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Document workflow

The thought crossed my mind whilst I was, again, venting about our lack of tools, the time needed to develop applications and above all the excessive delay between the start of the project and our realizing we wouldn’t be able to make do with only a couple of Excel©®™ spreadsheets.

Cela m’est venue alors que, encore une fois, je pestais à propos de notre manque d’outil, le temps nécessaire pour développer des applications et surtout le retard à l’allumage entre le début du projet et le fait que l’on se rende compte que nous ne serions pas capables de se débrouiller avec quelques tableaux Excel©®™.

All departments in a company produce … something : technical documents, drawings, various kinds of notes, forms, you name it. What I’ve witnessed over a reasonable period of time is, once we’ve passed that just-a-couple-of-Excel-spreadsheets-will-suffice-don’t-bother-wasting-money-on-apps-please phase, some entity finally receives delegation to develop … something.

Tous les départements dans un companie produisent … quelque chose : documents techniques, plans, toutes sortes de notes, de formulaires, pour n’en nommer que quelques-uns. Ce que j’ai pu voir sur une période de temps raisonnable, une fois passée la phase quelques-tableaux-Excel-suffiront-pas-la-peine-de-dépenser-de-l’argent-pour-des-applications-svp, une entité se voit finalement chargée de développer… quelque chose.

essai 3

Critical step, the 1st one:  how to begin ? Strangely enough, even though transversal projects are meant to be particularly that, transversal, I haven’t seen any such project beginning otherwise than let’s-adapt-to-most-urgent-process-all-others-will-follow-wise. In other words: most critical process will be the first one which specs will be fully translated into code lines all other following ones should fairly easily be to. Hopefully.

Étape critique, la première : comment commencer ? Assez étrangement, bien que les projets transverses soient supposés être en particulier ça, transverses, je n’en ai pas vu commençant autrement qu’à la façon adaptons-le-processus-le-plus-urgent-tous-les-autres-suivront. En d’autres termes : le processus le plus critique sera celui dont le cahier des charges se verra complètement traduit en lignes de code tous ceux qui suivront devraient l’être aussi assez facilement. Espérons le.

Fairly soon, during the process-translated-into-flowchart-then-code-lines … process there is always someone who manages to kind of suggest that other to-be-translated processes would be difficult to adapt if the first one is too strictly coded. Otherwise said: hey ! pay attention a little, other processes differ here and there.

Assez rapidement, pendant la phase de processus-traduite-en-logigramme-puis-lignes-de-codes il se trouve toujours quelqu’un qui réussit à faire entendre que les autres processus à-passer-à-la-moulinette s’avéreraient difficiles à adapter si le premier est codé trop strictement. Autrement dit : Faites gaffe ! les autres processus diffèrent ici et là.

At best the end result reproduces, digitally, maybe, 2 , 3, 4 processes but hardly can it reproduce them all. And what if it did ? what are the chances that, should one process change in time, the whole application wouldn’t need to be reprogrammed even partially not only to translate that change into code lines but also to make sure that all other processes are not impacted?

Au mieux le résultat final reproduit, numériquement, peut-être 2, 3, 4 processus mais difficilement l’intégralité. Et même s’il le faisait ? Quelle serait la chance qu’il ne soit pas nécessaire de revoir le programme pour correspondre au changement de processus mais, aussi, pour s’assurer que les autres processus ne sont pas impactés?

There’s no such thing as a one size fits all application. Ça n’existe pas une application taille unique.

One particular thing all processes have in common though is that, at some point, it is required of them that they relate to external processes. How do you describe a problem, what constitutes such and such equipment, how do call those item better yet what are they part-numbers, etc.

Une chose en particulier que tous ces processus ont en commun pourtant est le fait qu’ils leur faillent, à une moment ou à un autre, entrer en relation avec d’autres processus. Comment décrivez vous un problème, qu’est-ce qui constituent tel ou tel équipement, comment appelez-vous tel ou tel objet et mieux quel est son identifiant, etc. ?

Let me ask this then: Why bother putting into code a complete process (and having a hard time trying to adjust all others to the first one) when 1 – it is understood from the very beginning that although several processes are involved 2 – only a fraction¹ of all ‘fields’, for each process, really needs to be common, in format and content, to all others ?

Alors je pose cette question : Pourquoi s’embêter à coder tout un processus (et avoir des difficultés à essayer d’ajuster tous les autres au premier) quand 1 – on comprend depuis le début que bien que plusieurs processus soient impliqués 2 – seulement une fraction¹ de tous les ‘champs’, pour chaque processus, se doit réellement d’être commun, en format et contenu, avec tous les autres ?

(Like written above) all departments in a company produce something AND more often than not exchange between them. To me equally important is the exchange process (compared to producing) in that, depending of course on its visibility, it allows for statuses to be known: where is such and such document at?

