Smart forms in place of data bases ? | Des formulaires intelligents au lieu de base de données ?

Let me be clear on this «smart form» thing and what, in my mind, it represents : one knows what a pdf form is: «Each PDF file encapsulates a complete description of a fixed-layout flat document, including the text, fonts, graphics, and other informations needed to display it whatever the application.» in other word, it’s an image, it’s a photo of a form encapsulating content of whatever format into a single document one supposedly cannot change.¹

Permettez moi de clarifier ce truc de «document intelligent» et ce que ça signifie, pour moi : on sait ce qu’est un document pdf : «le document PDF […] préserve les polices de caractères, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document source, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour le lire.» En d’autres termes, c’est une image, une photo d’un formulaire comprenant du contenu de formats divers en un seul document que l’on ne devrait pas savoir modifier¹.

I came to realize there was something wrong in the way we were addressing, at work, the database issue : we started off with one particular set of datas (non conformances) and, because it’s also part of our job, it didn’t take long before we figured it would also be great if we could add various follow-ups (audits, inspections, corrective actions, etc.).

J’ai réalisé qu’il y avait quelque chose qui n’allait pas dans la façon que l’on avait d’aborder, au travail, le problème base de données : nous avons commencé avec un jeu de données (des non-conformités) et, parce que cela fait aussi partie de notre travail, ça ne nous a pas pris longtemps avant de nous figurer que ça serait bien si nous pouvions lui ajouter aussi différents suivis (des audits, des inspections, des actions correctives, etc.).

So basically the database is not even finished and running that we already add disruptive elements in it. The whole logic of its construction with one set of fields should then normally be reconsidered but because of budget constraints and the time factor that job is almost never done and from then on we’re in trouble.

Donc la base de données n’est simplement pas encore finie et en production qu’on lui ajoute des éléments perturbateurs. Toute la logique de sa construction avec un jeu de champs devrait alors être reconsidérée mais pour des raisons de contraintes budgétaires et de temps ce travail n’est presque jamais fait et dès cet instant on est mal.

I wrote about organizing documents like playing lego© some months ago (almost a year now, God time flies!). Basically this holds true if one (understand here an entity, an organization) figures out what its smallest brick is; from then on the ‘game’ consists in playing transcluding elements. In my opinion, this might be possible in very small entities, with a very good understanding of what a highly intergrated structured documents system implies. Or if said entity uses a wiki …

J’ai déjà parlé d’organiser des documents comme de jouer aux lego© il y a quelques mois (presqu’un an, comme le temps passe!). En fait ceci est surtout vrai si on (comprendre ici une entité, une organisation) sait en quoi sa plus petite brique consiste; à partir de là le ‘jeu’ consiste à jouer à transclure des éléments. À mon avis ceci n’est possible que dans une très petite entité, avec une bonne compréhension de ce qu’implique un système documentaire très intégré. Ou si ladite entité utilise un wiki …

I started with a definition of a pdf document, I’d like now to introduce the element making it «smart» or, at least, «rich» : the possibility to add fields (text, date, image even,…). All entities produce documents, how would one know what they work/ed on otherwise ? This is where the connection with a database may be established : feeding fields in databases with the content of fields in pdf documents. Wouldn’t it be a lot easier for each entity to be given a blank form for them to add whatever fields and have them diplayed as they fancy it ?

J’ai commencé avec la définition d’un document pdf, j’aimerais maintenant introduire l’élément le rendant «intelligent» ou, du moins, «riche» : la possibilité d’y ajouter des champs (texte, date, même une image, …). Toutes les entités  produisent des documents, comment saurait-on sur quoi elles (ont) travaillent/é autrement ? C’est ici que la connexion avec une base de données s’établit : nourrir les champs dans les bases de données avec le contenu des champs des documents pdf. Est-ce que ça ne serait pas plus facile pour chaque entité qu’on lui donne un document vierge à elles d’y ajouter des champs et de les y disposer comme elles le souhaitent ?

Asking the IT department to come into play at the very early stages of designing a database seems logical, it might not be such a good idea though. Each department, be they in Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … needs, at first, to define their own ways of documenting work, of classifying it, archiving, retrieving it (or failing to sometimes). As they produce documents along side their activity, those documents never fail to meet same requirements : title, description, codes sometime, dates, names, … they may even have unique identifications (which, for someone who designs databases, is a godsend).

