachant pas vraiment quoi faire de cette fonction. Un jour j’ai Googlé «macro automate journal entry» et assez rapidement ai trouvé un lien vers une simple macro (voir plus haut). Me suis alors contenté de changer StartPhoneCall en EntryOfJournal et, dans .Type, “Phone Call” en “Tâche¹”.

Once launched the macro creates a new journal entry as the image above displays. The rest is rather simple really : the date, the entry type, the subject even the duration may be adjusted, the journal works in the background and the time runs until one clicks on ‘pause’.

Une fois lancée la macro crée une nouvelle entrée de journal comme l’image ci-dessus le montre. Le reste est assez simple en fait : la date, le type d’entrée, le sujet et même la durée peuvent être ajustés, le journal travaille en tâche de fond et le temps défile jusqu’à ce qu’on clique sur ‘pause’.

 

What one needs to do is merely to create a new journal entry each time one works on one topic then stop and close it to create another entry aimed at tracking another topic. As shown above a click on the green icon (pic on the left) opens a list of journal entries (pic on the right).

Il ne s’agit que de créer une nouvelle entrée de journal pour chaque sujet sur lequel on travaille ensuite de l’arrêter puis de la fermer pour créer ensuite une nouvelle entrée destinée à suivre un autre sujet. Comme montré ci-dessus cliquer sur l’icône verte (image de gauche) ouvre une liste d’entrées (image de droite).

Last : By exporting the folder contents, in this case journal entries, to Excel, one can make use of Excel’s calculation features which makes time calculations a breeze. With some additional filtering and columns formatting, you can create a report with the data you need.

Enfin : En exportant les contenus de dossier, en l’occurrence les entrées de journal, vers Excel, on peut utiliser les fonctions du tableur qui calculent en un rien de temps. Avec un peu de formatage et des filtres on peut créer un rapport avec les données voulues.

Gone, for the time being and in this particular case time tracking, both Tiddlywiki and Excel spreadsheet / Débarrassé, pour le moment et dans ce cas particulier ci de cette tâche de suivi, à la fois de Tiddlywiki et du tableur Excel.

¹ : in French / en Français

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How to best manage a journal of activities | Comment gérer au mieux un journal d’activités

It could almost be a rhetorical question … except that it is a real question, which I’m not sure I have the answer to.

Ça pourrait presque être une question rhétorique … sauf que c’est une vraie question, pour laquelle je ne suis pas certain d’avoir la réponse.

It came to mind when we had our regular one hour team meeting during which everyone says what. his/her week consisted in, what (s)he’d been working on, what his/her plan was for the coming week.

Ça m’est venu à l’esprit alors que nous avions notre réunion habituelle d’une heure pendant laquelle tout le monde dit en quoi sa semaine a consisté, ce sur qu’il/elle a travaillé, ce qui est prévu pour la semaine à suivre.

There is something I particularly despise : redundant note taking, recording things multiple times for the sake of : saving them of course but also feeding various reports (as many as the hieracky sees fit).

Il y a quelque chose que je déteste particulièrement : les doublons dans la prise de note, enregistrer les choses plusieurs fois pour : les garder bien sûr mais aussi nourrir différents rapports (autant que la hiérarchie juge opportun).

I’ve been ‘fiddling’ with TiddlyWiki ever since I seriously started to use it as my knowledge management system. For anybody who’s not afraid of getting one’s hands dirty (meaning : playing with code) it’s a wonderful tool (along with discussion groups which are just gold mines).

Je ‘bidouille’ avec Tiddlywiki depuis que je l’utilise sérieusement comme mon système de gestion de connaissance. Pour quelqu’un qui n’a pas peur de mettre les mains dans le cambouis (traduction : jouer avec du code) c’est un super outil (en plus de groupes de discussions qui sont des vraies mines d’or).

There’s (at least) one problem though: I usually get my work assignments via email (we haven’t jumped ship yet consequently no fancy plateforms for us to play with) I therefore set up my Outlook© (2010 version, thank you) so as to make the best of flags, categories, you name it.

