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Posts Tagged ‘collaborative tools’

We have the tools, we have the know-how (or we think we do) and yet nothing in the way we work has changed in the last, what, 30 – 50 years. This has to do with the nature of tasks we’re given not the reluctance one would have working with others (although this factor cannot be overlooked).

Nous avons les outils, nous avons le savoir-faire (ou nous pensons l’avoir) et pourtant rien dans notre façon de travailler a changé dans les dernières, quoi, 30 – 50 années. Ceci est lié à la nature des tâches qui nous sont données pas la résistance qu’on l’on pourrait avoir à travailler avec d’autres (quoique ce facteur ne puisse être ignoré).

The best, to me, situation I’ve faced recently in which I can truly say ‘we worked collaboratively’ has been translating rather large texts, from English into French, with multiple partners. Every now and then I see tweets from people having this task and, because they’re faced with short deadlines, they can only resort to asking people to volunteer times and skills.

Pour moi la meilleure situation à laquelle j’ai été confrontée récemment dans laquelle je peux vraiment dire que ‘nous avons travaillé collaborativement’ a été la traduction de long textes, d’Anglais en Français, avec plusieurs partenaires. De temps en temps je vois des tweets de personnes ayant cette tâche a effectuer et, parce qu’ils doit l’effectuer en des temps très courts, ne peuvent qu’avoir recours à l’appel de volontaires pour leur temps et leurs talents.

Such task, in order to be done collaboratively, requires a specific platform : Eherpad (rather, something working like Etherpad since Etherpad is no longer) is usually used for that. No log in, no pass, one lands directly on a page and understands rapidly how work is organized : one paragraph per person with the translation following immediately underneath. One can also contribute in reviewing other people’s job, as way of control.

Une telle tâche, pour qu’elle soit fait collaborativement, nécessite un plateform spécifique : Etherpad (plutôt, quelque chose fonctionnant à la manière d’Etherpad puisque Etherpad n’existe plus) est généralement utilisé à dessein. Pas de pseudo, pas de mot de passe, on arrive directement sur une page et on comprend rapidement comment le travail est organisé : un paragraphe par personne avec la traduction suivant immédiatement juste en dessous. On peut aussi contribuer en revoyant le travail d’autrui, de l’auto-contrôle en quelque sorte.

How does this translate in ‘real life’, at work ? Does one gets one’s tasks assigned out of the blue ?Via a simple tweet ? Without prioritization ? Without consideration with other tasks ? Without prior agreement regarding various expenses, the least of which being the time ?

Comment est-ce que ceci se traduit dans ‘la vraie vie’, au travail ? Est-ce qu’on reçoit ses tâches du ciel ? Via un simple tweet ? Sans priorisation ? Sans considération d’autres tâches ? Sans accord préalables sur les différentes dépenses, le moindre étant le temps ?

Taylorism peaked at a time when most tasks were manual, Charlie Chaplin, in ‘modern times’ is a perfect example of that era:

Le Taylorisme atteint sont appogée à un période où la plupart des tâches étaient manuelles, Charlie Chaplin, dans ‘les temps modernes’ est un parfait exemple de cette époque:

We think we colloborate, we don’t; how could we when all our tasks are cut into small pieces we process and pass along to next step, another person, in accordance with a workflow? Check it out : doesn’t your work more often than not consist in 1 – receiving a task, a document, a few lines of code, a text to review, etc. 2 – treating it 3 – sending the result to someone else AND/OR recording its result in some database for someone else to process it ?

Nous pensons collaborer, en fait non; comment le pourrions-nous quand toutes nos tâches sont découpées en petites portions que nous traitons et passons à la l’étape d’après, une autre personne, selon un certain flux de travail ? Regardez bien : est-ce que votre travail ne consiste pas le plus souvent à 1 – recevoir une tâche, un document, quelques lignes de code, un texte à revoir, etc. 2 – le traiter 3 – en envoyer le résultat à quelqu’un d’autre ET/OU en enregistrer le résultat dans une base de données quelconque pour que quelqu’un d’autre le traite ?

How is that way or working any different from that of Charlie Chaplin ? Like him each of us is assigned a task he/she deals with alone. Unlike the example I gave earlier, multiple persons simultaneously translating a text, in our case the workflow is in trouble when one link fails (see what happens when Charlie slows down).