(Comme écrit plus haut) tous les départements dans un compagnie produisent quelque chose ET presque tout le temps échangent entre eux. À mon avis tout aussi important est l’échange (par rapport à la production) en ce que, en fonction bien sûr de sa visibilité, cela permet de connaître les statuts : où en est tel ou tel document ?

I believe time dedicated to developping databases would be a lot shorter if only aforementioned fraction¹ was the only part that would be coded, each department continuing to manage their additional datas³ (making sure, still, that a constant bound be maintained with fraction¹ in question).

Je crois que le temps dédié au développement de bases de données serait beaucoup moins long si la fraction¹ mentionnée plus tôt était la seule à être mise en lignes de code, chaque département continuant à gérer le reste des données³ (tout en s’assurant qu’un lien constant soit maintenu avec la fraction¹ en question).

essai 1Here’s my attempt at sketching what I wrote about above. On the left: all datas (rectangles³) from each department extensively translated into lines of code (cloud² being the end result). On the right: ‘fraction’.

Ceci est ma tentative d’imager ce que j’ai écrit plus haut. À gauche : toutes les données (rectangles³) de chaque département intégralement traduites en lignes de codes (le nuage² représentant le résultat final). À droite : la ‘fraction’

essai 2Concerning exchanges, I tried to picture them, the way I see them (colored arrows), occurring within the cloud² (left pic) or externally (right pic). The latter could (and should) relatively easily be a process in itself, independant from all other processes, as it would offer mere communication vehicules. Conversely, one may readily comprehend the complexity of engineering exchanges within an integrated system (change something, anything, like adding a mere field, and the whole system needs adjustment).

En ce qui concerne les échanges, j’ai essayé de les imager (flèches colorées), tels que je les vois, se passant à l’intérieur du nuage² (image de gauche) ou à l’extérieur (image de droite). Ce dernier peut (et doit) relativement facilement être un processus à part entière, indépendant de tous les autres processus, en ce qu’il offrirait un moyen simple de communication. À l’inverse, on peut aisément appréhender la complexité de concevoir des échanges à l’intérieur d’un système intégré (changer quelque chose, n’importe quoi, comme d’ajouter un simple champs, et tout le système requiert d’être réajusté).

It doesn’t escape me that this post is already getting lengthy though I left a couple of matters³ unclear or, at least, needing explanations. I chose to leave it at that and keep those³ for a future post.

Il ne m’échappe pas que ce billet est déjà assez long bien que j’ai laissé quelques sujets dans la brume ou, du moins, en demande d’explications. Je choisis de laisser en l’état et de garder ceux-ci pour un prochain billet.

¹ : fraction : basic informations, common to all processes (description, a few dates {deadlines, targets and steps}, persons in charges, etc.) / informations de base, communes à tous les processus (descriptions, quelques dates {jalons, objectifs et étapes}, personnes en charges, etc.)

² : (not to be confused with remote solutions) representing the integrated system / (à ne pas confondre avec les offre à distance) représentant le système intégré

³ : rectangles for instance, what about them ? / les rectangles par exemple, qu’en fait-on ?

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old vs new

This refers to a conversation we had, during new year’s eve. A couple of friends had gathered a few of their own friends, at his parents home. These had their own plan for the last day of the year so left rather soon in the afternoon, the place was ours for us to party.

Ceci fait référence à une conversation que nous avons eu, pendant le dernier réveillon. A couple d’amis avait réuni quelques-uns de leurs propres amis, chez ses parents à lui. Ceux-ci avaient leur propre plan pour le dernier jour de l’année aussi nous ont-ils laissé assez tôt dans l’après-midi, la place est nôtre pour la fête.

None of us is really into dancing, so the evening was more about having a nice dinner, enjoying the company of each others, entertaining one another with stories, that sort of activities. Plus I had quite a bit to catch up with my friends.

Personne parmi nous n’est très intéressé par la danse, aussi la soirée consista plus à bien manger, apprécier la compagnie des uns et des autres, se raconter des petites histoires, ce genre de chose. En plus j’avais pas mal de retard à rattraper avec mes amis.

I swear I didn’t start the discussion about Facebook, Twitter and alike. One of the attendees did; unbeknown to me he apparently works for a mobile company and seemed to have an opinion know a thing or two about the matter. Still, the general opinion sounded rather negative about social platforms so much so I felt I had to at least say a few words if only to counterbalance that.

Promis, ce n’est pas moi qui ait commencé la discussion à propos de Facebook, Twitter et autres. C’est le fait d’un des convives; il travaille apparemment pour une entreprise de téléphonie mobile, je l’ignorais, et semblait avoir une opinion s’y connaître un peu en la matière. Cependant, l’opinion générale était plus négative concernant les plateformes sociales aussi j’ai senti que je devais au moins tenter de contrebalancer cela.

The concern was mainly about privacy and the possibility of having pictures,  be they embarrassing or not, posted without our prior consent nor, even, knowledge. I basically said that one needed all the more to pay careful attention and properly adjust privacy settings.

