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Archive for the ‘Intranet’ Category

Onenote

When I changed job, back in July last year, the laptop I was given was operating under Windows© 7. Changing OS environment was dramatic enough (from XP) and from Office© 2003 to the 2010 version, I had not immediately noticed the supplementary application that came along in the package : OneNote©.

Quand j’ai changé de boulot, en Juillet de l’an dernier, l’ordinateur portable que l’on m’a donné tournait sous Windows© 7. C’était déjà assez radical de changer d’environnement (venant d’XP) et du pack Office© 2003 passer à la version 2010 que je n’ai pas immédiatement réalisé cette application supplémentaire dans le paquet : OneNote©

Any change, like changing job in my case, is an opportunity to start over, with a clean slate. I wrote a post about which of the two, tiddlywiki or Outloook©, I should use to best manage my activities. I didn’t know OneNote then…

Tout changement, comme de changer de boulot dans mon cas, est une chance de recommencer à zéro, avec une page vierge. J’ai écrit un billet sur lequel des deux, Tiddlywiki ou Outlook©, je devrais utiliser pour gérer au mieux mes activités. Je ne connaissais pas OneNote alors …

One major, paramout even, asset OneNote has : it integrates well with all other members of µsoft family with specific features dedicated to Outlook. Hard to beat that.

Un actif important, primordial même, de OneNote : il s’intègre bien avec tous les autres membres de la famille de µsoft avec des fonctions spécifiques dédiées à Outlook. Difficile de battre ça.

One feature that particularly flabbergasted me : pressing both keys, at the same time, Windows and S, allows one to capture a portion of screen for later use – like sticking up the screenshot into one blocknote for instance -. OneNote seems to work ubiquitously in the background.

Une fonction qui m’a particulièrement sidérée : presser 2 touches, en même temps, Windows et S, permet de capturer une portion d’écran pour l’utiliser plus tard – comme de coller l’image dans un bloc-note par exemple -. OneNote semble travailler en arrière plan et être omniprésent.

The same would require many steps using Tiddywiki: saving the screenshot > cropping it (using Gimp in my case to edit it) > saving it again > finally creating a link like so [img[path/image.jpg] in some tiddler.

La même chose requerrait plusieurs étapes en utilisant Tiddlywiki : enregistrer la copie d’écran > la retailler (avec Gimp dans mon cas pour cela) > l’enregistrer à nouveau > finalement créer un lien tel qu’ainsi [img[path/image.jpg] dans un tiddler quelconque.

This feature alone is really helpful with the company’s intranet. Counting hundreds of pages with structure lacking cohesion it’s more often than not utterly frustrating to find anything in it.

Cette fonction seule est vraiment utile pour l’intranet de l’entreprise. Avec des centaines de pages et une structure sans cohérence c’est souvent très frustrant d’y trouver quelque chose.

As I was mentionning the application to a colleague I miserably failed at answering the simple question : what is it for ? What does it do ? Unlike MS Word, Excel or Access, OneNote does not do one thing in particular. One could safely say that as a platform it gathers ‘notes’ be they spreadsheets, word documents but also audio files as well as videos. But, and that’s a major ‘but’, it does more than what any ordinary directory does : it allows one to create notes allowing others (provided they’re granted access) to edit and enrich its content.

Comme je mentionnais cette application à un collègue je n’ai simplement pas pu répondre à la simple question : Pour quoi est-ce ? Qu’est-ce que cela fait ? Au contraire de MS Word, Excel ou Access, OneNote ne fait pas une chose en particulier. On pourrait raisonnablement dire que, en tant que plateforme, il rassemble des ‘notes’ que ce soient des tableaux, des documents Word mais aussi des fichiers audio aussi bien que des vidéos. Mais, et c’est un ‘mais’ important, il fait plus que n’importe quel répertoire ordinaire : il permet de créer des notes tout en laissant la possibilité à d’autres (à la condition qu’ils y aient accès) d’éditer et d’en enrichir le contenu.

Like a wiki / Tel un wiki

There, the word is out. The only feature OneNote doesn’t have (to my knowledge) that Tiddlywiki does : transcluding, meaning dynamically including a document or part of a document into another document by reference.

Voilà, le mot est lâché. La seule fonction que OneNote n’a pas (à ma connaissance) et qu’a TiddlyWiki fait : Transclure, c’est à dire inclure dynamiquement un document ou une partie d’un document dans un autre document par référence.

