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Archive for the ‘Wiki’ Category

Capitaine haddock

Like captain haddock pesky piece of sticky tape, some things can’t seem to fade away. I thought I had settled for good using OneNote© from when we changed for Windows XP to 7, with it as a bonus, in that package but the recent transition to W 10 put a stop to it.

Comme le capitaine haddock et son morceau embêtant de ruban adhésif, certaines choses ne semblent pas s'effacer. Je pensais m'être installé pour de bon en utilisant OneNote© depuis le passage de Windows XP à 7, avec cette application en prime, dans ce package, mais la transition récente vers W 10 y a mis un terme.

Long story short : the change of OS implied changing PC (which is normally an upgrade in most cases except that the one we were given had a smaller HD). No way all my notes would fit in and my request for a bigger HD was denied. All I was left with was : recording on an external HD. I had to make do with that, period.

Pour faire court: le changement de système d'exploitation impliquait de changer de PC (ce qui consiste normalement en une mise à niveau dans la plupart des cas, sauf que celui qui nous a été donné a un HD plus petit). Pas question que toutes mes notes tiennent et ma demande d'un HD plus grand a été refusée. Il ne me restait plus qu'à enregistrer sur un disque dur externe.Je devais faire avec, point.

The truth is : that ever growing space required to record notes using OneNote© had long concerned me. I had to either quit using the application or find another one, less data consuming (but as powerful if possible).

À dire vrai l'espace toujours croissant requis pour enregistrer des notes à l'aide de OneNote© m'inquiétait depuis longtemps. Je devais soit arrêter d'utiliser l'application, soit en trouver une autre, moins gourmande en données (mais aussi puissante si possible).

Tiddlywiki had never quite been out of my radar, I just didn’t feel right to use (hence maintain) multiple applications (my moto remains : one application for each task) at the same time. This was the opportunity to fully utilize it again.

Tiddlywiki n'avait jamais tout à fait été hors de mon radar, je ne me sentais pourtant pas d'utiliser (donc de maintenir) plusieurs applications (ma devise reste: une application pour chaque tâche) en même temps. C'était l'occasion de l'utiliser pleinement à nouveau.

Just so to be clear, Tiddlywiki does not allow one to record (virtually print like OneNote©) pages after pages. This explains why it remains lightweight. The drawback being one needs to summarize and prioritize which leads to a bit of time consuming effort.

Pour être clair, Tiddlywiki ne permet pas d'enregistrer (imprimer virtuellement comme OneNote ©) ​​des pages et des pages. Cela explique pourquoi il reste léger. L'inconvénient est qu'il faut résumer et hiérarchiser, ce qui entraîne un peu d'effort chronophage.

Another disadvantage is that it cannot be shared with other people. By essence it is a personel notebook one can save on a HD, a USB stick or, my choice, a Sharepoint directory. That way taking care of the safety of data is other people’s problem, I won’t have to fear any HD crash.

Un autre inconvénient est qu'il ne peut pas être partagé avec d'autres personnes. Par essence, c'est un cahier portable personnel que l'on peut enregistrer sur un disque dur, une clé USB ou, mon choix, un répertoire Sharepoint. De cette façon, prendre soin de la sécurité des données est le souci d'autrui, je n'aurai pas à craindre un crash du HD.

These 2 are the main inconvenients I know using Tiddlywiki. On the other hand it is highly customizable plus (and a major plus at that) a true community has blossomed ever since Jeremy Ruston released version¹ 1.0 in … 2004. This results in use cases by the hundreds, available on various plateforms not the least of which : Github.

Ce sont les deux principaux inconvénients que je connais en utilisant Tiddlywiki. Par ailleurs, il est hautement personnalisable plus (et même un gros plus) une véritable communauté s'est épanouie depuis que Jeremy Ruston a publié la version 1.0¹ en ... 2004. Cela se traduit par des cas d'utilisation par centaines, disponibles sur différentes plates-formes et pas la moindre : Github.