Il y a (au moins) un problème pourtant : je reçois généralement mes tâches par email (nous n’avons pas encore fait le saut donc pas de jolie plateforme avec laquelle jouer) aussi ai-je paramétré mon Outlook© (version 2010, merci) pour profiter à plein des drapeaux et autres catégories.

A simple – though efficient – way to tackle projects follows the 4 Ds rule : Delete it¹, Do it, Delegate it or Defer it. For the record : I never delete any of my emails + I archive them all + I ‘categorize’ them all + flag those I need to defer. The next step I guess will be to find a way to economically (time wise) summarize them all up into a easy to maintain, easy to read, easy to follow consolidated document, file, whatever.

Une simple – et pourtant efficace – façon d’adresser des projets suit la règle des 4 D (en anglais) : le Détuire, le faire, le déléguer ou le reporter. Pour info : Je ne détruis jamais aucun email + Je les archive tous + je les ‘catégorise’ tous + je ‘flag’ ceux qu’il me faut reporter. Je pense que la prochaine étape consistera à trouver une façon économique (du point de vue temps) d’en faire une résumé facile à maintenir, à lire, et à suivre en un document, un fichier, quel qu’en soit la forme.

I’m not ready to give up on any of my tools, none could 100% replace any other one anyway so why waste time trying. Still, I need one or the other to deliver a clear summary of my activities while remaining simple and low maintenance.

Je ne suis pas près d’abandonner l’un ou l’autre de mes outils, aucun ne pourrait remplacer à 100% un autre de toutes façons aussi pourquoi perdre du temps à essayer. Pourtant, j’ai besoin que l’un d’entre eux puisse fournir un résumé clair de mes activités tout en demeurant simple et requérant peu d’entretien.

Like I wrote when I started this post: this is a question, a work that remains in progress … not for too long I hope. Comme je l’ai écrit au début de ce billet : ceci est une question, un projet encore en cours … pas pour trop longtemps j’espère.

Edit (29/11/2014) : I guess TiddlyWiki has won, for now, the right to manage my activities. I was battling with the way to display my journal efficiently and, after I asked a question on the google group dedicated to TiddlyWiki development, got the answer (here’s where ).

Je pense que TiddlyWiki a gagner, pour le moment, le droit de gérer mes activités. Je me battais avec la façon de lister mon journal de façon efficace et, après avoir posé la question sur le groupe google dédié au développement de TiddlyWiki, ai eu la réponse (ici, en anglais)

¹ : ‘it’ being an email / ‘le’ étant l’email tiddlywiki, access, outllook

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Necessary adjustments to constraints | Les ajustements nécessaires aux contraintes

I’ll start this post with following video “wikis in plain english” which I can only urge one to view.

Je commencerai ce billet avec la vidéo ci-dessus¹ “wikis en anglais de base” que je ne peux que recommander.

“Email is simply not good at coordinating and organizing a group input. The important information is scattered across everyone’s inbox.” I’ll stopped right there – the whole purpose of the video is to ‘sell’ the idea that a wiki is more appropriate over using email² – I tried to implement a wiki, it didn’t work. People are just not ready for that big a jump (in sharing, in being transparent, in opening up, etc.).

“L’email est simplement pas bon pour coordonner et organiser une information qui concerne tout un groupe. L’information importante est dispersée dans les boîtes de chacun.” Je m’arrêterai là – tout le but de cette vidéo est de ‘vendre’ l’idée qu’un wiki est plus approprié que d’utiliser l’email² – J’ai essayé d’utiliser un wiki, ça n’a pas marché. Les gens ne sont simplement par prêts pour un tel saut (à partager, à être plus transparents, à s’ouvrir, etc.).

Some who read this blog might believe I’m about to contradict myself, that I’m about to become a proponent of email. I’m not, especially if one realizes that 1/ an email reader such as Outlook® offers more than just … email 2/ a shared email is a small but important step towards sharing, right?