Le souci était principalement à propos de l’aspect privé et la possibilité d’avoir des photos, furent-elles embarrassantes ou pas, mises en ligne sans notre consentement voire notre connaissance. J’ai simplement dit qu’il fallait d’autant plus faire attention et soigneusement régler les paramètres de confidentialité.

… “Or just avoid joining in those social platforms” was the reply I got. I then reacted: “It’s like saying I don’t want cars for fear of accidents or not using electricity so as to avoid electrocution”.

… “Ou simplement ne pas intégrer ces plateformes sociales” fut la réponse que j’eu. J’ai alors réagi : “C’est comme dire qu’on ne veut pas des voitures de peur des accidents ou ne pas utiliser l’électricité pour éviter l’électrocution”.

  • Am I placing social platforms at the same level of importance as cars or electricity just to name a few commodities?
  • Est-ce que je situe les plateformes sociales au même niveau d’importance que les voitures ou l’électricité pour ne mentionner que quelques produits de base?
  • I suppose the same question was asked regarding cars, a century or so after electricity was invented. I have no doubt what so ever about the necessity to not overlook social platforms if only for the interest – which may look and sound marginal to some – of catching up on long forgotten friends or keeping tracks with remote acquaintances.
  • Je suppose que la même question a été posée concernant les voitures, un siècle et quelque après que l’électricité fut inventée. Je n’ai aucun doute sur la nécessité de ne pas ignorer les plateformes sociales quand ce serait seulement pour l’intérêt – qui peut paraître marginal à certains – de reprendre des nouvelles d’amis perdus de vu ou de les garder avec des connaissances lointaines.
  • But one can still do this with mails and emails.
  • Mais on peut faire cela avec le courrier et les emails.
  • … Like we can have light using candles or go places on horses.
  • … Comme on peut s’éclairer à la bougie ou se déplacer à cheval.
  • plus there is an advantage social platforms have that no other form of communication offers: preparing anybody to not only access things but be part of them. Not being afraid of posting pictures, writing a tweet or leaving a comment, be that on Facebook or Twitter is just a step away from editing on wikipedia or collaboratively take part to a MOOC.
  • en plus il y a un avantage que les plateformes sociales ont qu’aucune autre forme de communication offre : préparer n’importe qui non seulement à accéder à n’importe quoi mais à en faire partie. Ne pas avoir peur de publier des photos, de tweeter ou de laisser un commentaire, que ce soit sur Facebook ou Twitter n’est pas si loin d’éditer sur Wikipédia ou de prendre part collaborativement à un MOOC.

It’s no use trying to convince people who are just not ready to accept the validity of anything that goes against what they believe in.

Pas la peine d’essayer de convaincre des gens qui ne sont simplement pas prêts à accepter la validité de n’importe quoi qui va à l’encontre de leurs convictions.

I would simply be worried if someone teaching geography used an old book where maps would still display areas in Africa or central Asia labelled “unknown territories”.

Je serais simplement inquiet si quelqu’un enseignant la géographie utilisait un vieux livre où les cartes montreraient encore en Afrique ou Asie centrale des zones titrées “territoires inconnus”.

Updating knowledge is not only key, it’s a necessity.

Mettre à jour ses connaissances et non simplement important, c’est une nécessité.

It so happened that 2 of the most adamantly against social platforms were teachers…

Il se trouvait que les 2 les plus véhéments contre les plateformes sociales étaient enseignants…

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I’m starting to wonder what an Intranet is for really. I read many articles about what it is supposed to be and do but, in the end, it seems that it is whatever who admin/s it decide/s what it is for, its scope and how it is supposed to be managed.

A recent exchange with admins of an intranet I was interested in adding modules in led to some surreal statements and quite a dramatic change in my notions in this regard.

I understood that:

  • It’s not a portal whereas at the same time it’s made for communication.
  • The number of people allowed to publish and edit is limited “but just send us your material and we’ll be happy to publish it for you” after some screening I am guessing.
  • It is bound to whatever the communication department tells what to put on. In order words it’s communication department’s tool not the company’s nor its employees’.

Truth be told the whole picture is not as dark as I am painting it here but in the end, all I’m left with … nothing, no intranet for our little team and not much options to work things out.

A page could eventually be added there but that’ll be about all and from there, possibly a rerouting to another plateform .

2 questions came to mind following this exchange:

  1. What is the added value of multiplying places where to retrieve information when opening up could have easily solved my problem (in addition to bringing some life to an intranet who nobody visits nor cares about) ?
  2. Who, in the end,  decides what such tools are made for and who can have the upper hand on them? Being in charge does not imply blocking all others and preventing them to take part, benefit as well as share. All departments are meant to work for the good of all others, right?

But maybe I was unfortunate and happened to deal with persons who did not fully understand the whole picture and are yet to realize how sterile working their way is.

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