Now it may not be everybody’s cup of tea to type in specific codes only to format text (in a table, with a particular color, underlined, etc.). For instance @@color:red;example@@ will display example in red. Funny detail is that I had to switch to html editing to just make that happen in this particular case 🙂

Maintenant, ce n'est peut-être pas la tasse de thé de tout le monde de taper des codes spécifiques uniquement pour formater du texte (dans un tableau, avec une couleur particulière, souligné, etc.). Par exemple @@ couleur: rouge; exemple @@ affichera l'exemple en rouge. Le détail amusant est que j'ai dû passer à l'édition html pour que cela se produise dans ce cas particulier 🙂

What I find most remarkable about Tiddlywiki is that over time several developments were made; I picked only 2 : Maps and Timeline.

Ce que je trouve le plus remarquable à propos de Tiddlywiki, c'est qu'au fil du temps, plusieurs développements ont été réalisés; je n'en ai choisi que 2: Maps et Timeline.

I already wrote about the transclusion possiblity in an earlier post, it is a wiki after all; those who are familiar with Wikipedia would not be lost using this one.

J'ai déjà écrit sur la possibilité de transclusion dans un article précédent, c'est un wiki après tout; ceux qui connaissent Wikipédia ne seraient pas perdus en utilisant celui-ci.

¹ : to date we’re at versions 5.x /

¹ : à ce jour nous en sommes aux versions 5.x

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In computer science, transclusion is the inclusion of part or all of an electronic document into one or more other documents by reference.

I found out, recently, about what it really meant to implement ‘transclusion’ while tinkering with Tiddlywiki. In addition to using the feature it kept going round in my head that the concept could also be used elsewhere.

En informatique, la transclusion est l’inclusion par référence d’un document ou une partie d’un document dans un autre document.

J’ai découvert, récemment, ce que cela signifiait de mettre en plus une ‘transclusion’ alors que je bricolais avec Tiddlywiki. En plus d’utiliser cette fonction cela me trottait dans la tête que ce concept pouvait être utilisé ailleurs.

Adjacent picture illustrates well what ‘transclusion’ consists in : take a module – a ‘tiddler’ in Tiddlywiki – named B in which ‘foo’ is written. In order for module A to include ‘foo’ all what one needs to do is call B like so : {{B}}. The beauty of it is that whenever B would change so would A.

L’image ci-contre illustre bien en quoi ‘transclusion’ consiste : prenez un module – un ‘tiddler’ pour Tiddlywiki – appelé B dans lequel ‘foo’ est écrit. Pour que le module A inclue ‘foo’ tout ce qu’on a à faire est d’appeler B ainsi : {{B}}. L’intérêt est que chaque fois que B changerait A aussi.

From the moment I understood the concept and how to implement it I started to use the feature extensively with Tiddlywiki, so much so it kind of transformed the way I considered taking notes: why not consider a tiddler as elementary particle and build upon it, like assemblying lego™ bricks.

Du moment où j’ai compris le concept et comment le mettre en place j’ai commencé à utiliser la fonction de manière systématique avec Tiddlywiki, tant et si bien que ça en quelque sorte transformé ma façon de prendre des notes : pourquoi ne pas considérer un tiddler comme une particule élémentaire et bâtir dessus, comme d’assembler des briques de lego©.

A few month ago I wrote about having a wiki as document quality structure (though not exclusively so). This calls even more for such a change. Not only would documents be systematically up to date but this could ensure even better their consistence.

Il y a quelques mois j’ai écrit à propos d’une alternative wiki en tant que système documentaire qualité (mais pas seulement). Ceci appelle encore plus fort à ce changement. Non seulement les documents seraient systématiquement à jour mais ceci assurerait encore mieux leur cohérence.

Last but not least, my job would even become fun ^_^ / Enfin et non des moindres, mon travail en deviendrait amusant ^_^

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Onenote

When I changed job, back in July last year, the laptop I was given was operating under Windows© 7. Changing OS environment was dramatic enough (from XP) and from Office© 2003 to the 2010 version, I had not immediately noticed the supplementary application that came along in the package : OneNote©.

