Aggrégation des données demandée | Requesting that data be mashed up

Wow! It’s been almost two years since I last made a post on this platform. The positive side of things is : less chances of rambling, right ? Although, I’m not sure I haven’t, at least, approached what I’m about to write about in some previous post. It is commonly known that authors often write the same book over and over. Whether that is right or fabrication is irrelevant, my purpose, in keeping this blog (though posting only now and then), is having a repository with my trials using applications like Outlook©, data bases, tracking time spent you name it.

Ouah! Cela fait presque deux ans que je n'ai pas publié de post sur cette plateforme. Côté positif des choses: moins de risques de radoter, n'est-ce pas ? Bien que je ne sois pas sûr de ne pas avoir, au moins, abordé ce que je m'apprête à écrire dans un article précédent. Il est bien connu que les auteurs écrivent souvent le même livre encore et encore. Que ce soit vrai ou fabriqué n'est pas pertinent, mon but, en gardant ce blog (bien que ne postant que de temps en temps), est d'avoir un répertoire avec mes essais utilisant des applications comme Outlook©, des bases de données, le suivi du temps passé, etc.

One of my teachers in maths kept repeating that people that are good in mathematics are fundamentally lazy. They optimize time by looking for ways to reduce formulas and avoid redundant calculi. I can relate to the last part, I was average academically though 😀 .

We use multiple applications at work {Sharepoint©, Outlook©, Project©, Excel©¹, SAP©, Documentum©} in addition to a rather basic database for various events (non-conformances, REX, project orders…). Concerning the latter we developped three separate solutions… that don’t ‘talk’ to one another but I wouldn’t want to digress.

Un de mes professeurs de maths répétait sans cesse que les gens qui sont bons en mathématiques sont fondamentalement paresseux. Ils optimisent le temps en recherchant des moyens de réduire les formules et d'éviter les calculs redondants. Je peux m'identifier à la dernière partie, j'étais moyen académiquement cependant 😀 .

Nous utilisons plusieurs applications au travail {Sharepoint©, Outlook©, Project©, Excel©¹, SAP©} en plus d'une base de données assez basique pour divers événements (non-conformités, REX, commandes projets...). Concernant cette dernière, nous avons développé trois solutions distinctes... qui ne se "parlent" pas, mais je ne voudrais pas m'écarter du sujet.

Remember Yahoo! Pipes ? Sadly it no longer exists as Yahoo! decided to discontinue its service in 2015. It offered «…a graphical user interface for building data mashups that aggregate web feeds, web pages, and other services». I enjoyed using the service even though never to its full potential.

That’s the idea I’m trying here to elaborate about : building some sort of link between all the applications we are required to feed while avoiding repetitive records.

Se souvient-on de Yahoo! Pipes ? Malheureusement, cela n'existe plus car Yahoo! a décidé d'arrêter son service en 2015. Il proposait « ... une interface utilisateur graphique pour agréger des données regroupant des flux Web, des pages Web et d'autres services ». J'ai aimé utiliser le service même si jamais à son plein potentiel.

C'est l'idée que j'essaie ici de développer : établir une sorte de lien entre toutes les applications que nous sommes amenés à alimenter en évitant les enregistrements répétitifs.

The image I picked on the internet and placed at the top of this post pictures quite accurately the type of mashing-up I have in mind. Truth be told I nicked that image from PowerBI website. If that application does already what I have in mind what is the point of going on fantazising about anything else ? For a start we don’t have that PowerBI app, we have no information as to when it will be avaible for us to play with use it. Second, I like ‘building’ my own tools so that whenever something goes wrong I am capable of fixing it.

For a long time, ever since I worked in Finland actually, Access© was my tool of choice.

L'image que j'ai prise sur Internet et placée en haut de cet article représente assez précisément le type de mélange que j'ai en tête. À vrai dire, j'ai piqué cette image sur le site Web de PowerBI. Si cette application fait déjà ce que j'ai en tête à quoi bon continuer à fantasmer sur autre chose ? Pour commencer, nous n'avons pas cette application PowerBI, nous ne savons pas quand elle sera disponible pour que nous puissions jouer avec l'utiliser. Deuxièmement, j'aime «construire» mes propres outils afin que, chaque fois que quelque chose ne va pas, je sois capable de les réparer.
Pendant longtemps, depuis que j'ai travaillé en Finlande en fait, Access© était mon outil préféré.

I deliberately put the three images together because they share the same similarity : a graphical interface to build links between datas. Datas may come from another Access© database, from another type of database even (on the proviso it offers compatible formats), Excel© spreadsheet may be used as well. In short, why PowerBI when one has already all necessary tools at disposal? I suspect P-BI will provide nicer ways to display things though.

J'ai délibérément réuni les trois images car elles partagent la même similitude : une interface graphique pour créer des liens entre les données. Les données peuvent provenir d'une autre base de données Access©, voire d'un autre type de base de données (à condition qu'elle propose des formats compatibles), le tableur Excel© peut également être utilisé. Bref, pourquoi PowerBI quand on a déjà tous les outils nécessaires à disposition ? Je soupçonne pourtant que P-BI fournira des moyens plus agréables d'afficher les choses.

In my profession I am required to use three applications : SAP©, Documentum© and Teexma©. The latter is the plateform upon which our database for quality events was developped. SAP© may not be visually attractive but it’s a true bulldozer, so is Documentum©. Both SAP© and Documentum© provide huge amount of datas, many of which are collateral to what one records : when I record anything other datas come along (whether willing typed in or infered [metadatas]).