Demander à la DSI d’intervenir dès les premières étapes de la construction d’une base de données peut sembler logique, elle pourrait pourtant ne pas être une si bonne idée. Chaque département, qu’il soit Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, … a besoin, au début, de définir sa propre façon de documenter les travaux, de la classifier, de l’archiver, de le retrouver (ou de ne pas y parvenir parfois). Comme il produit des documents, en parallèle de ses activités, ces derniers n’échappent pas à la même règle : un titre, une description, des codes parfois, des dates, des noms, … ils peuvent même avoir des identifications uniques (ce qui, pour quelqu’un créant des bases de données, est pain bénit).

Take the picture at the top, we would be between the 2nd and the 3rd step : all pdf forms, with fields (2nd) from each department would need to have some fields which names and formats would be exactly the same³ so that a database would have no problem importing their datas. That’s when IT would come into play : along with ‘actors’² they would define all necessary key elements the latter should bring for IT to play with and design a database.

Prenez l’image du dessus, nous serions entre l’étape 2 et 3 : tous les formulaires pdf, avec les champs (2nde étape) de chaque département devraient avoir quelques champs dont le nom et le format seraient exactement pareils³ de telle façon qu’une base de données n’auraient aucun problème à importer leurs données. C’est là que la DSI interviendrait : avec les ‘acteurs’² ils définiraient tous les éléments clés nécessaires à fournir pour que la DSI puissent jouer avec et construire la base de données.

In other words, a clear definition of roles and responsibilities for all, called into play at appropriate times | En d’autres termes, une définition claire et des rôles et des responsabilités pour tous, appelés à jouer aux moments appropriés.

¹ : in reality one can easily modify a pdf document | En réalité on peut aisément modifier un document pdf.

² : Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … | Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, …

³ : eg FieldName_Description, FieldName_Date, FieldName_Author, … | par exemple  ChampNom_Description, ChampNom_Date, ChampNom_Auteur, …

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Apprendre de jouer | Learning from playing

I don’t play games. The last ‘sophisticated’ computer game I played was Doom® in one of its last century/millenium versions. When I say ‘played’ I mean being kind of hooked to the game, dedicating time to it every day. We barely played at any so-called social games at my parents’, when I was a child. I remember we had a game of Monopoly® we, my siblings and I, rather enjoyed playing with but even that lasted, what, a few years.

Je ne joue à aucun jeu. Le dernier jeu ‘sophistiqué’ sur ordinateur auquel j’ai joué était Doom© dans une de ses versions du dernier siècle/millénaire. Quand je dis ‘joué’ je veux dire être plutôt accro au jeu, y passant du temps tous les jours.  Nous jouions à peine à aucun jeu dit sociaux chez mes parents, dans mon enfance. Je me souviens que nous avions un jeu de Monopoly© avec lequel nous, mon frère et ma sœur, aimions assez jouer mais même ça n’a duré que, quoi, quelques années.

We didn’t have a single card deck (one that would last long enough, without missing card that is) to play cards with so whenever we played cards at friends’ the only game I had no problem playing was snap on account of its simple rules.

Nous n’avions même pas de quoi jouer aux cartes (un paquet qui durerait suffisamment longtemps, sans qu’une carte ne manque en fait) aussi quand il nous arrivait d’y jouer chez des amis le seul jeu auquel je pouvais jouer sans problème était la bataille du fait de ses règles simples.

Playing was simply not part of my family’s traditions / Jouer ne faisait simplement pas partie des traditions familiales.

Yet, there is so much to learn from playing, besides the usual it-prevents-ones-brain-to-age-too-fast. I found that out when I dowloaded a tarot game on my tablet.

Et pourtant, il y a tant à apprendre de jouer, en dehors de l’habituel ça-empêche-le-cerveau-de-vieillir-trop-vite. C’est ce que j’ai découvert quand j’ai téléchargé un jeu de tarot sur ma tablette.

Nothing fancy, miles away from mainstream blockbusters aka MMOG (Massively Multiple Online Games), only a plain card game. I don’t even use the online version, happy playing ‘against’ the computer. That way I can make as many mistakes as I care to I won’t suffer disparaging remarks letting me know how much I suck at it ^_^

Tout simple, à des kilomètres des grosses productions courantes encore appelées MMOG (Jeu en Ligne Massivement Multijoueurs), un bête jeu de cartes. Je  n’utilise même pas la version en ligne, me contentant de jouer ‘contre’ l’ordinateur. De cette façon je peut faire autant d’erreurs que je veux je n’aurai pas à souffrir les remarques désobligeantes comme quoi je suis nul. ^_^

I was always said that Tarot is predominately a memory matter : the more cards (face cards in addition to trump cards) one remembers (whether they’ve been played or not) the better. Problem is : I have a poor memory.