Certains qui lisent ce blog pourrait croire que je suis sur le point de me contredire, que je suis sur le point de devenir un partisan de l’email. Tel n’est pas le cas, surtout lorsqu’on réalise que 1/ un lecteur d’email tel que Outlook© offre plus que juste … l’email 2/ un email partagé est un petit mais important pas vers le partage, n’est-ce pas?

Take Outlook® : email of course, but also tasks, post-it (which, in my humble opinion, is a feature one could really profit from is used properly especially in a collaborative environment) and calendar. Over the past years I have noticed that this particular fonction was more and more used (I even saw one using it as a … task manager ^_^).

Prenez Outlook© : l’email bien sûr, mais aussi tâches, post-it (qui, à mon humble avis, est une caractéristique dont on pourrait réellement bénéficier à la condition d’être bien utilisée en particulier dans un environnement collaboratif) et calendrier. Ces dernières années j’ai noté que cette fonctioin spécifique était utilisée de plus en plus couramment (j’ai même vu quelqu’un l’utiliser en tant que … gestionnaire de tâches ^_^).

In my trade we’re facing a particular difficulty which we were already subjected to in my last assignment in Finland, though not in that proportion: notifications of surveillance bodies. 5-6 of them (plus us and the client), and, of course, each wanting to witness different points³.

Dans mon business nous faisons face à une difficulté particulière à laquelle nous étions déjà soumis dans ma dernière mission en Finlande, quoique pas dans les mêmes proportions : la notification aux entités de surveillance. 5 à 6 (en plus de nous-même et du client), et, bien sûr, chacun voulant assister à des points³ différents.

Guess what tool is being used? Email of course – hence my having started this post with above video – whereas Calendar would definitely do a better job… except that all 5, 6, 7 of us do not have our emails/calendars hosted on same system.

Devinez quel outil est utilisé ? L’email bien sûr – d’où la vidéo ci dessus en début de ce billet – tandis que calendrier conviendrait mieux… sauf que nous 5, 6, 7 n’avons pas nos emails/calendriers hébergés sur le même système.

Not all is lost though. End of last year I’ve been appointed admin of a Sharepoint®. Only recently I realized that I could synch Sharepoint® calendar with Outlook®. Next step: making our Sharepoint® externally accessible.

Tout n’est pas perdu cependant. Fin de l’an dernier j’ai été désigné admin d’un Sharepoint©. Récemment j’ai réalisé qu’il était possible de synchroniser le calendrier Sharepoint© avec Outlook©. Prochaine étape : rendre notre Sharepoint© accessible depuis l’extérieur.

Because companies IT departments simply block such applications as Facebook, Twitter. Still, how simpler could things be with, say, Google calendar.

Parce que les entreprises DSI bloquent simplement des applications telles que Facebook ou Twitter. Pourtant, combien plus simples pourraient être les choses avec, par exemple, Google calendar.

¹ : en anglais, désolé, mais facile à voir et comprendre dans les grandes lignes.

² : something I’m convinced of / ce dont je suis convaincu.

³ : welding, various tests, etc. / soudage, différents tests, etc.

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Sure, there must something to do to fix the problem with e-mail | On doit pouvoir faire quelque chose pour régler le problème avec l’e-mail, certainement.

That e-mail poses a problem to a vast majority, mainly in office (as I haven’t read anything about people complaining about it in their personal use), is not new.

Que l’e-mail soit un problème pour une grande majorité, principalement au bureau (puisque je n’ai rien lu en ce qui concerne son usage sur le plan personnel), n’est pas nouveau.

Granted there has been articles and posts, some brilliant even, which address(ed) the problem most of them suggesting a complete change of paradigm: what better opportunity to introduce … web 2.0 tools!

Il y a bien (eu) des articles et des billets, certains bons même, qui s’attaqu(ai)ent au problème la plupart suggérant un changement complet de paradigme: quelle meilleure chance que de présenter … les outils web 2.0!

Would you change your  10 years old car for any new model just because its gas mileage is slightly below theirs? Because, this it in most cases what this is all about if one cares to put things into perspective.