One can only agree with me that feeding yet another spreadsheet with data that already exist elsewhere does not make sense.

Dans mon métier je dois utiliser trois applications : SAP©, Documentum© et Teexma©. Cette dernière est la plateforme sur laquelle notre base de données d'événements de qualité a été développée. SAP© n'est peut-être pas attrayant visuellement mais c'est un véritable bulldozer, tout comme Documentum©. SAP© et Documentum© fournissent tous deux une énorme quantité de données, dont beaucoup sont collatérales à ce que l'on enregistre : lorsque j'enregistre quoi que ce soit, d'autres données s'ajoutent (qu'elles soient volontairement saisies ou déduites [métadonnées]).
On ne peut qu'être d'accord avec moi sur le fait qu'alimenter une énième feuille de calcul avec des données qui existent déjà ailleurs n'a pas de sens.

Excel©, Access© and even MsProject© should only be used after they’ve been fed from datas coming from SAP©, Documentum© and Teexma©. On a side note, I’m not even certain about Access© anymore, considering how Excel© benefited from major improvements whereas I haven’t seen much change in Access© over the years.

I should know, I spent enough time and energy working the other way around.

Excel©, Access© et même MsProject© ne devraient être utilisés qu'après avoir été alimentés par des données provenant de SAP©, Documentum© et Teexma©. En passant, je ne suis même plus certain d'Access©, compte tenu de la façon dont Excel© a bénéficié d'améliorations majeures alors que je n'ai pas vu beaucoup de changements dans Access© au fil des ans.

Je devrais le savoir, j'ai passé assez de temps et d'énergie à travailler dans l'autre sens.

¹ : not that the company is a big fan of µsoft products but, to be honest, what are the alternatives ?

¹ : non pas que l'entreprise soit une grande adepte des produits µsoft mais, honnêtement, quelles sont les alternatives ?

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À la recherche d’un réseau social | Social network wanted

All good things must end one says, I didn’t expect this to happen so soon though. Why it’s only in march 2016 that our social network, Yammer, reactivated. In less than two years it reached over 2000 members and was steadily growing.

Toutes les bonnes choses doivent finir dit-on, seulement je ne m’attendais pas à ce que ça s’arrête si vite. Quand même ce n’est qu’en mars 2016 que nos réseau social, Yammer, reprit vie. En moins de deux années il a atteint plus de 2000 membres et continuait de grandir régulièrement.

End of this year beginning of next (don’t know precisely when) we are to part company with other branches of the enterprise which, in the process, take the social network along.

À la fin de cette année au début de la prochaine (j’ignore précisément quand) nous nous séparons d’autres branches de la compagnie qui, dans le process, emporte le réseau social avec elles.

So, Yammer is over, long live [insert here what ever will replace it]. Several questions remain : should we create another social network, from scratch ? Why, what for ? Should we even use the same platform ? If not Yammer, what other network : Asana, Slack, Whaller, Diaspora, Path, Sharepoint even ?

Donc Yammer est mort, vive [insérer ici ce qui le remplacera]. Plusieurs questions subsistent : devrions-nous créer une autre réseau social, à partir de rien ? Pourquoi, pour quoi ? Devrions-nous même utiliser la même plateforme ? Sinon Yammer, quel autre réseau : Asana, Slack, Whaller, Diaspora, Path ou même Sharepoint ?

Several factors are to be taken into account one of which is paramount : the ability to host the platform which would indeed solve the confidentiality issue, this matter alone cannot be taken lighly.

Plusieurs facteurs doivent être considérés dont l’un est primordial : la possibilité d’héberger la plateforme ce qui résoudrait ainsi la question de la confidentialité, ce problème à lui seul ne peut être pris à la légère.

Besides Sharepoint I only see Diaspora with the possibility to host the application. Truth be told Sharepoint has the inside track as it intregrates well with all other Microsoft products : Outlook, Excel and – the one app I have a soft spot for – Access.

En plus de Sharepoint je ne vois que Diaspora qui offre la possibilité d’être hébergé. À dire vrai Sharepoint est le favori du fait qu’il s’intègre bien aux autres produits Microsoft : Outlook, Excel et – l’application pour laquelle j’ai un faible – Access.

I don’t wish to turn this post into an advert for Microsoft¹ but in two years of Yammer I’ve seen, what, 20 persons max that were truly commited to make the community live. People simply don’t know what to make of social networks, least of which one that would force them to chose between their beloved Outlook and posting, sharing, contributing,…

Je ne souhaite transformer ce billet en une publicité pour Microsoft¹ mais en deux années de Yammer j’ai vu, quoi, 20 personnes au plus vraiment dédiées à faire vivre la communauté. Les gens ne savent tout simplement pas quoi faire des réseaux sociaux, encore moins une qui les forcerait à choisir entre leur Outlook chéri et poster, partager, contribuer,…

With Sharepoint I fairly know how to talk people into changing their habits : I can see myself instructing them the advantage of posting on Sharepoint and make all recipients receive notifications versus what they normally do : emailing (force feeding is more like it) each and everyone of said recipients. Where is the information in the latter case, where could one retrieve it any time later, how about the overall storage capacity required, …

Avec Sharepoint je vois bien comment convaincre les gens de changer leurs habitudes : Je me vois les instruire des avantages de poster sur Sharepoint et faire que tous les récipiendaires reçoivent des notifications par rapport à ce qu’ils font d’habitude : emailer (gaver serait plus exact) chacun desdits récipiendaires. Où est l’information dans le deuxième cas, où pourrait-on la retrouver n’importe quand, plus tard, quant à la capacité de stockage totale requise,…

The learning curve would definitely look less dramatic with Sharepoint whereas with any other social network it would heavily depend upon the ability of management to learn how to use yet another application on top of changing habits.

