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temporaireHow many times have I read how dreadful email is killing business, how much time was wasted just to be able to empty one’s inbox; I may even have contributed every now and then.

Combien de fois ai-je lu comment l’horrible email était en train de tuer le business, combien de temps était gâché simplement pour pouvoir vider son inbox; J’y ai même peut-être contribué de temps en temps.

Recently I wrote about us having at our disposal, at last, a social network app : Yammer. In spite of the first few weeks during which there seemed to be a certain momentum, it faded and I’m afraid I’m merely feeding the 2 groups of discussion I created once to twice a week with almost no chance of a feedback, maybe a ‘like’ if I’m lucky.

Récemment j’ai écrit  que nous avions, enfin, à notre disposition une application de réseau social : Yammer. En dépit des quelques premières semaines pendant lesquelles il semblait y avoir un certain élan, cela a disparu et j’ai bien peur de ne plus nourrir les 2 groupes de discussion que j’ai créés qu’une à deux fois par semaine avec presqu’aucune chance de commentaire, peut-être un ‘j’aime’ si j’ai de la chance.

This is not the major reason why, unless there are some changes in the way we work, email has still a long way to go. Yet, our inability to comprehend how to best use a social network is a pretty good indication of our inaptitude to leave our comfort zone.

Ceci ne constitue pas la raison principale pourquoi, à moins qu’il n’y ait des changements dans notre façon de travailler, l’email durera encore longtemps. Pourtant, notre incapacité à comprendre comment utiliser au mieux un réseau social est une plutôt bonne indication de notre inaptitude à quitter notre zone de confort.

Email is to remain for quite some time simply because of the way we work. If you have ever viewed presentations or tutorials of Slack which is meant to literally kill emails you may have realized that the demo scenario is systematically a unique project everybody seems to be working on at the same time. In the real life it doesn’t work that way : everybody is assigned to work on sets of projects which one rarely shares with anybody else.

On devrait garder l’email pour quelque temps encore du simple fait de notre façon de travailler. Si vous avez déjà vu des présentations ou des tutoriels de Slack qui est supposé littéralement tuer les emails vous avez peut-être réalisé que le scénario de démonstration est systématiquement d’un seul et même projet sur lequel tout le monde semble travailler en même temps. Ça ne se déroule pas tout à fait comme ça dans la vraie vie : est attribué à tout le monde de travailler sur un ensemble de projets qu’on ne partage que rarement avec d’autres.

Alternative situation : people may work on the same project but each intervenes individually at different moments of its lifetime. This results, again, in people not really working together.

Situation alternative : on peut travailler sur le même projet but chacun intervient individuellement à différents moments de la vie de celui-ci. Ceci a pour résultat, encore une fois, de faire que les gens ne travaillent pas réellement ensemble.

In short : email is popular only because it best fits to our way of working. Trying to replace it with email killers such as Slack is doomed to fail.

En résumé : l’email est populaire simplement parce qu’il s’adapte au mieux à nos façons de travailler. Essayer de le remplacer avec des tueurs d’email tels que Slack ne peut que mal se passer.

The way I see it, if we were prevented from changing communication system and we kept emailing, we could still exchange, almost, the way Slack (or Asana) operates. In order to achieve that though changes would be required (big and small, depending on how easily or not people would be willing to adjust).

Tel que je vois les choses, si nous étions empêchés de changer de système de communication et que nous continuions à emailer, nous pourrions quand même échanger, presque, de la même façon que Slack (ou Asana) fonctionne. Cependant, pour cela quelques changements (petits et grands, en fonction de la plus ou moins grande facilité que l’on aurait à s’y accommoder) seraient nécessaires.

First and foremost : setting up a team outlook©¹ account and making sure that all emails more or less related to business, projects and all, are exchanged there. All personal email accounts should be used for personal matters only (or when a one-to-one conversation² takes place). The team email address should be the only one people (even from outside the company) should communicate with.

Premièrement : paramétrer un compte Outlook©¹ par équipe et s’assurer que tous les emails ayant trait de près comme de loin au business, projets et le reste y soient échangés. Tous les comptes email personnel ne devraient être utilisés que dans le cadre personnel (ou quand une conversation² entre 2 personnes a lieu). L’adresse mail de l’équipe devrait être la seule via laquelle communiquer (même vis à vis de ceux à l’extérieur).