Quelle est la différence entre cette façon de travailler et celle de Charlie Chaplin ? Comme lui chacun d’entre nous reçoit une tâche à accomplir seul. À la différence de l’exemple donné plus tôt, plusieurs personnes traduisant simultanément un texte, dans notre cas le flux est mis en péril quand un maillon fait défaut (regardez ce qui se passe quand Charlie ralentit).

Truth be told, it is hard to conceive redesigning all processing of documents so that it mimicks what one can achieve with Etherpad. Still, imagine such apps exist, how this would shake up work organization.

À dire vrai, difficile de concevoir revoir le traitement de tous documents de façon à imiter ce qu’on peut faire avec Etherpad. Pourtant, imaginez que de telles applications existent, comment cela secouerait l’organisation du travail.

 

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In the unlikely case one wouldn’t recognize this guy this is George Clooney, advertising Nespresso. He didn’t need to say much for that, getting away with a mere “What else”. Probably the most expensive 2 words in the history of publicity. 2 words with a high return though, Nespresso never complained for all I know.

Dans le cas hautement improbable où on ne reconnaîtrait pas cet individu, c’est George Clooney, faisant la pub pour Nespresso. Il n’a pas dû parlé beaucoup pour cela, s’en tirant avec un simple “What else¹ ” Probablement les 2 mots les plus chers de l’histoire de la publicité, 2 mots avec un fort retour cependant. Nespresso ne s’est jamais plaint pour ce que j’en sais.

Relationship with topic du jour ? None except for the 2 words. It just crossed my mind the other day that Facebook, after Twitter, after whatever social platform were,these days, sequentially celebrating birthdays. Almost a decade in most cases. Not much happened since then really hence the question : Internet, what else ?

Relation avec le sujet du jour ? Aucun exception faite des 2 mots. Cela m’a traversé l’esprit l’autre jour que Facebook, après Twitter, après je ne sais quelle autre plateforme célébraient, ces jours, tour à tour leur anniversaire. Presque une décennie dans la plupart des cas. Pas grand chose s’est passé depuis vraiment d’où la question : Internet, quoi d’autre  ?

It also struck me as odd that bloggers I usually follow (Claude Super, Anthony Poncier to name a few) were ‘recycling’ supposedly old posts of theirs. One doing that, without fearing being outdated, is a sign things barely change, if at all.

J’ai aussi trouvé étrange que des blogueurs que je suis habituellement (Claude Super, Anthony Poncier pour en nommer quelques-uns) ‘recyclaient’ des billets supposés être anciens. Quelqu’un agissant ainsi, sans crainte d’être dépassé, c’est un signe que les choses changent très peu, voire pas du tout.

I wrote, what are we waiting for end of 2011, a post in which I was basically saying : we have the means, we have the tools, what are we waiting for implementing them ? Looks like what I wrote then still holds true.

J’ai écrit, what are we waiting for² à la fin de 2011, un billet dans lequel je disais principalement : nous avons les moyens, nous avons les outils, qu’attendons-nous pour les mettre en place ? J’ai l’impression que ce que j’écrivis alors est encore valable.

Nespresso’s basic message is understandably: «why look further ? Here’s all you need». Concerning matters related to internet³ I am yet to be convinced not to look any further.

Le message principal de Nespresso est, c’est compréhensible : «pourquoi chercher ailleurs ? Voici tout ce dont vous avez besoin». À propos des questions relatives à l’internet³ on doit encore me convaincre de ne pas chercher plus loin.

¹ : wasn’t translated in french, which says a lot | N’a pas été traduit en français, ce qui en dit long

² : le titre est en anglais mais le billet est bilingue.

³ : and whatever revolves around its usage. / et tout ce qui tourne autour de sa pratique

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A radio programme I was listening to the other day [http://bit.ly/QuandLesTechnosSeMettentAuVert in French] made me think of the possibility that if Web 2.0 joined force with Environment the latter could help implement what the latter has so miserably failed at implementing.

Un programme radio que j’écoutais l’autre jour [http://bit.ly/QuandLesTechnosSeMettentAuVert en Français] m’a fait penser à la possibilité que si le Web 2.0 se joignait à l’Environnement ce dernier pourrait aider le premier à mettre en place ce que celui-ci a si misérablement échoué à faire.

