How many times have I read how dreadful email is killing business, how much time was wasted just to be able to empty one’s inbox; I may even have contributed every now and then.
Combien de fois ai-je lu comment l’horrible email était en train de tuer le business, combien de temps était gâché simplement pour pouvoir vider son inbox; J’y ai même peut-être contribué de temps en temps.
Recently I wrote about us having at our disposal, at last, a social network app : Yammer. In spite of the first few weeks during which there seemed to be a certain momentum, it faded and I’m afraid I’m merely feeding the 2 groups of discussion I created once to twice a week with almost no chance of a feedback, maybe a ‘like’ if I’m lucky.
Récemment j’ai écrit que nous avions, enfin, à notre disposition une application de réseau social : Yammer. En dépit des quelques premières semaines pendant lesquelles il semblait y avoir un certain élan, cela a disparu et j’ai bien peur de ne plus nourrir les 2 groupes de discussion que j’ai créés qu’une à deux fois par semaine avec presqu’aucune chance de commentaire, peut-être un ‘j’aime’ si j’ai de la chance.
This is not the major reason why, unless there are some changes in the way we work, email has still a long way to go. Yet, our inability to comprehend how to best use a social network is a pretty good indication of our inaptitude to leave our comfort zone.
Ceci ne constitue pas la raison principale pourquoi, à moins qu’il n’y ait des changements dans notre façon de travailler, l’email durera encore longtemps. Pourtant, notre incapacité à comprendre comment utiliser au mieux un réseau social est une plutôt bonne indication de notre inaptitude à quitter notre zone de confort.
Email is to remain for quite some time simply because of the way we work. If you have ever viewed presentations or tutorials of Slack which is meant to literally kill emails you may have realized that the demo scenario is systematically a unique project everybody seems to be working on at the same time. In the real life it doesn’t work that way : everybody is assigned to work on sets of projects which one rarely shares with anybody else.
On devrait garder l’email pour quelque temps encore du simple fait de notre façon de travailler. Si vous avez déjà vu des présentations ou des tutoriels de Slack qui est supposé littéralement tuer les emails vous avez peut-être réalisé que le scénario de démonstration est systématiquement d’un seul et même projet sur lequel tout le monde semble travailler en même temps. Ça ne se déroule pas tout à fait comme ça dans la vraie vie : est attribué à tout le monde de travailler sur un ensemble de projets qu’on ne partage que rarement avec d’autres.
Alternative situation : people may work on the same project but each intervenes individually at different moments of its lifetime. This results, again, in people not really working together.
Situation alternative : on peut travailler sur le même projet but chacun intervient individuellement à différents moments de la vie de celui-ci. Ceci a pour résultat, encore une fois, de faire que les gens ne travaillent pas réellement ensemble.
In short : email is popular only because it best fits to our way of working. Trying to replace it with email killers such as Slack is doomed to fail.
En résumé : l’email est populaire simplement parce qu’il s’adapte au mieux à nos façons de travailler. Essayer de le remplacer avec des tueurs d’email tels que Slack ne peut que mal se passer.
The way I see it, if we were prevented from changing communication system and we kept emailing, we could still exchange, almost, the way Slack (or Asana) operates. In order to achieve that though changes would be required (big and small, depending on how easily or not people would be willing to adjust).
Tel que je vois les choses, si nous étions empêchés de changer de système de communication et que nous continuions à emailer, nous pourrions quand même échanger, presque, de la même façon que Slack (ou Asana) fonctionne. Cependant, pour cela quelques changements (petits et grands, en fonction de la plus ou moins grande facilité que l’on aurait à s’y accommoder) seraient nécessaires.
First and foremost : setting up a team outlook©¹ account and making sure that all emails more or less related to business, projects and all, are exchanged there. All personal email accounts should be used for personal matters only (or when a one-to-one conversation² takes place). The team email address should be the only one people (even from outside the company) should communicate with.
Premièrement : paramétrer un compte Outlook©¹ par équipe et s’assurer que tous les emails ayant trait de près comme de loin au business, projets et le reste y soient échangés. Tous les comptes email personnel ne devraient être utilisés que dans le cadre personnel (ou quand une conversation² entre 2 personnes a lieu). L’adresse mail de l’équipe devrait être la seule via laquelle communiquer (même vis à vis de ceux à l’extérieur).
Strong recommendation : no file should be attached to an email, only links to them. That way the account wouldn’t get bloated too rapidly and files would be stored on specific directories (I won’t get into this too deeply as the matter would require a post on its own).
Recommandation importante : aucun fichier ne devrait être attaché à un email, seulement des liens. De cette façon le compte ne gonflerait pas trop vite et les fichiers seraient gardés dans des répertoires spécifiques (je ne rentrerai pas trop dans les détails, ce sujet requerrait un billet à lui tout seul).
Categories should be used extensively. They are a superior alternative to folders as more than one can be added to an email (whereas with folders an email is either in one or another).
Les catégories devraient être utilisées pleinement. Elles sont une bien meilleure alternative aux dossiers puisque plus d’une peuvent être ajoutées à un email (tandis que dans le cas des dossiers, un email ne peut qu’être dans l’un ou l’autre).
In case one would miss one’s dear folders “search folders” is what you want to use. Make a search for the category you want and voilà ! Maybe I should dedicate a whole post for categories alone as I’m slightly digressing from the intent of this one.
Au cas où ces chers dossiers viendraient à manquer “Dossier de recherche” devraient vous convenir. Faites-y une recherche pour la catégorie voulue et voilà ! Peut-être devrais-je dédier un billet entier aux catégories, je suis en train de digresser dans l’intention de celui-ci.
A quick word about time management : flags {today, tomorrow, this week,…} and the calendar should do the trick.
Un mot rapide concernant la gestion du temps : les rappels (aujourd’hui, demain, cette semaine, …} et le calendrier devraient faire l’affaire.
So, basically there are ways to tweak the Outlook app so that it mimicks, in its most interesting features, Slack (or Asana). Still, the whole plan cannot rely on an application being used differently than how it usually is of course, takes a change in the organization for that, something I don’t see happening any time soon.
Ainsi il existe des moyens de transformer Outlook de façon qu’il imite, dans ses fonctions les plus importantes, Slack (or Asana). Cependant il est évident que tout ceci ne peut reposer sur une application utilisée différemment de la façon qu’elle est d’ordinaire, cela nécessite un changement dans l’organisation, ce que je ne vois pas arriver avant longtemps.
And why should an organization change, that’s the question. Et pourquoi une organisation devrait changer, telle est la question.
¹ : my email system for the past … 20 years, don’t be surprised if I primarily use it as an example | mon lecteur d’email depuis … 20 ans, ne soyez pas surpris si le prend en tant qu’exemple.
² : Slack is a lot about ‘conversation’… | Slack insiste beaucoup sur le terme ‘conversation’ …
plerudulier 