This brings up the question I was almost certain to have answered until very recently, until I had a deep look into OneNote : how to best manage activities.

Ceci ramène la question à laquelle j’étais presque certain d’avoir répondu jusqu’à très récemment, jusqu’à ce que je creuse OneNote : comment gérer au mieux ses activités.

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2 things led me to reconsider the way I view collaborative tools and their usage. First thing [A]happened about 2 weeks ago, at work, the second one [B] happened last Thursday, as a few colleagues had gathered for the house-warming of one of us having  recently moved in a new house.

2 choses m’ont fait reconsidérer la façon dont je vois les outils collaboratifs et leurs usages. La première s’est passé il y a 2 semaines, au travail, la seconde, Jeudi dernier, alors que quelques collègues s’étaient réunis pour célébrer la pendaison de crémaillaire d’un d’entre nous ayant récemment déménagé dans une nouvelle maison.

[A] The company I work for recently launched, caustiously and without much fuss (not even a widespread e-mail!), a Question/Answer plateform (currently accessible on the intranet). It is a far cry from a RSE but it is a beginning.

La compagnie pour laquelle je travail a récemment lancé, avec précaution et sans fanfare (même pas un e-mail global!), une plateforme de Question/Réponse (pour le moment accessible depuis l’intranet). On est encore loin d’un RSE mais c’est un début.

[B] At the colleague’s home , while waiting for others to arrive, I viewed what website a colleague was accessing: clearly a social  plateforme but, unlike Facebook, Twitter or Google+, one that is clearly oriented getting-people-to-meet-in-real-life.

Chez le collègue, en attendant que d’autres arrivent, j’ai vu quel site un collègue visitait: clairement une plateforme sociale mais, contrairement à Facebook, Twitter ou Google+, un site clairement destiné à ce que les gens se rencontrent dans la ‘vraie vie’.

[A] Being a member of a work group aiming at promoting use of collaborative tools, wikis and such, (and miserably having failed at achieving anything) I admittedly sneered at first: themes are preselected and questions filtered before being published. So far I must say I’ve been wrong.

Etant membre d’un groupe de travail visant à promouvoir l’utilisation d’outils collaboratifs, de wikis et d’autres, (et ayant misérablement échoué à accomplir quoi que ce soit) je dois admettre avoir ricaner au début: les thèmes sont déjà choisis et les questions filtrées avant d’être publiées. Je dois dire que jusqu’ici j’ai eu tord.

[B] I forgot one simple fact: not everybody is interested in using social plateforms for their own sake, people also want to get acquainted, see other people in real life, period. Aforementioned website the colleague was visiting is about people planning going out and letting others know for a get together, period.

J’ai oublié un simple fait: tout le monde n’est pas intéressé par l’utilisation de plateformes sociales pour elles-mêmes, les gens veulent aussi se rencontrer, voir d’autres gens dans la vie, point. Le site mentionné plus haut que visitait le collègue concerne des gens ayant prévu une sortie et le faisant savoir pour rencontrer d’autres, point.

[A] The experiment is rather new but I’ve seen questions I would have suspected filtered out published and, in some cases, answered. At least the one golden rule of not leaving any question unanswered is, partially, respected. Not everyone feels comfortable with a blank paper, directions and a certain frame might be necessary for some to start expressing themselves.

L’expérience est encore assez nouvelle mais j’ai vu des questions que j’aurais pensé filtrées publiées et, dans certains cas, répondues. Au moins la règle d’or qui consiste à ne laisser aucune question non répondue est, en partie, respectée. Tout le monde ne se sent pas confortable avec une feuille de papier vierge, des directions et un certain cadre peuvent être nécessaires pour que certains puissent commencer à s’exprimer.

What I retain from both examples? Simplicity, clear goals and rules. Better have interactions with a simple tool and none with a sophisticated one.

Ce que je retiens des 2 exemples? La simplicité, des règles et des buts clairs. Mieux vaut avoir des échanges avec un outil simple qu’aucune avec un outil sophistiqué.

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In last post I wrote a site note:

“over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or
similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.”