Let’s be honest, who around you saw, at work, at school or any place that supposedly would benefit from implementing collaborative tools (otherwise called Web 2.0) has seen any change since … e-mail?

Soyons honnêtes, qui autour de vous, au travail, à l’école ou toute autre endroit qui, supposément, bénéficierait de la mise en place d’outils collaboratifs (aussi appelé Web 2.0) a vu un changement quelconque depuis … l’e-mail?

What if the way we work now was, environmentally, assessed? Reasons, theories and whatever thesis kept repeating endlessly how much easier/better/quicker/more efficient it was to work with new tools, to no avail so any alternative way to tackle the issue can only be welcome, right?

Et si la façon dont nous travaillons maintenant était, du point de vue Environnement, évaluée? Des raisons, des théories et pléthores de thèses ont répété  à l’envi combien plus facile/mieux/ plus rapide et efficace il était de travailler avec de nouveaux outils, sans succès aussi n’importe quelle façon alternative d’adresser le problème ne peut qu’être bien accueillie, non?

How do you think an email (to which one or several documents would be attached) being sent to many would compare with same email with a simple link leading to aforementioned document that would be hosted in one and only location?

Comment est-ce que vous penser qu’un email (auquel serai(en)t attaché(s) un ou plusieurs documents) envoyés à plusieurs personnes se comparerait à ce même email avec un simple lien menant au(x)dit(s) document(s) qui serait hébergé en seul et même endroit?

We’re nowhere near Web 2.0 yet but you get the idea; This example only grazes the subject an one can see here a different angle, a new way of, again, advocating usage of Web 2.0.

Nous n’en sommes pas encore au Web 2.0 mais vous saisissez l’idée; cet exemple ne fait que survoler le sujet mais on peut voir ici un angle différent, une nouvelle façon de promouvoir l’usage du Web 2.0, encore.

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In last post I wrote a site note:

“over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or
similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.”

Dans le dernier billet j’ai ecrit, en note:

Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

Of course Microsoft (against which I personally bear no grudges, even being rather fond of its MS Access) allows many to ‘share’ Word documents and Excel spreadsheets.
Technically what it does, when a .doc or .xls file is shared, is cumulating alerts each time there’s a change (be that in format or content) and consolidating them.
Sorry but this is a poor way of sharing and I don’t see that possible to properly address changes without loss should files be frequently changed by a massive number of
people.

Bien sûr Microsoft (contre qui je n’ai rien personnellement, étant même plutôt fan de son MS Access) permet à plusieurs de ‘partager’ des documents Word et des tableaux Excel.
Techniquement ce qui se passe, quand un fichier .doc ou .xls est en mode ‘partagé’, est le cumul d’alertes à chaque changement (que ce soit dans la forme ou le contenu) et leurs
consolidations. Désolé mais c’est un façon pauvre de partager et je ne vois pas cela possible sans perte si les fichiers étaient fréquement changés par un nombre important d’utilisateurs.

There was a time when companies had no PC and the very first few ones that were introduced were done so by a few enlightened individuals. It is them who realized a very early
stage how much faster they could process datas with a antiquate spreadsheet, how much reliable and comfortable it was to save files electronically.

Il fut un temps ou les entreprises n’avaient pas de PC et où les tout premiers qui y furent introduits le furent par une poignée d’individus éclairés. Ce sont eux qui ont très tôt
réalisé combien plus rapidment ils pouvaient traiter des données sur leurs pourtant vieux tableurs, combien plus sûr et confortable il était d’enregistrer des fichiers électroniquement.

Fast forward 1: moving from individuals working on their personal computers (PC) to individuals exchanging files via networks. Applications such as word processors or spreasheets hardly changed to adjust to this new environment (see above).

Avance rapide 1: passage des individus travaillant sur les ordinateurs personnels (PC) aux individus échangeant des fichiers par le biais du réseau. Les applications telles que traitements de textes ou tableurs se se sont à peine adaptés à ce nouvel environnement (voir plus haut).

Fast forward 2: internet and intranet (the latter being the former only behind closed doors, in the privacy of companies).  Have individuals changed habits so as to take this, yet again, new paradigm into account? Hardly. I suspect only a few see already how much faster they could process datas, even better how much quicker informations would spread and be made readily available.