Changeriez-vous votre vieille voiture de 10 ans pour n’importe quel autre nouveau modèle juste parce qu’elle consomme légèrement plus que ces dernières? Dans la plupart des cas c’est ce dont il s’agit, à y regarder de plus près.

The shape this economy is currently in forces us to consider matters frugally and, honestly, if e-mail presently poses problems isn’t it the consequence and the byproduct of what it helped in: increase of communication?

L’état dans lequel l’économie est en ce moment nous obligent à considérer les choses de façon plus frugale et, honnêtement, si l’e-mail pose un problème est ce que ce n’est pas la conséquence et le produit de ce en quoi il a aidé: accroître la communication?

Being frugal implies using tools and whatever means at our disposal until the energy spent, the increase in cost, the time wasted exceed the economy made not changing them. Are we there yet with e-mail?

Être frugal implique d’utiliser des outils et tout autre moyen à notre disposition jusqu’à ce que l’énergie dépensée, le surcoût, le temps perdu excèdent l’économie réalisée de ne pas en avoir changé. Y-sommes nous en ce qui concerne l’e-mail?

I’m not about to list here a series of best practices but I’d be curious to know the percentage of people making use of more than one or two features in their e-mails reader (most commonly Outlook though I’m aware there are others applications). Heard of ‘notes’ [http://bit.ly/ozGL6H in French], ‘calendar’, ‘tasks’, ‘categories’ [http://bit.ly/oHoUKY in French],…

Je ne vais pas lister ici un série de bonnes pratiques mais je serais curieux de connaître le pourcentage de ceux qui utilisent plus qu’une ou deux fonctions de leur lecteur d’e-mails (principalement Outlook même j’ai conscience qu’il existe d’autres applications). Déjà entendu parler des ‘notes’ [http://bit.ly/ozGL6H], du ‘calendrier’, des ‘tâches’, des ‘catégories’ [http://bit.ly/oHoUKY],…

Also, this e-mail problem may also result from a poor organization: it’s not because it is possible and easy that we need to CC systematically half the population of the earth to validate each and every step of any process, from start to finish. Listen to people: trim down any distribution list and maintain them to a minimum. If it were me you shouldn’t complain too quickly of receiving too many of such e-mail you may very soon stop receiving any of them.

Par ailleur, ce problème d’e-mail peut aussi résulter d’une mauvaise organisation: ce n’est pas parce que c’est possible et facile que la moitié de la population de ce monde doit être informée de la validation de chaque étape d’un processus, du début à la fin. Ecoutez les gens: faites des coupes dans les listes de distribution et maintenez les au minimum. Si ça ne tenait qu’à moi il ne faudrait pas se plaindre trop vite de recevoir trop de ces mails de validation vous pourriez ne plus en recevoir du tout.

You spend too much gas in your old car? I’m sure there are places you’d be better off walking or riding your bike to. Are you sure you need to send an e-mail to the guy in the office next door?

Vous dépensez trop en essence pour votre vieille voiture? Je suis certain qu’il y a des endroits ou vous pourriez tout aussi bien vous rendre à pied ou y aller à vélo. Êtes vous sûr de devoir envoyer un e-mail à la personne dans le bureau d’à côté?

What one requires in order to best use a spreadsheet or a word processor are instructions, basic ones, in order to be able to create, save, load up, retrieve a file  in addition to basic functions. It is very possible that, for e-mail, people required to be also instructed how to and when to use it. Just like any first time driver learns not only how to drive but also how to behave and what signs and code at large he/she must pay attention to.

Ce qu’il est nécessaire pour utiliser au mieux un tableur ou un traitement de texte sont des instructions, de base, de façon à être capable de créer, sauvegarder, charger, retrouver un fichier en plus des fonctions de base. Il est tout à fait possible que dans le cas de l’e-mail, il soit en plus nécessaire d’instruire comment et quand il doit être utilisé. A l’instar de n’importe quel jeune conducteur qui apprend non seulement comment conduire mais aussi comment se comporter et quels panneaux et quel code il ou elle doit faire attention.

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