Dans le dernier billet j’ai ecrit, en note:

Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

Of course Microsoft (against which I personally bear no grudges, even being rather fond of its MS Access) allows many to ‘share’ Word documents and Excel spreadsheets.
Technically what it does, when a .doc or .xls file is shared, is cumulating alerts each time there’s a change (be that in format or content) and consolidating them.
Sorry but this is a poor way of sharing and I don’t see that possible to properly address changes without loss should files be frequently changed by a massive number of
people.

Bien sûr Microsoft (contre qui je n’ai rien personnellement, étant même plutôt fan de son MS Access) permet à plusieurs de ‘partager’ des documents Word et des tableaux Excel.
Techniquement ce qui se passe, quand un fichier .doc ou .xls est en mode ‘partagé’, est le cumul d’alertes à chaque changement (que ce soit dans la forme ou le contenu) et leurs
consolidations. Désolé mais c’est un façon pauvre de partager et je ne vois pas cela possible sans perte si les fichiers étaient fréquement changés par un nombre important d’utilisateurs.

There was a time when companies had no PC and the very first few ones that were introduced were done so by a few enlightened individuals. It is them who realized a very early
stage how much faster they could process datas with a antiquate spreadsheet, how much reliable and comfortable it was to save files electronically.

Il fut un temps ou les entreprises n’avaient pas de PC et où les tout premiers qui y furent introduits le furent par une poignée d’individus éclairés. Ce sont eux qui ont très tôt
réalisé combien plus rapidment ils pouvaient traiter des données sur leurs pourtant vieux tableurs, combien plus sûr et confortable il était d’enregistrer des fichiers électroniquement.

Fast forward 1: moving from individuals working on their personal computers (PC) to individuals exchanging files via networks. Applications such as word processors or spreasheets hardly changed to adjust to this new environment (see above).

Avance rapide 1: passage des individus travaillant sur les ordinateurs personnels (PC) aux individus échangeant des fichiers par le biais du réseau. Les applications telles que traitements de textes ou tableurs se se sont à peine adaptés à ce nouvel environnement (voir plus haut).

Fast forward 2: internet and intranet (the latter being the former only behind closed doors, in the privacy of companies).  Have individuals changed habits so as to take this, yet again, new paradigm into account? Hardly. I suspect only a few see already how much faster they could process datas, even better how much quicker informations would spread and be made readily available.

Avance rapide 2: internet et intranet (ce dernier étant la copie du premier derrière des portes closes, dans le privé des entreprises). Est-ce que les individus ont, pour autant, changé d’habitude afin de prendre en compte ce nouveau paradigme? A peine. Je suspected que seule une poignée d’individus voit déjà combien plus rapidement ils pourraient traiter des données, mieux
même combien plus rapidement les informations pourraient se répandre et rendues disponibles.

If I had a go, I would save money by not buying any Microsoft licence and, instead, use either Google docs or Zoho plateforms (to name a few).  Also, no matter how big the entity I would work in would be I would also make sure that no data would be redundantly present in multiple files but, instead, be commonly shared in only one. Of course, this would impact the time dedicated to designing and commissioning databases in that regard. We would be better off and paid back many times over by doing it.

Si c’était moi, je ferais l’économie des licences Microsoft et j’utiliserais, à la place, Google docs ou Zoho (pour ne nommer qu’eux). De même, quelle que soit la taille de l’entité dans laquelle je travaillerais je m’assurerais qu’aucune donnée serait répétée et présente dans plusieurs fichiers mais, au contraire, qu’elle serait disponible dans un seul. Bien sûr, ceci conduirait à impacter le temps dédié à designer et rendre disponible des bases de données. Nous en serions d’autant plus bénéficiaires en le faisant.

I have the feeling a new profession would emerge from this: artichects in charge of making datas available. We should just make sure they would become the new Gods present IT departments are so full of.

Je pense qu’une nouvelle profession pourrait en émerger: les architectes responsable de la mise à disposition des données. Nous devrions cependant nous assurer qu’ils ne deviendraient pas les nouveaux Dieux dont les actuels départements IT sont pleins.

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It seems to me that, so far, we barely scratched the surface concerning  collaborative tools. No matter the size of the company we all work for nothing has yet been implemented to help employees truly SHARE [insert here whatever]. I’m not even broaching the subject of big topics and major subjects which are the bread and butter of each entity but simple tips related to Outlook, best practices in Word or Excel, VBA and macros in Access, you name it.