Avance rapide 2: internet et intranet (ce dernier étant la copie du premier derrière des portes closes, dans le privé des entreprises). Est-ce que les individus ont, pour autant, changé d’habitude afin de prendre en compte ce nouveau paradigme? A peine. Je suspected que seule une poignée d’individus voit déjà combien plus rapidement ils pourraient traiter des données, mieux
même combien plus rapidement les informations pourraient se répandre et rendues disponibles.

If I had a go, I would save money by not buying any Microsoft licence and, instead, use either Google docs or Zoho plateforms (to name a few).  Also, no matter how big the entity I would work in would be I would also make sure that no data would be redundantly present in multiple files but, instead, be commonly shared in only one. Of course, this would impact the time dedicated to designing and commissioning databases in that regard. We would be better off and paid back many times over by doing it.

Si c’était moi, je ferais l’économie des licences Microsoft et j’utiliserais, à la place, Google docs ou Zoho (pour ne nommer qu’eux). De même, quelle que soit la taille de l’entité dans laquelle je travaillerais je m’assurerais qu’aucune donnée serait répétée et présente dans plusieurs fichiers mais, au contraire, qu’elle serait disponible dans un seul. Bien sûr, ceci conduirait à impacter le temps dédié à designer et rendre disponible des bases de données. Nous en serions d’autant plus bénéficiaires en le faisant.

I have the feeling a new profession would emerge from this: artichects in charge of making datas available. We should just make sure they would become the new Gods present IT departments are so full of.

Je pense qu’une nouvelle profession pourrait en émerger: les architectes responsable de la mise à disposition des données. Nous devrions cependant nous assurer qu’ils ne deviendraient pas les nouveaux Dieux dont les actuels départements IT sont pleins.

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It seems to me that, so far, we barely scratched the surface concerning  collaborative tools. No matter the size of the company we all work for nothing has yet been implemented to help employees truly SHARE [insert here whatever]. I’m not even broaching the subject of big topics and major subjects which are the bread and butter of each entity but simple tips related to Outlook, best practices in Word or Excel, VBA and macros in Access, you name it.

Il me semble que, jusqu’à présent, nous avons à peine gratté la surface des outils collaboratifs. Peu importe la taille de l’entreprise ou nous travaillons tous rien n’a encore été mis en œuvre pour aider les employés a vraiment PARTAGER [insérer ici tout ce qui convient a la notion]. Je n’aborde pas ici les grands thèmes et les sujets majeurs qui sont le pain et le beurre de chaque entité, mais des conseils simples liées à Outlook, les meilleures pratiques dans Word ou Excel, VBA et macros dans Access, la liste est longue.

Personally all what I know regarding aforementioned applications I’ve learned it (1) thanks to external discussion groups, forums and tutorials all of which were (and still are) mostly initiated and maintained by individuals. In turn, wouldn’t it be nice to share the little I know with colleagues near or far?

Personnellement tout ce que je sais concernant les applications susmentionnées, je l’ai appris (1) grâce à des groupes de discussion externes, des forums et des tutoriels qui tous étaient (et sont encore) essentiellement initiés et entretenus par les individus. Ne serait-il pas agréable de partager le peu que je sais avec des collègues proches ou lointains?

I read a post (which I left comment on) about ATOS’ CEO willing to ban email. I’m still waiting for alternative solutions that supposedly will replace it there, good luck finding one. On one side we have this one tool we take turn and pleasure to critize on the other side what other communication tool do we have (please do not mention Intranet, it is the private walled garden of top-down communication department)?

J’ai lu un billet (sur lequel j’ai laissé des commentaires) concernant un PDG pret à interdire email a ATOS. Je suis toujours en attente de solutions alternatives qui sont censées le remplacer là, bonne chance pour trouver un. D’un côté, nous avons cet outil que nous prenons plaisir a critiquer de l’autre de quel autre outil de communication dispose-t’on (s’il vous plaît ne pas mentionner l’intranet, c’est le jardin clos du département de communication de haut en bas)?

On one side we have only one tool, on the other employees obviously willing to communicate.(2)

D’un côté nous avons un seul outil, de l’autre une majorité d’employés de toute évidence désireux de communiquer (2).