L’apprentissage paraîtrait vraiment moins rude avec Sharepoint tandis qu’avec n’importe quel autre réseau social cela dépendrait beaucoup de la capacité qu’aurait le management d’apprendre comment utiliser encore une autre application en plus de changer des habitudes.

For sure I’ll have a twinge of regret when I leave Yammer. After all I created it almost 10 years ago, from scratch. I’m rather proud of what that baby has become, I am truly pleased that others took time to make it grow and shape up a form of community. Best of luck to them for the future.

Évidemment j’aurai un pincement au cœur quand je quitterai Yammer. Après tout je l’ai créé il y a presque 10 ans, à partir de rien. Je suis plutôt fier de ce que ce bébé est devenu, j’ai du plaisir à voir que d’autres ont consacré du temps pour le faire grandir et former une sorte de communauté. Bonne chance à eux pour le futur.

¹ : since, as of yet, nobody from that company came forth with an financial offer ^_^ | parce que, à ce jour, personne de cette entreprise ne s’est présenté avec une offre financière

 

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Setting up a Kanban with Outlook© | Mise en place d’un Kanban avec Outlook©

Kanban is a project management system where you post cards of all project’s tasks on a board. The board is divided into columns for each stage of execution (e.g., To Do, In Progress, Focus, Completed,… ). Trello works that way.

Kanban is a système de gestion de projets dans lequel on affiche des cartes de toutes les tâches d’un projet sur un tableau de bord. Le tableau est divisé en autant de colonnes qu’il y a d’étapes d’exécution (e.g., À Faire, En Cours, Focus, Complété,… ). Trello fonctionne ainsi.

Because all emails, calendar appointments and tasks are in Outlook there is no point duplicating tasks to a yet another application.

Parce que tous les emails, rendez-vous du calendrier et les tâches sont dans Outlook ce n’est pas la peine de dupliquer des tâches dans une autre application.

1. Go to url : https://github.com/evrenvarol/outlook-taskboard and download/extract the master.zip file. Allez à l’url ci-dessus et téléchargez/extrayez le fichier master.zip.
2. Create task folders : Inprogress, Focus, Next, Waiting, Completed as shown in below picture. Créez les dossiers tâches comme ci-dessus selon l’image ci-après.For Outlook Home page / Pour la page d’arrivée sur Outlook
3. Create another folder (of any type) and name it something like “Taskboard”/ Créez une autre dossier (de n’importe quel type) et nommez le “Taskboard”.
4. Right-click the folder, and then click Properties. Select the Home Page tab in the Properties dialog box. / Clic-droit sur le dossier puis choisissez Propriétés. Sélectionnez l’onglet ‘page d’accueil’.
5. In the Address box, browse to the folder you have just extracted the Taskboard files and select the kanban.html file. / Dans le champ adresse, naviguez jusqu’au dossier où vous avez extrait le fichier kanban.html.

Even though the look of it seems promissing I’m still adjusting to it, taking into account tasks I was already following with flags and categories. I’m hoping this set up will improve my project management.

Bien que l’apparence semble prometteuse je suis encore en phase d’adoption, pour la prise en compte de tâches que je suivais déjà avec des drapeaux et des catégories. J’espère que cet arrangement améliorera ma gestion de projet.

To be continued … À suivre …

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Suivi du temps passé sur des tâches | Tracking time spent on tasks

I know I wrote about this in previous posts but obviously the reason why I’m coming back to this subject is that I’m not really happy about the solution I found then. J just hope what I recently implemented (2 weeks ago) saves me time and hassle.

Je sais que j’ai déjà écrit à ce sujet dans d’anciens billets mais de toutes évidences si je reviens sur le propos c’est que je ne suis pas complètement satisfait de la solution trouvée alors. J’espère simplement que ce que j’ai récemment mis en place (il y a deux semaines) m’économisera du temps et des tracasseries.

Truth be told the tiddlywiki and the OneNote I maintain were not primarily intended for time tracking. I am/was using a third app (I know, it’s getting rather populated) : An Excel© spreadsheet. Rather happy about how I worked out something simple enough to maintain as well as quick to launch.

En vérité, le Tiddlywiki et le OneNote que je tiens n’étaient pas destinés à l’origine au suivi de temps à l’origine. J’utilise/j’utilisais une troisième application (je sais, ça devient encombré) : Un tableau Excel©. Plutôt satisfait de la manière dont j’ai travaillé un truc suffisamment simple à maintenir en plus d’être rapide à lancer.

Of course Outlook is always in the background, which amounts to a total of 4 apps up and running just to record files, keep tracks of time, references, tasks and projects. I wrote in an earlier post that my wiki was handy enough «to manage my activities», well it isn’t good enough for time tracking hence the Excel© file.

Bien entendu Outlook is toujours en tâche de fond, ce qui nous fait un total de 4 applications en cours juste pour enregistrer des fichiers, effectuer un suivi du temps, des références des tâches et des projets. J’ai écrit dans un billet précédent que mon wiki était suffisamment pratique pour «gérer mes activités», en fait il n’est pas suffisant pour le suivi de temps d’où le fichier Excel©.