Quand j’ai changé de boulot, en Juillet de l’an dernier, l’ordinateur portable que l’on m’a donné tournait sous Windows© 7. C’était déjà assez radical de changer d’environnement (venant d’XP) et du pack Office© 2003 passer à la version 2010 que je n’ai pas immédiatement réalisé cette application supplémentaire dans le paquet : OneNote©

Any change, like changing job in my case, is an opportunity to start over, with a clean slate. I wrote a post about which of the two, tiddlywiki or Outloook©, I should use to best manage my activities. I didn’t know OneNote then…

Tout changement, comme de changer de boulot dans mon cas, est une chance de recommencer à zéro, avec une page vierge. J’ai écrit un billet sur lequel des deux, Tiddlywiki ou Outlook©, je devrais utiliser pour gérer au mieux mes activités. Je ne connaissais pas OneNote alors …

One major, paramout even, asset OneNote has : it integrates well with all other members of µsoft family with specific features dedicated to Outlook. Hard to beat that.

Un actif important, primordial même, de OneNote : il s’intègre bien avec tous les autres membres de la famille de µsoft avec des fonctions spécifiques dédiées à Outlook. Difficile de battre ça.

One feature that particularly flabbergasted me : pressing both keys, at the same time, Windows and S, allows one to capture a portion of screen for later use – like sticking up the screenshot into one blocknote for instance -. OneNote seems to work ubiquitously in the background.

Une fonction qui m’a particulièrement sidérée : presser 2 touches, en même temps, Windows et S, permet de capturer une portion d’écran pour l’utiliser plus tard – comme de coller l’image dans un bloc-note par exemple -. OneNote semble travailler en arrière plan et être omniprésent.

The same would require many steps using Tiddywiki: saving the screenshot > cropping it (using Gimp in my case to edit it) > saving it again > finally creating a link like so [img[path/image.jpg] in some tiddler.

La même chose requerrait plusieurs étapes en utilisant Tiddlywiki : enregistrer la copie d’écran > la retailler (avec Gimp dans mon cas pour cela) > l’enregistrer à nouveau > finalement créer un lien tel qu’ainsi [img[path/image.jpg] dans un tiddler quelconque.

This feature alone is really helpful with the company’s intranet. Counting hundreds of pages with structure lacking cohesion it’s more often than not utterly frustrating to find anything in it.

Cette fonction seule est vraiment utile pour l’intranet de l’entreprise. Avec des centaines de pages et une structure sans cohérence c’est souvent très frustrant d’y trouver quelque chose.

As I was mentionning the application to a colleague I miserably failed at answering the simple question : what is it for ? What does it do ? Unlike MS Word, Excel or Access, OneNote does not do one thing in particular. One could safely say that as a platform it gathers ‘notes’ be they spreadsheets, word documents but also audio files as well as videos. But, and that’s a major ‘but’, it does more than what any ordinary directory does : it allows one to create notes allowing others (provided they’re granted access) to edit and enrich its content.

Comme je mentionnais cette application à un collègue je n’ai simplement pas pu répondre à la simple question : Pour quoi est-ce ? Qu’est-ce que cela fait ? Au contraire de MS Word, Excel ou Access, OneNote ne fait pas une chose en particulier. On pourrait raisonnablement dire que, en tant que plateforme, il rassemble des ‘notes’ que ce soient des tableaux, des documents Word mais aussi des fichiers audio aussi bien que des vidéos. Mais, et c’est un ‘mais’ important, il fait plus que n’importe quel répertoire ordinaire : il permet de créer des notes tout en laissant la possibilité à d’autres (à la condition qu’ils y aient accès) d’éditer et d’en enrichir le contenu.

Like a wiki / Tel un wiki

There, the word is out. The only feature OneNote doesn’t have (to my knowledge) that Tiddlywiki does : transcluding, meaning dynamically including a document or part of a document into another document by reference.