On m’a toujours dit que le Tarot est principalement une affaire de mémoire : le plus de cartes (les figures en plus des atouts) on se souvient (joués ou pas) mieux c’est. Problème : j’ai une mauvaise mémoire.

My two or three opponents have in common that they use the same program. I don’t how much they know of each hand other players have but one thing for sure : they follow the same routine. That, in a way, is reassuring, as I don’t have to deal with any other variable but values of cards themselves.

Mes 2 ou 3 opposants ont en commun qu’ils utilisent le même programme. J’ignore à quel point ils connaissent la main des autres joueurs mais une chose est sûre : ils suivent la même routine. Cela, d’une certaine façon, est rassurant dans le sens où je n’ai pas à me préoccuper d’autres variables que la valeurs des cartes elles mêmes.

Le learning curve is easier that way. L’apprentissage en est d’autant facilité.

It doesn’t escape me that eventually one needs to ‘interact’ with humans but, after all, doesn’t any human operate according an only slightly more sophisticated program than computers ? It doesn’t escape me either that this all may sound like over summarizing things but, as I progressed whilst playing, I realized that what one really needs is knowing who one plays with.

Ça ne m’échappe pas que que l’on doit à un moment ou à un autre interagir avec des humains mais, après tout, est-ce que n’importe quel humain n’opère pas selon un programme seulement un peu plus complexe que les ordinateurs ? Il ne m’échappe pas non plus que tout ceci peut paraître outrageusement résumé mais, au fur et à mesure que je progressais dans mon jeu, j’ai réalisé que ce qui est réellement nécessaire de savoir est de connaître ceux avec qui l’on joue.

I already wrote about simulating as a way to improve chances of success in implementing decisions (a new tax, a new road, a new hospital, …). In this case the matter is more personal : better not get polluted by unpredictability whilst acquainting oneself with a game, any game.

J’ai déjà écrit à propos de la simulation en tant que moyen d’améliorer ses chances de succès dans la mise en place de décisions (une nouvelle taxe, une nouvelle route, un nouvel hôpital, …). Dans ce cas ci le sujet est plus personnel : mieux vaut ne pas être pollué par de l’imprévisibilité en se familiarisant à un jeu, n’importe lequel.

I haven’t managed to win, yet, but I’m definitely getting better and I think so does my memory.

Je n’ai pas, encore, réussi à gagner mais je m’améliore et je crois bien que ma mémoire aussi.

Edit : I finally won, today ! / J’ai finalement gagné, aujourd’hui

  

  

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Organizing documents like playing Lego™ | Organiser des documents comment jouer aux Lego©

In computer science, transclusion is the inclusion of part or all of an electronic document into one or more other documents by reference.

I found out, recently, about what it really meant to implement ‘transclusion’ while tinkering with Tiddlywiki. In addition to using the feature it kept going round in my head that the concept could also be used elsewhere.

En informatique, la transclusion est l’inclusion par référence d’un document ou une partie d’un document dans un autre document.

J’ai découvert, récemment, ce que cela signifiait de mettre en plus une ‘transclusion’ alors que je bricolais avec Tiddlywiki. En plus d’utiliser cette fonction cela me trottait dans la tête que ce concept pouvait être utilisé ailleurs.

Adjacent picture illustrates well what ‘transclusion’ consists in : take a module – a ‘tiddler’ in Tiddlywiki – named B in which ‘foo’ is written. In order for module A to include ‘foo’ all what one needs to do is call B like so : {{B}}. The beauty of it is that whenever B would change so would A.

L’image ci-contre illustre bien en quoi ‘transclusion’ consiste : prenez un module – un ‘tiddler’ pour Tiddlywiki – appelé B dans lequel ‘foo’ est écrit. Pour que le module A inclue ‘foo’ tout ce qu’on a à faire est d’appeler B ainsi : {{B}}. L’intérêt est que chaque fois que B changerait A aussi.

From the moment I understood the concept and how to implement it I started to use the feature extensively with Tiddlywiki, so much so it kind of transformed the way I considered taking notes: why not consider a tiddler as elementary particle and build upon it, like assemblying lego™ bricks.