Like many, using Outlook©, I overlooked ‘journal’ for years not knowing what to do with that featured. One day I Googled «macro automate journal entry» and rather quickly found a link to a simple macro:

Sub StartPhoneCall()
Dim objJournal As Outlook.JournalItem
Set objJournal = Application.CreateItem(olJournalItem)
With objJournal
.Type = “Phone Call”
.Start = Now
.Display
.StartTimer
End With
Set objJournal = Nothing
End Sub

I merely changed StartPhoneCall to EntryOfJournal and, in .Type, “Phone Call” to “Task“.

Comme beaucoup, utilisant Outlook©, j’ai ignoré pendant des ‘journal’ ne sachant pas vraiment quoi faire de cette fonction. Un jour j’ai Googlé «macro automate journal entry» et assez rapidement ai trouvé un lien vers une simple macro (voir plus haut). Me suis alors contenté de changer StartPhoneCall en EntryOfJournal et, dans .Type, “Phone Call” en “Tâche¹”.

Once launched the macro creates a new journal entry as the image above displays. The rest is rather simple really : the date, the entry type, the subject even the duration may be adjusted, the journal works in the background and the time runs until one clicks on ‘pause’.

Une fois lancée la macro crée une nouvelle entrée de journal comme l’image ci-dessus le montre. Le reste est assez simple en fait : la date, le type d’entrée, le sujet et même la durée peuvent être ajustés, le journal travaille en tâche de fond et le temps défile jusqu’à ce qu’on clique sur ‘pause’.

 

What one needs to do is merely to create a new journal entry each time one works on one topic then stop and close it to create another entry aimed at tracking another topic. As shown above a click on the green icon (pic on the left) opens a list of journal entries (pic on the right).

Il ne s’agit que de créer une nouvelle entrée de journal pour chaque sujet sur lequel on travaille ensuite de l’arrêter puis de la fermer pour créer ensuite une nouvelle entrée destinée à suivre un autre sujet. Comme montré ci-dessus cliquer sur l’icône verte (image de gauche) ouvre une liste d’entrées (image de droite).

Last : By exporting the folder contents, in this case journal entries, to Excel, one can make use of Excel’s calculation features which makes time calculations a breeze. With some additional filtering and columns formatting, you can create a report with the data you need.

Enfin : En exportant les contenus de dossier, en l’occurrence les entrées de journal, vers Excel, on peut utiliser les fonctions du tableur qui calculent en un rien de temps. Avec un peu de formatage et des filtres on peut créer un rapport avec les données voulues.

Gone, for the time being and in this particular case time tracking, both Tiddlywiki and Excel spreadsheet / Débarrassé, pour le moment et dans ce cas particulier ci de cette tâche de suivi, à la fois de Tiddlywiki et du tableur Excel.

¹ : in French / en Français

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Email won’t go away any time soon | L’email ne s’en ira pas de sitôt

How many times have I read how dreadful email is killing business, how much time was wasted just to be able to empty one’s inbox; I may even have contributed every now and then.

Combien de fois ai-je lu comment l’horrible email était en train de tuer le business, combien de temps était gâché simplement pour pouvoir vider son inbox; J’y ai même peut-être contribué de temps en temps.

Recently I wrote about us having at our disposal, at last, a social network app : Yammer. In spite of the first few weeks during which there seemed to be a certain momentum, it faded and I’m afraid I’m merely feeding the 2 groups of discussion I created once to twice a week with almost no chance of a feedback, maybe a ‘like’ if I’m lucky.

Récemment j’ai écrit  que nous avions, enfin, à notre disposition une application de réseau social : Yammer. En dépit des quelques premières semaines pendant lesquelles il semblait y avoir un certain élan, cela a disparu et j’ai bien peur de ne plus nourrir les 2 groupes de discussion que j’ai créés qu’une à deux fois par semaine avec presqu’aucune chance de commentaire, peut-être un ‘j’aime’ si j’ai de la chance.

This is not the major reason why, unless there are some changes in the way we work, email has still a long way to go. Yet, our inability to comprehend how to best use a social network is a pretty good indication of our inaptitude to leave our comfort zone.

Ceci ne constitue pas la raison principale pourquoi, à moins qu’il n’y ait des changements dans notre façon de travailler, l’email durera encore longtemps. Pourtant, notre incapacité à comprendre comment utiliser au mieux un réseau social est une plutôt bonne indication de notre inaptitude à quitter notre zone de confort.

Email is to remain for quite some time simply because of the way we work. If you have ever viewed presentations or tutorials of Slack which is meant to literally kill emails you may have realized that the demo scenario is systematically a unique project everybody seems to be working on at the same time. In the real life it doesn’t work that way : everybody is assigned to work on sets of projects which one rarely shares with anybody else.

On devrait garder l’email pour quelque temps encore du simple fait de notre façon de travailler. Si vous avez déjà vu des présentations ou des tutoriels de Slack qui est supposé littéralement tuer les emails vous avez peut-être réalisé que le scénario de démonstration est systématiquement d’un seul et même projet sur lequel tout le monde semble travailler en même temps. Ça ne se déroule pas tout à fait comme ça dans la vraie vie : est attribué à tout le monde de travailler sur un ensemble de projets qu’on ne partage que rarement avec d’autres.

Alternative situation : people may work on the same project but each intervenes individually at different moments of its lifetime. This results, again, in people not really working together.

Situation alternative : on peut travailler sur le même projet but chacun intervient individuellement à différents moments de la vie de celui-ci. Ceci a pour résultat, encore une fois, de faire que les gens ne travaillent pas réellement ensemble.

In short : email is popular only because it best fits to our way of working. Trying to replace it with email killers such as Slack is doomed to fail.

En résumé : l’email est populaire simplement parce qu’il s’adapte au mieux à nos façons de travailler. Essayer de le remplacer avec des tueurs d’email tels que Slack ne peut que mal se passer.