Voilà, le mot est lâché. La seule fonction que OneNote n’a pas (à ma connaissance) et qu’a TiddlyWiki fait : Transclure, c’est à dire inclure dynamiquement un document ou une partie d’un document dans un autre document par référence.

This brings up the question I was almost certain to have answered until very recently, until I had a deep look into OneNote : how to best manage activities.

Ceci ramène la question à laquelle j’étais presque certain d’avoir répondu jusqu’à très récemment, jusqu’à ce que je creuse OneNote : comment gérer au mieux ses activités.

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It could almost be a rhetorical question … except that it is a real question, which I’m not sure I have the answer to.

Ça pourrait presque être une question rhétorique … sauf que c’est une vraie question, pour laquelle je ne suis pas certain d’avoir la réponse.

It came to mind when we had our regular one hour team meeting during which everyone says what. his/her week consisted in, what (s)he’d been working on, what his/her plan was for the coming week.

Ça m’est venu à l’esprit alors que nous avions notre réunion habituelle d’une heure pendant laquelle tout le monde dit en quoi sa semaine a consisté, ce sur qu’il/elle a travaillé, ce qui est prévu pour la semaine à suivre.

There is something I particularly despise : redundant note taking, recording things multiple times for the sake of : saving them of course but also feeding various reports (as many as the hieracky sees fit).

Il y a quelque chose que je déteste particulièrement : les doublons dans la prise de note, enregistrer les choses plusieurs fois pour : les garder bien sûr mais aussi nourrir différents rapports (autant que la hiérarchie juge opportun).

I’ve been ‘fiddling’ with TiddlyWiki ever since I seriously started to use it as my knowledge management system. For anybody who’s not afraid of getting one’s hands dirty (meaning : playing with code) it’s a wonderful tool (along with discussion groups which are just gold mines).

Je ‘bidouille’ avec Tiddlywiki depuis que je l’utilise sérieusement comme mon système de gestion de connaissance. Pour quelqu’un qui n’a pas peur de mettre les mains dans le cambouis (traduction : jouer avec du code) c’est un super outil (en plus de groupes de discussions qui sont des vraies mines d’or).

There’s (at least) one problem though: I usually get my work assignments via email (we haven’t jumped ship yet consequently no fancy plateforms for us to play with) I therefore set up my Outlook© (2010 version, thank you) so as to make the best of flags, categories, you name it.

Il y a (au moins) un problème pourtant : je reçois généralement mes tâches par email (nous n’avons pas encore fait le saut donc pas de jolie plateforme avec laquelle jouer) aussi ai-je paramétré mon Outlook© (version 2010, merci) pour profiter à plein des drapeaux et autres catégories.

A simple – though efficient – way to tackle projects follows the 4 Ds rule : Delete it¹, Do it, Delegate it or Defer it. For the record : I never delete any of my emails + I archive them all + I ‘categorize’ them all + flag those I need to defer. The next step I guess will be to find a way to economically (time wise) summarize them all up into a easy to maintain, easy to read, easy to follow consolidated document, file, whatever.

Une simple – et pourtant efficace – façon d’adresser des projets suit la règle des 4 D (en anglais) : le Détuire, le faire, le déléguer ou le reporter. Pour info : Je ne détruis jamais aucun email + Je les archive tous + je les ‘catégorise’ tous + je ‘flag’ ceux qu’il me faut reporter. Je pense que la prochaine étape consistera à trouver une façon économique (du point de vue temps) d’en faire une résumé facile à maintenir, à lire, et à suivre en un document, un fichier, quel qu’en soit la forme.

I’m not ready to give up on any of my tools, none could 100% replace any other one anyway so why waste time trying. Still, I need one or the other to deliver a clear summary of my activities while remaining simple and low maintenance.

Je ne suis pas près d’abandonner l’un ou l’autre de mes outils, aucun ne pourrait remplacer à 100% un autre de toutes façons aussi pourquoi perdre du temps à essayer. Pourtant, j’ai besoin que l’un d’entre eux puisse fournir un résumé clair de mes activités tout en demeurant simple et requérant peu d’entretien.