Strong recommendation : no file should be attached to an email, only links to them. That way the account wouldn’t get bloated too rapidly and files would be stored on specific directories (I won’t get into this too deeply as the matter would require a post on its own).

Recommandation importante : aucun fichier ne devrait être attaché à un email, seulement des liens. De cette façon le compte ne gonflerait pas trop vite et les fichiers seraient gardés dans des répertoires spécifiques (je ne rentrerai pas trop dans les détails, ce sujet requerrait un billet à lui tout seul).

Categories should be used extensively. They are a superior alternative to folders as more than one can be added to an email (whereas with folders an email is either in one or another).

Les catégories devraient être utilisées pleinement. Elles sont une bien meilleure alternative aux dossiers puisque plus d’une peuvent être ajoutées à un email (tandis que dans le cas des dossiers, un email ne peut qu’être dans l’un ou l’autre).

temporaire

In case one would miss one’s dear folders “search folders” is what you want to use. Make a search for the category you want and voilà ! Maybe I should dedicate a whole post for categories alone as I’m slightly digressing from the intent of this one.

Au cas où ces chers dossiers viendraient à manquer “Dossier de recherche” devraient vous convenir. Faites-y une recherche pour la catégorie voulue et voilà ! Peut-être devrais-je dédier un billet entier aux catégories, je suis en train de digresser dans l’intention de celui-ci.

A quick word about time management : flags {today, tomorrow, this week,…} and the calendar should do the trick.

Un mot rapide concernant la gestion du temps : les rappels (aujourd’hui, demain, cette semaine, …} et le calendrier devraient faire l’affaire.

So, basically there are ways to tweak the Outlook app so that it mimicks, in its most interesting features, Slack (or Asana). Still, the whole plan cannot rely on an application being used differently than how it usually is of course, takes a change in the organization for that, something I don’t see happening any time soon.

Ainsi il existe des moyens de transformer Outlook de façon qu’il imite, dans ses fonctions les plus importantes, Slack (or Asana). Cependant il est évident que tout ceci ne peut reposer sur une application utilisée différemment de la façon qu’elle est d’ordinaire, cela nécessite un changement dans l’organisation, ce que je ne vois pas arriver avant longtemps.

And why should an organization change, that’s the question. Et pourquoi une organisation devrait changer, telle est la question.

¹ : my email system for the past … 20 years, don’t be surprised if I primarily use it as an example | mon lecteur d’email depuis … 20 ans, ne soyez pas surpris si le prend en tant qu’exemple.

² : Slack is a lot about ‘conversation’… | Slack insiste beaucoup sur le terme ‘conversation’ …

 

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MailboxI remember reading somewhere, in some article about photography, that the best camera … is the one you have with you at the time you want to shoot a picture. I guess this is no stranger to having cameraphones. At first the combination phone + camera might be odd but it is actually great.

Je me rappelle avoir lu quelque part, dans un article à propos de photographie, que le meilleur appareil photo… est celui que vous avez avec vous au moment où vous voulez prendre une photo. Je pense que le fait d’avoir des caméraphones n’y est pas étranger. À première vue la combinaison téléphone + appareil photo peut sembler bizarre mais elle est géniale en fait.

I recently came to realize that same paradigm could apply in the bookmarking process. I have accounts in Del.icio.us and Diigo which are dedicated bookmarking sites. Honestly I use them like a squirrel hides his nuts: I record links there but seldom check them out afterward (not even to make sure they’re still valid*).

J’ai récemment réalisé que la même idée pouvait aussi s’appliquer dans le processus de mise en favoris. J’ai des comptes sur Del.icio.us et Diigo qui sont des sites dédiés à la sauvegarde de favoris. Honnêtement je les utilise comme un écureuil cache ses noisettes : j’y enregistre des liens mais rarement les utilise ultérieurement (même pas pour m’assurer que les liens sont toujours valides*)

When I titled “what better bookmarking site than  your email?” I failed to mention that it should be Gmail. For it’s the one I use but, mostly, because of its tagging system: one doesn’t put away emails in folders (though the possibility exists) but simply tag them (then archive them).