The way I see it, if we were prevented from changing communication system and we kept emailing, we could still exchange, almost, the way Slack (or Asana) operates. In order to achieve that though changes would be required (big and small, depending on how easily or not people would be willing to adjust).

Tel que je vois les choses, si nous étions empêchés de changer de système de communication et que nous continuions à emailer, nous pourrions quand même échanger, presque, de la même façon que Slack (ou Asana) fonctionne. Cependant, pour cela quelques changements (petits et grands, en fonction de la plus ou moins grande facilité que l’on aurait à s’y accommoder) seraient nécessaires.

First and foremost : setting up a team outlook©¹ account and making sure that all emails more or less related to business, projects and all, are exchanged there. All personal email accounts should be used for personal matters only (or when a one-to-one conversation² takes place). The team email address should be the only one people (even from outside the company) should communicate with.

Premièrement : paramétrer un compte Outlook©¹ par équipe et s’assurer que tous les emails ayant trait de près comme de loin au business, projets et le reste y soient échangés. Tous les comptes email personnel ne devraient être utilisés que dans le cadre personnel (ou quand une conversation² entre 2 personnes a lieu). L’adresse mail de l’équipe devrait être la seule via laquelle communiquer (même vis à vis de ceux à l’extérieur).

Strong recommendation : no file should be attached to an email, only links to them. That way the account wouldn’t get bloated too rapidly and files would be stored on specific directories (I won’t get into this too deeply as the matter would require a post on its own).

Recommandation importante : aucun fichier ne devrait être attaché à un email, seulement des liens. De cette façon le compte ne gonflerait pas trop vite et les fichiers seraient gardés dans des répertoires spécifiques (je ne rentrerai pas trop dans les détails, ce sujet requerrait un billet à lui tout seul).

Categories should be used extensively. They are a superior alternative to folders as more than one can be added to an email (whereas with folders an email is either in one or another).

Les catégories devraient être utilisées pleinement. Elles sont une bien meilleure alternative aux dossiers puisque plus d’une peuvent être ajoutées à un email (tandis que dans le cas des dossiers, un email ne peut qu’être dans l’un ou l’autre).

In case one would miss one’s dear folders “search folders” is what you want to use. Make a search for the category you want and voilà ! Maybe I should dedicate a whole post for categories alone as I’m slightly digressing from the intent of this one.

Au cas où ces chers dossiers viendraient à manquer “Dossier de recherche” devraient vous convenir. Faites-y une recherche pour la catégorie voulue et voilà ! Peut-être devrais-je dédier un billet entier aux catégories, je suis en train de digresser dans l’intention de celui-ci.

A quick word about time management : flags {today, tomorrow, this week,…} and the calendar should do the trick.

Un mot rapide concernant la gestion du temps : les rappels (aujourd’hui, demain, cette semaine, …} et le calendrier devraient faire l’affaire.

So, basically there are ways to tweak the Outlook app so that it mimicks, in its most interesting features, Slack (or Asana). Still, the whole plan cannot rely on an application being used differently than how it usually is of course, takes a change in the organization for that, something I don’t see happening any time soon.

Ainsi il existe des moyens de transformer Outlook de façon qu’il imite, dans ses fonctions les plus importantes, Slack (or Asana). Cependant il est évident que tout ceci ne peut reposer sur une application utilisée différemment de la façon qu’elle est d’ordinaire, cela nécessite un changement dans l’organisation, ce que je ne vois pas arriver avant longtemps.

And why should an organization change, that’s the question. Et pourquoi une organisation devrait changer, telle est la question.

¹ : my email system for the past … 20 years, don’t be surprised if I primarily use it as an example | mon lecteur d’email depuis … 20 ans, ne soyez pas surpris si le prend en tant qu’exemple.

² : Slack is a lot about ‘conversation’… | Slack insiste beaucoup sur le terme ‘conversation’ …

 

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How to best manage a journal of activities | Comment gérer au mieux un journal d’activités

It could almost be a rhetorical question … except that it is a real question, which I’m not sure I have the answer to.

Ça pourrait presque être une question rhétorique … sauf que c’est une vraie question, pour laquelle je ne suis pas certain d’avoir la réponse.

It came to mind when we had our regular one hour team meeting during which everyone says what. his/her week consisted in, what (s)he’d been working on, what his/her plan was for the coming week.

Ça m’est venu à l’esprit alors que nous avions notre réunion habituelle d’une heure pendant laquelle tout le monde dit en quoi sa semaine a consisté, ce sur qu’il/elle a travaillé, ce qui est prévu pour la semaine à suivre.

There is something I particularly despise : redundant note taking, recording things multiple times for the sake of : saving them of course but also feeding various reports (as many as the hieracky sees fit).

Il y a quelque chose que je déteste particulièrement : les doublons dans la prise de note, enregistrer les choses plusieurs fois pour : les garder bien sûr mais aussi nourrir différents rapports (autant que la hiérarchie juge opportun).

I’ve been ‘fiddling’ with TiddlyWiki ever since I seriously started to use it as my knowledge management system. For anybody who’s not afraid of getting one’s hands dirty (meaning : playing with code) it’s a wonderful tool (along with discussion groups which are just gold mines).

Je ‘bidouille’ avec Tiddlywiki depuis que je l’utilise sérieusement comme mon système de gestion de connaissance. Pour quelqu’un qui n’a pas peur de mettre les mains dans le cambouis (traduction : jouer avec du code) c’est un super outil (en plus de groupes de discussions qui sont des vraies mines d’or).