Like I wrote when I started this post: this is a question, a work that remains in progress … not for too long I hope. Comme je l’ai écrit au début de ce billet : ceci est une question, un projet encore en cours … pas pour trop longtemps j’espère.

Edit (29/11/2014) : I guess TiddlyWiki has won, for now, the right to manage my activities. I was battling with the way to display my journal efficiently and, after I asked a question on the google group dedicated to TiddlyWiki development, got the answer (here’s where ).

Je pense que TiddlyWiki a gagner, pour le moment, le droit de gérer mes activités. Je me battais avec la façon de lister mon journal de façon efficace et, après avoir posé la question sur le groupe google dédié au développement de TiddlyWiki, ai eu la réponse (ici, en anglais)

¹ : ‘it’ being an email / ‘le’ étant l’email tiddlywiki, access, outllook

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I can’t believe that over the years I have maintained this blog I haven’t written once about TiddlyWiki. In a nutshell it’s a non linear personal web notebook… which doesn’t mean much to many I suppose. There’s no point copying and pasting here descriptions of what it does there, right ? Makes more sense to explain what it does for me and how I use it.

Je n’arrive pas à croire que pendant toutes ces années durant lesquelles j’ai tenu ce blog je n’ai pas écrit une fois à propos de TiddlyWiki. En un mot c’est une prise de note sur le web non linéaire… ce qui ne signifie pas grand chose à beaucoup je suppose. Il n’y a pas grand intérêt à ce que je copie et que je colle ici une description de ce qu’il fait, n’est-ce pas ? Ça fait plus sens d’expliquer de ce qu’il fait pour moi et comment je l’utilise.

I changed job last July; this implied (still does) a great deal of new stuff to learn : acronyms, definitions, links, procedures, instructions but also people and a whole organization. I simply didn’t see fit to merely write down all these elements on a notebook. Why, everything is electronically accessible to begin with and searching a term, a phrase, any word within tens of pages is an exercise an engine remains to be invented for.

J’ai changé de boulot en Juillet dernier; ceci a impliqué (ce n’est pas terminé) beaucoup de choses à apprendre : des acronymes, des définitions, des liens, des procédures, des instructions mais aussi des personnes et toute une organisation. Je n’ai tout simplement pas vu possible d’écrire tous ces éléments sur un cahier. Pourquoi, d’abord tout est électroniquement accessible puis rechercher un terme, une phrase, n’importe quel mot dans des dizaines de pages est quelque exercice qu’un moteur de recherche reste encore à créer.

temporaire2

Above is a (bad, I know, I can’t seem to be able to make it better) partial screenshot of the upper part of any TiddlyWiki. Imagine writing down all aforementioned informations in a single Word©®™ document; how long do you think before it becomes bloated (no matter how nicely paragraphed) ? Here, one clicks on + to create a card (called ‘Tiddler’, don’t ask me why) where one can write things down. The neat part is that once done, just click on X to close said tiddler and clear things up. Nothing is deleted but simply masked or unmasked as one wishes.

Ci-dessus une (mauvaise, je sais, je ne parviens pas à faire mieux) image partielle d’écran de la partie supérieure de n’importe quel TiddlyWiki. Imaginez écrire toutes les informations dans un seul fichier Word©®™; combien de temps pensez-vous avant que celui-ci devienne énorme (aussi nettement divisé en paragraphes qu’il puisse être) ? Ici, on clique sur + pour créer une carte (nommée ‘Tiddler’, ne me demandez pas pourquoi) dans laquelle on peut écrire. Le côté sympa est que une fois fait, il suffit de cliquer sur X pour fermer ledit tiddler and désencombrer l’écran. Rien n’est détruit mais simplement masqué ou démasqué à la demande.

To me how things look is key and having the possibility to tidy a space is a feature I expect to be readily available. Equally important is ubiquity : my work is mostly sedentary which doesn’t mean I don’t travel every now and then, with my laptop (e.g. In the last 2 weeks I’ve spent a few days away from office). I need my data with me at all time and, since I’m not 100% confident in my hard disk¹, I record everything on the company’s network.