Quand j’ai titré “Quel meilleur site de favoris que votre email?” j’ai omis de mentionner que cela devrait être avec Gmail. Parce que c’est celui que j’utilise mais, principalement, à cause de son système d’étiquette : on ne range pas ses emails dans des dossiers (bien que la possibilité existe) mais simplement on les étiquette (puis on les archive).

  1. Del.icio.us as well as Diigo suggest that links be tagged so as to better, faster retrieve them. Tagging being already what one does when processing emails on Gmail that is at least something one doesn’t need to learn how to do it.
  2. Do I really need to tell how powerful Google search engine is? I’m fairly confident it is that same engine one can run through one’s own email.
  3. 10Go in capacity seems reasonable to me.
  4. It’s in the cloud baby.
  5. It’s there, always. I can’t access Del.icio.us nor Diigo from work, they might be suspected to facilitate social networking you see. 😉
  6. Takes a bit of tweaking but I can follow activities on G+ …

 

  1. Del.icio.us comme Diigo suggèrent que les liens soient étiquetés pour les retrouver plus facilement et plus vites. L’etiquetage faisant déjà partie de ce qu’aucuns font en gérant leurs emails sur Gmail voilà au moins quelque chose en moins à apprendre à faire.
  2. Ai-je réellement besoin d’expliquer la puissance du moteur de recherche Google? J’ai la vague idée que c’est ce même moteur que l’on peut utiliser pour parcourir ses propres emails.
  3. 10Go de capacité, ça me semble raisonnable.
  4. C’est dans ‘le cloud’ mon lapin.
  5. Il est toujours à portée de main. Je ne peux pas accéder à Del.icio.us ou Diigo depuis le travail, ils sont suspectés de faciliter le réseautage vous comprenez. 😉
  6. Ça demande un peu de travail mais je peux suivre l’activité sur G+ …

Bookmarking is not curating, let’s be clear on this point. Both are strongly associated but bookmarking using Gmail is for links you want to save for your own purpose. That said one is free to trigger actions (via IFTTT or sending links to secret email addresses – think Friendfeed).

La mise en favoris n’est pas la même chose que la conservation, soyons clair sur ce point. Les deux sont très liés mais mettre en favoris en utilisant Gmails se fait pour des liens vous regardant. Ceci dit on est libre de générer des actions (via IFTTT ou en envoyant des liens à des adresses emails secrètes – penser Friendfeed).

* : something Del.icio.us or Diigo could actually greatly improve their services doing: periodically checking whether links exist. / Quelque chose que Del.icio.us ou Diigo pourraient grandement améliorer leurs services : périodiquement vérifier si les liens existents encore ou pas.

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A radio programme I was listening to the other day [http://bit.ly/QuandLesTechnosSeMettentAuVert in French] made me think of the possibility that if Web 2.0 joined force with Environment the latter could help implement what the latter has so miserably failed at implementing.

Un programme radio que j’écoutais l’autre jour [http://bit.ly/QuandLesTechnosSeMettentAuVert en Français] m’a fait penser à la possibilité que si le Web 2.0 se joignait à l’Environnement ce dernier pourrait aider le premier à mettre en place ce que celui-ci a si misérablement échoué à faire.

Let’s be honest, who around you saw, at work, at school or any place that supposedly would benefit from implementing collaborative tools (otherwise called Web 2.0) has seen any change since … e-mail?

Soyons honnêtes, qui autour de vous, au travail, à l’école ou toute autre endroit qui, supposément, bénéficierait de la mise en place d’outils collaboratifs (aussi appelé Web 2.0) a vu un changement quelconque depuis … l’e-mail?

What if the way we work now was, environmentally, assessed? Reasons, theories and whatever thesis kept repeating endlessly how much easier/better/quicker/more efficient it was to work with new tools, to no avail so any alternative way to tackle the issue can only be welcome, right?

Et si la façon dont nous travaillons maintenant était, du point de vue Environnement, évaluée? Des raisons, des théories et pléthores de thèses ont répété  à l’envi combien plus facile/mieux/ plus rapide et efficace il était de travailler avec de nouveaux outils, sans succès aussi n’importe quelle façon alternative d’adresser le problème ne peut qu’être bien accueillie, non?