There’s (at least) one problem though: I usually get my work assignments via email (we haven’t jumped ship yet consequently no fancy plateforms for us to play with) I therefore set up my Outlook© (2010 version, thank you) so as to make the best of flags, categories, you name it.

Il y a (au moins) un problème pourtant : je reçois généralement mes tâches par email (nous n’avons pas encore fait le saut donc pas de jolie plateforme avec laquelle jouer) aussi ai-je paramétré mon Outlook© (version 2010, merci) pour profiter à plein des drapeaux et autres catégories.

A simple – though efficient – way to tackle projects follows the 4 Ds rule : Delete it¹, Do it, Delegate it or Defer it. For the record : I never delete any of my emails + I archive them all + I ‘categorize’ them all + flag those I need to defer. The next step I guess will be to find a way to economically (time wise) summarize them all up into a easy to maintain, easy to read, easy to follow consolidated document, file, whatever.

Une simple – et pourtant efficace – façon d’adresser des projets suit la règle des 4 D (en anglais) : le Détuire, le faire, le déléguer ou le reporter. Pour info : Je ne détruis jamais aucun email + Je les archive tous + je les ‘catégorise’ tous + je ‘flag’ ceux qu’il me faut reporter. Je pense que la prochaine étape consistera à trouver une façon économique (du point de vue temps) d’en faire une résumé facile à maintenir, à lire, et à suivre en un document, un fichier, quel qu’en soit la forme.

I’m not ready to give up on any of my tools, none could 100% replace any other one anyway so why waste time trying. Still, I need one or the other to deliver a clear summary of my activities while remaining simple and low maintenance.

Je ne suis pas près d’abandonner l’un ou l’autre de mes outils, aucun ne pourrait remplacer à 100% un autre de toutes façons aussi pourquoi perdre du temps à essayer. Pourtant, j’ai besoin que l’un d’entre eux puisse fournir un résumé clair de mes activités tout en demeurant simple et requérant peu d’entretien.

Like I wrote when I started this post: this is a question, a work that remains in progress … not for too long I hope. Comme je l’ai écrit au début de ce billet : ceci est une question, un projet encore en cours … pas pour trop longtemps j’espère.

Edit (29/11/2014) : I guess TiddlyWiki has won, for now, the right to manage my activities. I was battling with the way to display my journal efficiently and, after I asked a question on the google group dedicated to TiddlyWiki development, got the answer (here’s where ).

Je pense que TiddlyWiki a gagner, pour le moment, le droit de gérer mes activités. Je me battais avec la façon de lister mon journal de façon efficace et, après avoir posé la question sur le groupe google dédié au développement de TiddlyWiki, ai eu la réponse (ici, en anglais)

¹ : ‘it’ being an email / ‘le’ étant l’email tiddlywiki, access, outllook

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A wiki as alternative to current Quality document structure | Un wiki comme alternative à la structure documentaire Qualité actuelle

Quality is one my few trades. I started out in Metrology then progressed into (after I majored in) Quality. Over the last, what, 10 years I specialized in creating and maintaining databases while remaining in Quality. I’ve had the chance to follow closely the evolution of the internet from its, now old, 1.0 format to the 2.0 one.

La Qualité est une de mes quelques professions. J’ai commencé en Métrologie puis ai progressé (après des études) en Qualité. Depuis les, quoi, 10 dernières années je me suis spécialisé dans la création et le maintien de bases de données tout en restant en Qualité. J’ai eu la chance de suivre de près l’évolution de l’internet de son vieux (maintenant) format 1.0 à l’actuel 2.0.

Wikis, to me, represent the ultimate form of collaboration as they synthesize just about anything there is when one considers having multiple contributors working together (from them communicating to the end result, whatever that may be).

Les wikis, pour moi, représentent la forme ultime de collaboration en ce qu’ils synthétisent à peu près tout quand on veut que plusieurs contributeurs travaillent ensemble (d’eux communiquant jusqu’au résultat final, quel que cela soit). 

Follows a typical quality document structure. I’m fine with it. There’s no denying that there is a hierarchy in documents depending upon what they’re meant for.

Quality documentation structure

Ci-après un structure documentaire qualité typique. Je n’ai pas de problème avec cela. On ne peut nier qu’existe une hiérarchie des documents en fonction de ce pour quoi ils sont destinés.

Structure Qualité documentaire

I have more problems with the way all levels mesh with each other as well as within themselves.

J’ai plus de problèmes avec la façon qu’ont les niveaux de s’articuler entre eux ainsi qu’en eux-mêmes.

Here’s my attempt to sketch how:

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

Easy to undertand that such an architecture triggers a multiplication of exchanges (mostly by means of emails, of course). Major drawbacks: 1 – need to consolidate all infos scattered all over the place 2 – need to prioritize changes (hence minor versus major versions) 3 – need to manage, in parallel, ‘drafts’.

Il est facile de comprendre qu’une telle architecture engendre une multiplication d’échange (la plupart du temps au moyen d’emails, bien sûr).  Principaux défauts : 1 – nécessité de consolider toutes les infos éparpillées partout 2 – nécessité de prioriser les changements (d’où des versions mineures vs majeures) 3 – nécessité de gérer, en parallèle, ‘des  brouillons’.

Same architecture within a wiki:

same archictecture but within a wiki

No need for any specific vehicule to convey changes as any of them (be they major or minor) is readily recorded. Here’s a link to a post I wrote last february; I can only urge one to view the über interesting 2 mn long video at its very beginning: “Wikis in Plain English“. Infos are consolidated all along, no priorization needed nor is it necessary to manage drafts. Icing on the cake, one is always sure to use updated version.