Pour moi l’aspect est important et avoir la possible de ranger un espace est une fonction que je m’attends à être facilement accessible. Tout aussi important est l’omniprésence : mon travail est principalement sédentaire ce qui ne signifie pas pour autant que je ne voyage pas de temps à autre, avec mon laptop (e.g. dans les 2 dernières semaines j’ai passé quelques jours en dehors du bureau). J’ai besoin de mes données avec moi à tout moment et, comme je n’ai pas 100% confiance en mon disque dur¹, j’enregistre tout sur le réseau de l’entreprise.

Did I say TiddlyWiki is light ? It is a bit above 1Mo, empty (alright it doesn’t weigh only a few tens of kilos but in this day and age what does?). Here again the neat part is that unlike a Word document which dramatically inflates as one adds pictures here it almost doesn’t : images are stored elsewhere².

Ai-je dit que Tiddlywiki est léger . Il fait juste un peu au dessus de 1Mo, vide (d’accord ça ne pèse pas que quelques dizaines de kilos mais qu’est-ce qui le fait à notre époque?). Ici encore l’aspect sympa est que à la différence d’un document Word qui gonflent rapidement au fur et à mesure que l’on y ajoute des images ici ça ne le pratiquement pas : les images sont stockées en dehors².

I’ll probably have a harder time selling the easy-to-operate part but that’s OK. The image I put above shows basically all the tools available, one isn’t given all that much more (though one is allowed to snoop around). One needs to bear in mind that it’s a wiki but (and that’s what makes this one simple to use) it doesn’t require to install anything like a server and a database. Everything fits into one single file and this alone makes it a superb work.

J’aurais probablement plus de mal à vendre la partie facilité-d’utilisation mais ça ne me gêne pas. L’image que j’ai ajoutée ci-dessus montre simplement tous les outils disponibles, il n’y en a pas beaucoup plus (bien qu’il soit permis de fouiner). Il faut avoir à l’esprit que c’est un wiki mais (et c’est ce qui rend celui-ci aisé à utiliser) il ne requiert pas d’installer un serveur et une base de données. Tout tient en un seul fichier et ceci seul suffit à en faire un superbe travail.

I installed and started to fill in my tiddlywiki a little over a month now and it already counts tens of tiddlers. As I specifically dedicated one to my activity log I routinely open the file³ the minute the PC is done booting up, along with Outlook©®™. I remember fantasizing about a wiki being a viable and improved alternative solution to most document structures. I’m well aware this won’t happen any time soon (if at all), but I see this solution working pretty much like an exoskeleton : no change inside but additional features (if only by way of links) working like add-ons work with applications such as Excel©®™, Word©®™, etc.

J’ai installé mon tiddlywiki il y a maintenant un peu plus d’un mois et il compte déjà des dizaines de tiddlers. Comme j’en ai spécifiquement dédié un à mon journal d’activité j’ouvre automatiquement le fichier³ juste après que le PC ai fini de booter, en même temps que Outlook©®™. Je me souviens avoir fantasmé à propos d’un wiki en tant que solution viable et améliorée à la plupart des structures documentaires. Je suis tout à fait conscient que cela n’arrivera pas avant longtemps (et si même ça arrivera un jour), mais je vois cette solution comme l’équivalent d’un exosquelette : pas de changement en interne mais des ajouts de fonctions (ne serait-ce qu’avec des liens) à la manière des add-ons pour des applications telles que Excel, Word, etc.

It’s surprisingly very comforting knowing that a simple knowledge management is at hand.

C’est surprenant combien est réconfortant le fait de savoir qu’un gestionnaire de connaissance est à portée de main.

¹ :  failing HD is a common / des disques durs qui plantent ça arrive.

² : TiddlyWiki being written in HTML a file is merely a structure / TiddlyWiki étant écrit en HTML un fichier est simplement une structure.