Il me semble que, jusqu’à présent, nous avons à peine gratté la surface des outils collaboratifs. Peu importe la taille de l’entreprise ou nous travaillons tous rien n’a encore été mis en œuvre pour aider les employés a vraiment PARTAGER [insérer ici tout ce qui convient a la notion]. Je n’aborde pas ici les grands thèmes et les sujets majeurs qui sont le pain et le beurre de chaque entité, mais des conseils simples liées à Outlook, les meilleures pratiques dans Word ou Excel, VBA et macros dans Access, la liste est longue.

Personally all what I know regarding aforementioned applications I’ve learned it (1) thanks to external discussion groups, forums and tutorials all of which were (and still are) mostly initiated and maintained by individuals. In turn, wouldn’t it be nice to share the little I know with colleagues near or far?

Personnellement tout ce que je sais concernant les applications susmentionnées, je l’ai appris (1) grâce à des groupes de discussion externes, des forums et des tutoriels qui tous étaient (et sont encore) essentiellement initiés et entretenus par les individus. Ne serait-il pas agréable de partager le peu que je sais avec des collègues proches ou lointains?

I read a post (which I left comment on) about ATOS’ CEO willing to ban email. I’m still waiting for alternative solutions that supposedly will replace it there, good luck finding one. On one side we have this one tool we take turn and pleasure to critize on the other side what other communication tool do we have (please do not mention Intranet, it is the private walled garden of top-down communication department)?

J’ai lu un billet (sur lequel j’ai laissé des commentaires) concernant un PDG pret à interdire email a ATOS. Je suis toujours en attente de solutions alternatives qui sont censées le remplacer là, bonne chance pour trouver un. D’un côté, nous avons cet outil que nous prenons plaisir a critiquer de l’autre de quel autre outil de communication dispose-t’on (s’il vous plaît ne pas mentionner l’intranet, c’est le jardin clos du département de communication de haut en bas)?

On one side we have only one tool, on the other employees obviously willing to communicate.(2)

D’un côté nous avons un seul outil, de l’autre une majorité d’employés de toute évidence désireux de communiquer (2).

Doesn’t it look strangely like a catch 22 situation to you?

Est-ce que cette situation ne vous semble pas un tantinet ubuesque vous?

Someone, somewhere truly needs to unlock it and go ahead either opening up to external platforms or at the very least provide similarly powerful
communication facilities (again, good luck with that).

Quelqu’un, quelque part a vraiment besoin de déverrouiller et d’aller de l’avant, soit par une ouverture aux plates-formes externes ou à tout le moins d’en fournir d’aussi puissantes (encore une fois, bonne chance avec ça).

So, what are we waiting for? Alors, qu’est-ce qu’on attend?
(1): could it be that companies tend to be a wee bit stingy (discriminatory too) when it comes to instruction? I’d hate to digress but this alone could be an interesting topic.

(1): se pourrait-il que les entreprises ont tendance à être un tout petit peu … regardante (et discriminatoires) quand il s’agit de la formation? Je détesterais faire une parenthèse, mais cela seul pourrait être un sujet intéressant.

(2): over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.

(2): Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

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Is proof reading, editing, taking pictures>croping them>posting them, correcting, … too much for you? I’m afraid maintaining a wiki is not for you. Profiting from one either for that matter.

Est-ce que relire, editer, prendre des photos>les retailler>les poster, corriger,… trop vous demander? J’ai bien peur que maintenir un wiki ne soit pas pour vous. En bénéficier d’un non plus d’ailleurs.

I periodically read about how wonderful wikis are and how much it could help having one as it makes infos readily available to anybody. Mind you so do any website.

Je lis régulièrement combien merveilleux sont les wikis et combien il serait utile d’en avoir un avec des infos tout de suite disponibles pour tous. C’est aussi le cas de n’importe quel site web vous savez.

I believe this is the deal that anybody willing to implement a wiki anywhere, be that at school or in his/her company, should make prior to going any further. Sure it is possible to add/edit/correct/change/delete, easily even, with a wiki butwho will do it should be the matter agreed upon by all.

Je pense que c’est l’accord que n’importe qui désireux de mettre en place un wiki, que ce soit à l’école ou dans son entreprise, devrait obtenir avant d’aller plus loin. Bien sûr il est possible d’ajouter/éditer/corriger/changer/supprimer, facilement même, avec un wiki mais qui le fera devrait être le sujet sur lequel un accord de tous devrait être obtenu.