Nul besoin d’un relais spécifique quelconque pour acheminer les changements puisque le moindre d’entre eux (qu’ils soient mineurs ou majeurs) et immédiatement enregistré. Voici un lien vers un billet écrit en février dernier; je ne peux que vous recommander de regarder la très intéressante vidéo de 2 minutes à son tout début : “Wiki in Plain English“. Les informations sont consolidées au fil de l’eau, pas besoin de priorisation pas plus qu’il nécessaire de gérer des brouillons. Cerise sur le gâteau, on est toujours sûr d’utiliser la dernière version.

What if there should a be a disagrement over any particuler point ? There is the possibility to discuss (often available as a device option), plus one may easily revert to previous version, any previous one for that matter (in addition to being able to compare versions).

Et s’il y avait un désaccord sur n’importe quel point en particulier ? Il y a la possibilité de discuter (souvent disponible en tant qu’option périphérique), de plus on peut aisément revenir à la version antérieure, n’importe laquelle d’ailleurs (en plus que d’être capable de comparer les versions).

Want to try that exercice with current document management system ? Vous voulez essayer cet exercice avec le système de gestion documentaire actuel ?

 

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Necessary adjustments to constraints | Les ajustements nécessaires aux contraintes

I’ll start this post with following video “wikis in plain english” which I can only urge one to view.

Je commencerai ce billet avec la vidéo ci-dessus¹ “wikis en anglais de base” que je ne peux que recommander.

“Email is simply not good at coordinating and organizing a group input. The important information is scattered across everyone’s inbox.” I’ll stopped right there – the whole purpose of the video is to ‘sell’ the idea that a wiki is more appropriate over using email² – I tried to implement a wiki, it didn’t work. People are just not ready for that big a jump (in sharing, in being transparent, in opening up, etc.).

“L’email est simplement pas bon pour coordonner et organiser une information qui concerne tout un groupe. L’information importante est dispersée dans les boîtes de chacun.” Je m’arrêterai là – tout le but de cette vidéo est de ‘vendre’ l’idée qu’un wiki est plus approprié que d’utiliser l’email² – J’ai essayé d’utiliser un wiki, ça n’a pas marché. Les gens ne sont simplement par prêts pour un tel saut (à partager, à être plus transparents, à s’ouvrir, etc.).

Some who read this blog might believe I’m about to contradict myself, that I’m about to become a proponent of email. I’m not, especially if one realizes that 1/ an email reader such as Outlook® offers more than just … email 2/ a shared email is a small but important step towards sharing, right?

Certains qui lisent ce blog pourrait croire que je suis sur le point de me contredire, que je suis sur le point de devenir un partisan de l’email. Tel n’est pas le cas, surtout lorsqu’on réalise que 1/ un lecteur d’email tel que Outlook© offre plus que juste … l’email 2/ un email partagé est un petit mais important pas vers le partage, n’est-ce pas?

Take Outlook® : email of course, but also tasks, post-it (which, in my humble opinion, is a feature one could really profit from is used properly especially in a collaborative environment) and calendar. Over the past years I have noticed that this particular fonction was more and more used (I even saw one using it as a … task manager ^_^).

Prenez Outlook© : l’email bien sûr, mais aussi tâches, post-it (qui, à mon humble avis, est une caractéristique dont on pourrait réellement bénéficier à la condition d’être bien utilisée en particulier dans un environnement collaboratif) et calendrier. Ces dernières années j’ai noté que cette fonctioin spécifique était utilisée de plus en plus couramment (j’ai même vu quelqu’un l’utiliser en tant que … gestionnaire de tâches ^_^).

In my trade we’re facing a particular difficulty which we were already subjected to in my last assignment in Finland, though not in that proportion: notifications of surveillance bodies. 5-6 of them (plus us and the client), and, of course, each wanting to witness different points³.

Dans mon business nous faisons face à une difficulté particulière à laquelle nous étions déjà soumis dans ma dernière mission en Finlande, quoique pas dans les mêmes proportions : la notification aux entités de surveillance. 5 à 6 (en plus de nous-même et du client), et, bien sûr, chacun voulant assister à des points³ différents.

Guess what tool is being used? Email of course – hence my having started this post with above video – whereas Calendar would definitely do a better job… except that all 5, 6, 7 of us do not have our emails/calendars hosted on same system.

Devinez quel outil est utilisé ? L’email bien sûr – d’où la vidéo ci dessus en début de ce billet – tandis que calendrier conviendrait mieux… sauf que nous 5, 6, 7 n’avons pas nos emails/calendriers hébergés sur le même système.

Not all is lost though. End of last year I’ve been appointed admin of a Sharepoint®. Only recently I realized that I could synch Sharepoint® calendar with Outlook®. Next step: making our Sharepoint® externally accessible.

Tout n’est pas perdu cependant. Fin de l’an dernier j’ai été désigné admin d’un Sharepoint©. Récemment j’ai réalisé qu’il était possible de synchroniser le calendrier Sharepoint© avec Outlook©. Prochaine étape : rendre notre Sharepoint© accessible depuis l’extérieur.

Because companies IT departments simply block such applications as Facebook, Twitter. Still, how simpler could things be with, say, Google calendar.

Parce que les entreprises DSI bloquent simplement des applications telles que Facebook ou Twitter. Pourtant, combien plus simples pourraient être les choses avec, par exemple, Google calendar.

¹ : en anglais, désolé, mais facile à voir et comprendre dans les grandes lignes.