How do you think an email (to which one or several documents would be attached) being sent to many would compare with same email with a simple link leading to aforementioned document that would be hosted in one and only location?

Comment est-ce que vous penser qu’un email (auquel serai(en)t attaché(s) un ou plusieurs documents) envoyés à plusieurs personnes se comparerait à ce même email avec un simple lien menant au(x)dit(s) document(s) qui serait hébergé en seul et même endroit?

We’re nowhere near Web 2.0 yet but you get the idea; This example only grazes the subject an one can see here a different angle, a new way of, again, advocating usage of Web 2.0.

Nous n’en sommes pas encore au Web 2.0 mais vous saisissez l’idée; cet exemple ne fait que survoler le sujet mais on peut voir ici un angle différent, une nouvelle façon de promouvoir l’usage du Web 2.0, encore.

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It seems to me that, so far, we barely scratched the surface concerning  collaborative tools. No matter the size of the company we all work for nothing has yet been implemented to help employees truly SHARE [insert here whatever]. I’m not even broaching the subject of big topics and major subjects which are the bread and butter of each entity but simple tips related to Outlook, best practices in Word or Excel, VBA and macros in Access, you name it.

Il me semble que, jusqu’à présent, nous avons à peine gratté la surface des outils collaboratifs. Peu importe la taille de l’entreprise ou nous travaillons tous rien n’a encore été mis en œuvre pour aider les employés a vraiment PARTAGER [insérer ici tout ce qui convient a la notion]. Je n’aborde pas ici les grands thèmes et les sujets majeurs qui sont le pain et le beurre de chaque entité, mais des conseils simples liées à Outlook, les meilleures pratiques dans Word ou Excel, VBA et macros dans Access, la liste est longue.

Personally all what I know regarding aforementioned applications I’ve learned it (1) thanks to external discussion groups, forums and tutorials all of which were (and still are) mostly initiated and maintained by individuals. In turn, wouldn’t it be nice to share the little I know with colleagues near or far?

Personnellement tout ce que je sais concernant les applications susmentionnées, je l’ai appris (1) grâce à des groupes de discussion externes, des forums et des tutoriels qui tous étaient (et sont encore) essentiellement initiés et entretenus par les individus. Ne serait-il pas agréable de partager le peu que je sais avec des collègues proches ou lointains?

I read a post (which I left comment on) about ATOS’ CEO willing to ban email. I’m still waiting for alternative solutions that supposedly will replace it there, good luck finding one. On one side we have this one tool we take turn and pleasure to critize on the other side what other communication tool do we have (please do not mention Intranet, it is the private walled garden of top-down communication department)?

J’ai lu un billet (sur lequel j’ai laissé des commentaires) concernant un PDG pret à interdire email a ATOS. Je suis toujours en attente de solutions alternatives qui sont censées le remplacer là, bonne chance pour trouver un. D’un côté, nous avons cet outil que nous prenons plaisir a critiquer de l’autre de quel autre outil de communication dispose-t’on (s’il vous plaît ne pas mentionner l’intranet, c’est le jardin clos du département de communication de haut en bas)?

On one side we have only one tool, on the other employees obviously willing to communicate.(2)

D’un côté nous avons un seul outil, de l’autre une majorité d’employés de toute évidence désireux de communiquer (2).

Doesn’t it look strangely like a catch 22 situation to you?

Est-ce que cette situation ne vous semble pas un tantinet ubuesque vous?

Someone, somewhere truly needs to unlock it and go ahead either opening up to external platforms or at the very least provide similarly powerful
communication facilities (again, good luck with that).

Quelqu’un, quelque part a vraiment besoin de déverrouiller et d’aller de l’avant, soit par une ouverture aux plates-formes externes ou à tout le moins d’en fournir d’aussi puissantes (encore une fois, bonne chance avec ça).

So, what are we waiting for? Alors, qu’est-ce qu’on attend?
(1): could it be that companies tend to be a wee bit stingy (discriminatory too) when it comes to instruction? I’d hate to digress but this alone could be an interesting topic.

(1): se pourrait-il que les entreprises ont tendance à être un tout petit peu … regardante (et discriminatoires) quand il s’agit de la formation? Je détesterais faire une parenthèse, mais cela seul pourrait être un sujet intéressant.

(2): over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.

(2): Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

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