³ : which I access via my browser (preferably Firefox) / Auquel j’accède via mon navigateur (Firefox de préférence)

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Quality is one my few trades. I started out in Metrology then progressed into (after I majored in) Quality. Over the last, what, 10 years I specialized in creating and maintaining databases while remaining in Quality. I’ve had the chance to follow closely the evolution of the internet from its, now old, 1.0 format to the 2.0 one.

La Qualité est une de mes quelques professions. J’ai commencé en Métrologie puis ai progressé (après des études) en Qualité. Depuis les, quoi, 10 dernières années je me suis spécialisé dans la création et le maintien de bases de données tout en restant en Qualité. J’ai eu la chance de suivre de près l’évolution de l’internet de son vieux (maintenant) format 1.0 à l’actuel 2.0.

Wikis, to me, represent the ultimate form of collaboration as they synthesize just about anything there is when one considers having multiple contributors working together (from them communicating to the end result, whatever that may be).

Les wikis, pour moi, représentent la forme ultime de collaboration en ce qu’ils synthétisent à peu près tout quand on veut que plusieurs contributeurs travaillent ensemble (d’eux communiquant jusqu’au résultat final, quel que cela soit). 

Follows a typical quality document structure. I’m fine with it. There’s no denying that there is a hierarchy in documents depending upon what they’re meant for.

Quality documentation structure

Ci-après un structure documentaire qualité typique. Je n’ai pas de problème avec cela. On ne peut nier qu’existe une hiérarchie des documents en fonction de ce pour quoi ils sont destinés.

Structure Qualité documentaire

I have more problems with the way all levels mesh with each other as well as within themselves.

J’ai plus de problèmes avec la façon qu’ont les niveaux de s’articuler entre eux ainsi qu’en eux-mêmes.

Here’s my attempt to sketch how:

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

Easy to undertand that such an architecture triggers a multiplication of exchanges (mostly by means of emails, of course). Major drawbacks: 1 – need to consolidate all infos scattered all over the place 2 – need to prioritize changes (hence minor versus major versions) 3 – need to manage, in parallel, ‘drafts’.

Il est facile de comprendre qu’une telle architecture engendre une multiplication d’échange (la plupart du temps au moyen d’emails, bien sûr).  Principaux défauts : 1 – nécessité de consolider toutes les infos éparpillées partout 2 – nécessité de prioriser les changements (d’où des versions mineures vs majeures) 3 – nécessité de gérer, en parallèle, ‘des  brouillons’.

Same architecture within a wiki:

same archictecture but within a wiki

same archictecture but within a wiki

No need for any specific vehicule to convey changes as any of them (be they major or minor) is readily recorded. Here’s a link to a post I wrote last february; I can only urge one to view the über interesting 2 mn long video at its very beginning: “Wikis in Plain English“. Infos are consolidated all along, no priorization needed nor is it necessary to manage drafts. Icing on the cake, one is always sure to use updated version.

Nul besoin d’un relais spécifique quelconque pour acheminer les changements puisque le moindre d’entre eux (qu’ils soient mineurs ou majeurs) et immédiatement enregistré. Voici un lien vers un billet écrit en février dernier; je ne peux que vous recommander de regarder la très intéressante vidéo de 2 minutes à son tout début : “Wiki in Plain English“. Les informations sont consolidées au fil de l’eau, pas besoin de priorisation pas plus qu’il nécessaire de gérer des brouillons. Cerise sur le gâteau, on est toujours sûr d’utiliser la dernière version.

What if there should a be a disagrement over any particuler point ? There is the possibility to discuss (often available as a device option), plus one may easily revert to previous version, any previous one for that matter (in addition to being able to compare versions).

Et s’il y avait un désaccord sur n’importe quel point en particulier ? Il y a la possibilité de discuter (souvent disponible en tant qu’option périphérique), de plus on peut aisément revenir à la version antérieure, n’importe laquelle d’ailleurs (en plus que d’être capable de comparer les versions).

Want to try that exercice with current document management system ? Vous voulez essayer cet exercice avec le système de gestion documentaire actuel ?

 

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