² : something I’m convinced of / ce dont je suis convaincu.

³ : welding, various tests, etc. / soudage, différents tests, etc.

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An alternative way of corresponding | Une façon alternative de correspondre

Above is a screenshot of me exchanging with … someone using Etherpad, or its equivalent since Google bought it out (and later released as open source).

Excerpt from Wikipedia reads : ” … Anyone can create a new collaborative document, known as a “pad”. Each pad has its own URL, and anyone who knows this URL can edit the pad and participate in the associated chats. […] Each participant is identified by a color and a name.”

Ci-dessus se trouve une copie d’écran de mes échanges avec … quelqu’un utilisant Etherpad, du moins son équivalent depuis que Google l’a racheté (pour rendre disponible en open source plus tard).

Un extrait de Wikipédia explique : ” … N’importe qui peut créer un nouveau document collaboratif, nommé “pad”. Chacun possède son propre URL et n’importe qui connaissant celle-ci peut éditer le pad et participer dans le chat associé. […] Chaque participant est identifié par une couleur et par un nom.”

Why do I trouble myself (and that person I communicate with) when exchanging via email does the job? No login nor password required, suffice to know the URL. All exchanges in one document, so finding anything having been typed in … some time ago is super easy. Features for editing are limited but sufficient, correction is possible at any time. The application auto-saves at regular short intervals and one can save specific versions at any time.

Pourquoi est-ce que je m’embête (moi et cette personne avec qui je communique) quand échanger par email fait l’affaire ? Pas de login ni de mot de passe, il suffit de connaître l’URL. Tous les échanges dans un document, donc trouver n’importe quoi ayant été écrit … n’importe quand est très facile. Les options d’éditions sont limitées mais suffisantes, il est possible de corriger à tout moment. L’application sauvegarde régulièrement et à intervalles courts et l’on peut sauvegarder des versions spécifiques à tout moment.

It is possible to remove colors if only to make the whole text clearer. I stopped doing it since there are only 2 persons contributing hence 2 colors… normally: I use the light brown, she uses light blue. Truth be told beginning was difficult and hectic and she kind of resisted the change. Anytime she had difficulties accessing the document it was the excuse to going back to using email. I persisted. Of course it is strange not having to send anything as whatever is written is saved almost instantly and stays there. Even better, we can be both on the document at the same time. ^_^

Il est possible d’enlever les couleurs ne serait-ce que pour rendre le texte plus clair. J’ai arrêté de le faire puisque nous ne sommes que 2 personnes d’où seulement 2 couleurs … normalement : j’utilise le marron clair, elle c’est le bleu clair. À la vérité le début fut difficile et compliqué et elle a fait de la résistance au changement. Toutes les fois qu’elle avait des difficultés à accéder au document c’était l’excuse pour revenir à l’email. J’ai persisté. Bien entendu c’est bizarre de ne pas avoir à envoyer quelque chose puisque tout ce qui écrit est sauvegardé presque instantanément et qu’il y reste. Mieux même, nous pouvons être tous les deux en même temps sur le document. ^_^

That other person is a 73 years old lady, my mother. Cette autre personne est une dame de 73 ans, ma mère.

demo

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What if an ESN existed outside the company? | Et si un RSE existait en dehors de l’entreprise?

This could be seen as a follow-up to a previous post where I was wondering ‘what we were waiting for‘. Not that I intend to repeat here what I wrote there and then but it seems to me that what I was calling for is/was actually already happening.

Cela pourrait être considéré comme un suivi à un billet précédent où je me demandais ce ‘…que nous attendions‘. Non pas que j’ai l’intention de répéter ici ce que j’écrivais alors, mais il me semble que ce que j’appelais alors, est / était effectivement déjà en train de se produire.

What I mean to say then was to build and to maintain an ESN inside the company. Whatever other external source, to me, looked like an insight of what said ESN should offer in terms of services, features and ergonomy.

Ce que je voulais dire alors était de construire et de maintenir un RSE à l’intérieur de l’entreprise. Quelle que soit la source alternative externe, pour moi, elle donnait un aperçu de ce que ledit RSE devait offrir en termes de services, en caractéristiques et ergonomie.

The thing is a real, solid ESN, one that makes available all those features Yammer, Linkedin, Twitter or Facebook offer cannot be built inside unless you’re head of the company’s IT department. Furthermore waiting for top management to decide favorably one cannot a rather long time.

Le fait est qu’un véritable et solide RSE, mettant à disposition toutes ces fonctionnalités que Yammer, offre Linkedin, Twitter ou Facebook offrent ne peut pas être construit à l’intérieur à moindre d’être le responsable du département informatique de l’entreprise. Par ailleurs attendre de la direction principale de décider favorablement on peut attendre longtemps.

In an ideal world, in some ideal company (which I’m still on the lookout for by the way) no new file of whatever format would be created unless its content would be new and shared. This could only result from preliminary inductions, besides traditionnal ones (safety, quality, environment,…), where this particular point would be thoroughly explained.

Dans un monde idéal, dans une entreprise idéale quelconque (dont je suis toujours à la recherche d’ailleurs) aucun nouveau fichier, quel que soit son format ne serait créé, sauf si son contenu était nouveau et partagé. Cela ne pourrait résulter que d’inductions préliminaires, outre ceux traditionnels (sécurité, qualité, environnement,…), où ce point particulier serait bien expliqué.

In an ideal world, I’m not sure aforementioned ideal company would actually need an ESN as it would have implemented, with rules and good behaviours, what ESN aims at: communication and collaboration.