Doesn’t it look strangely like a catch 22 situation to you?

Est-ce que cette situation ne vous semble pas un tantinet ubuesque vous?

Someone, somewhere truly needs to unlock it and go ahead either opening up to external platforms or at the very least provide similarly powerful
communication facilities (again, good luck with that).

Quelqu’un, quelque part a vraiment besoin de déverrouiller et d’aller de l’avant, soit par une ouverture aux plates-formes externes ou à tout le moins d’en fournir d’aussi puissantes (encore une fois, bonne chance avec ça).

So, what are we waiting for? Alors, qu’est-ce qu’on attend?
(1): could it be that companies tend to be a wee bit stingy (discriminatory too) when it comes to instruction? I’d hate to digress but this alone could be an interesting topic.

(1): se pourrait-il que les entreprises ont tendance à être un tout petit peu … regardante (et discriminatoires) quand il s’agit de la formation? Je détesterais faire une parenthèse, mais cela seul pourrait être un sujet intéressant.

(2): over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.

(2): Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

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After reading a certain number of articles it appeared to me that it could very well be possible to map out politics within a company and how well (or not so well) collaborative tools were implemented in it.
In other words: is the adoption of collaborative tools in a company any indication of where its management leans towards politically?

Après avoir lu un certain nombre d’articles, il m’a semblé que cela pourrait etre tout a fait possible d’etqblir une cartographie politique d’une entreprise
en fonction du succes (ou de l’echec) de la mise en oeuvre des outils de collaboration en son sein.
En d’autres termes: est-ce que l’adoption d’outils collaboratifs en entreprise une indication fiable de l’inclinaison politique de sa gestion?

In order to start on a common understanding basis one has to assume and accept some conceivably preconceived ideas: military like, top-down decision
taking being to dictatorship what multilateral decision taking, zero hierarchy and extreme sharing would be to … (true) communism (?).

Afin de commencer sur une base compréhension commune on doit assumer et accepter certaines idées préconçues concevable: des prises de decision de type militaire ce qui correspondrait a l’idee que l’on se fait d’une dictature ou, a l’oppose, la prise de décision multilatérale, une hiérarchie applatie et le partage extrême seraient plutot de … Gauche (?).

My point is not to define what politics is or should be but to draw a picture in accordance with its perception by most people.
As one could rightfully disagree if I were to build up any relationship with blended, leaning only slightly towards the right or the left, politics
I purposely chose to go with the extremes. I leave to anybody the right to define and polically categorize what such and such feature either tool offers.

Mon but n’est pas de définir ce qu’est la politique ou ce qu’elle devrait être, mais de dessiner une image en conformité avec sa perception par la plupart des gens.
Comme on pourrait légitimement etre en désaccord, si je devais construire toute relation si la politique etait plus neutre et nuancee j‘ai délibérément choisi les extrêmes. Je laisse aux personnes le droit de définir et de catégoriser politiquement ce que tel ou tel dispositif de tel ou tel outil offre ou omet.

I realize that beyond the adoption of aforementioned tools one needs to take into account ways they are used, such as limitations of their scopes,
literacy of users as well as the depth of involvements of company’s management.

Je réalise qu’au-delà de l’adoption des outils mentionnés ci-dessus il faut prendre compte des manières dont ils sont utilisés, tels que les limites de leurs definitions,
la plus ou moins grande maitrise qu’en ont leurs utilisateurs ainsi que la profondeur de l’implication des entreprises.

Last, should anybody hypothetically read this and assess the company/entity/structure/team he or she works in what is to be done with the results?
Say for instance the latter would be at the very opposite of the political spectrum, furthermore, against what said employee believes in, I’m afraid
the exercice would not entitle anybody to much if anything.

More questions arise following the one in title, all the more reasons to post follow-ups.

Enfin, dans l’hypothese ou quiconque lirait ceci et évaluait l’entreprise / entité / structure / équipe, il ou elle travaille que faire des résultats?
Disons, par exemple que ceuxci seraient aux extremes du spectre politique, en outre, contre ce en quoi ledit l’employé croit, j’ai peur que l’exercice ne donne droit à quiconque a quoi que ce soit.

D’autant plus de questions surgissent comme suite de ce titre, d’autant plus de raisons de poursuivre sur ce sujet.

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