Or a mere intranet is what only need.

Ou alors un simple intranet est tout ce dont vous avez besoin.

Don’t complain after about the multiple bottlenecks and obstructions inherent to the process: creating>drafting>editing>correcting>publishing, with, possible, one actor at each step.

Ne vous plaignez pas ensuite des multiples goulots d’étranglement et blocages inhérents à ce processus: Création>version préliminaire>édition>correction>publication, avec, potentiellement, un acteur différent à chaque étape.

“It’d have aleady been done if I had done it myself” is what I often hear. Well, Duh!

“Ce serait déjà fait si je l’avais fait moi même”, est ce que j’entends souvent. Nous y voilà!

Could it be that a change in the arrangement and order of the society (be this one reduced to the size of a team, a workshop, a class, a site or a school)is truly what poses a problem? Are all aforementioned acts (editing, correcting,…) that much beneath you that you would trade “waiting for the guy administrating our intranet” or “the secretary er… administrative assistant to finish up typing it in” over “doing it yourself”? Think twice and reconsider.

Est-ce qu’il se pourrait qu’un changement dans l’arrangement et l’ordre de la société (que celle-ci soit réduite à la taille d’une équipe, d’un atelier, une classe, un site ou une école) est-ce ce qui vraiment poses un problème? Est-ce que tous ces gestes mentionnés plus haut (éditer, corriger, …) sont tellement indignes de vous que vous soyez prêts à échanger “l’attente du gars qui administre notre intranet” ou “la secrétaire euh… assistante admnistrative qu’elle finisse de le taper” plutôt que de “le faire vous même”? Réfléchissez-y.

It is a fact that Wordprocessors put many secretaries out of work and forced many others to process their own mails (be they electronic or not) themselves. Wikis is the next generation in that chain: documents not being scattered all over numerous directories (with good chances that the main one, supposedly keeping track of their current versions, being systematically out of date) but kept (from start to finish, from the moment they’re created until they’re declared obsolete) in one.

Les traitements de texte ont mis beaucoup de secrétaires au chômage, c’est un fait, et forcé beaucoup d’autres à s’occuper de leurs courriers (qu’ils soient électroniques ou pas) eux-mêmes. Les wikis sont la nouvelle génération dans cette chaîne: des documents non plus éparpillés dans les nombreux répertoires (avec de bonnes chances que le principal, celui supposé garder trace de tous les autres à leurs dernières versions, ne soit systématiquement pas à jour) mais gardés (du début à la fin, du moment où ils sont créés jusqu’à ce qu’ils soient déclarés obsolètes) dans un seul.

The price for that to take place? One’s humbleness in exchange for a coherent system and a greater cohesion. Worth it.

Le prix pour que cela se mette en place? Sa propre humilité en échange d’un système cohérent et d’une plus grande cohésion. Ca en vaut la peine.

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I’m starting to wonder what an Intranet is for really. I read many articles about what it is supposed to be and do but, in the end, it seems that it is whatever who admin/s it decide/s what it is for, its scope and how it is supposed to be managed.

A recent exchange with admins of an intranet I was interested in adding modules in led to some surreal statements and quite a dramatic change in my notions in this regard.

I understood that:

  • It’s not a portal whereas at the same time it’s made for communication.
  • The number of people allowed to publish and edit is limited “but just send us your material and we’ll be happy to publish it for you” after some screening I am guessing.
  • It is bound to whatever the communication department tells what to put on. In order words it’s communication department’s tool not the company’s nor its employees’.

Truth be told the whole picture is not as dark as I am painting it here but in the end, all I’m left with … nothing, no intranet for our little team and not much options to work things out.

A page could eventually be added there but that’ll be about all and from there, possibly a rerouting to another plateform .

2 questions came to mind following this exchange:

  1. What is the added value of multiplying places where to retrieve information when opening up could have easily solved my problem (in addition to bringing some life to an intranet who nobody visits nor cares about) ?
  2. Who, in the end,  decides what such tools are made for and who can have the upper hand on them? Being in charge does not imply blocking all others and preventing them to take part, benefit as well as share. All departments are meant to work for the good of all others, right?

But maybe I was unfortunate and happened to deal with persons who did not fully understand the whole picture and are yet to realize how sterile working their way is.

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