Du moment où j’ai compris le concept et comment le mettre en place j’ai commencé à utiliser la fonction de manière systématique avec Tiddlywiki, tant et si bien que ça en quelque sorte transformé ma façon de prendre des notes : pourquoi ne pas considérer un tiddler comme une particule élémentaire et bâtir dessus, comme d’assembler des briques de lego©.

A few month ago I wrote about having a wiki as document quality structure (though not exclusively so). This calls even more for such a change. Not only would documents be systematically up to date but this could ensure even better their consistence.

Il y a quelques mois j’ai écrit à propos d’une alternative wiki en tant que système documentaire qualité (mais pas seulement). Ceci appelle encore plus fort à ce changement. Non seulement les documents seraient systématiquement à jour mais ceci assurerait encore mieux leur cohérence.

Last but not least, my job would even become fun ^_^ / Enfin et non des moindres, mon travail en deviendrait amusant ^_^

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offshoring memory needed | besoin de délocaliser la mémoire

Remember the craze about FourSquare and the wonders geolocation was meant to bring ? Long story short : I created an account there > failed to see the interest of 1 – telling my followers where I was, 2 – becoming a mayor > deleted my account and never regretted it. STILL I liked the geolocation idea.

On se souvient de la vogue Foursquare et les merveilles que la géolocalisation était supposée apportée ? En résumé : J’y ai créé un compte > n’ai pas vraiment vu l’intérêt de 1 – dire à mes ‘followers’ où j’étais, 2 – devenir maire > j’ai détruit mon compte et ne l’ai jamais regretté. POURTANT j’aimais l’idée de la géolocalisation.

Say you have a list of things to buy at the supermarket after work. Problem : you don’t know for sure when you’re there. Wouldn’t be nice to not worry about the time since you could geolocally declare the supermarket which, in turn, would trigger an alert only when you’re there ? The problem is one needs to constantly have its smartphone on and let know about its geolocation : it runs the battery down really fast and … so much for privacy.

Disons que vous avez une liste de choses à acheter au supermarché après le boulot. Problème : vous n’êtes pas sûr du moment où vous y serez. Est-ce que ça ne serait pas sympa de ne pas se préoccuper du temps puisque vous pourriez déclarer la géolocalisation dudit supermarché ce qui, en retour, lancerait une alerte une fois que vous y seriez ? Le problème est qu’on doit constamment avoir son smartphone allumé et faire savoir où l’on est : ça épuise la batterie très vie quant à l’aspect vie privée…

Setting up one’s agenda is fairly easy : meetings, appointments can be dealt with since they’re time related, all one needs is a clock. Anything to remember which relates to location can also be dealt with, thanks to GPS (although this involves a rather sophisticated chain of elements which may not be always accessible). What about anything one needs to remember which is neither time related nor location related : any type of event one should address a certain way only when it occurs ?

Définir son agenda is relativement facile : des réunions, des rendez-vous peuvent être gérés puisqu’ils dépendent du temps, tout ce dont on a besoin est d’une horloge. Tout ce dont on doit se souvenir qui dépendent d’une géolocation peuvent aussi être gérés, grâce au GPS (quoique ceci implique une chaîne relativement sophistiquée d’éléments qui peuvent ne pas être toujours accessibles). Qu’en est-il de tout ce qu’on doit se souvenir qui ne dépend ni du temps ni de la géolocation : n’importe quel événement qu’on doit aborder d’une certaine façon seulement lorsqu’il survient ?

It so happened that I had my gas central heating undergo maintenance recently. At one point the technician told me to pay special attention to the pressure of water; I should always make sure it never goes beyond a minimum and a maximum. Fair enough : “how often should I check this?” I asked. “Once to twice a year”. Not regular enough to even check on a monthly basis and, should it occur, would I even remember then what to do?

Il se trouve que j’ai eu ma centrale à gaz révisée récemment. À un moment le technicien m’a demandé de faire particulièrement attention à la pression d’eau; je devrais toujours m’assurer qu’elle ne dépasse pas un minimum et un maximum. D’accord : “tous les combien de temps devrais-je effectuer ce contrôle ?” ai-je demandé. “Seulement une à deux fois par an”. Pas assez régulièrement pour un contrôle même mensuel et, au cas où ça se passerait, est-ce que je me souviendrais même de ce qu’il faudrait faire ?

That’s what I tentatively illustrated in above drawing : the todo list next to an interrogation mark. You know what and where (though you don’t care about the latter info), you don’t know when which poses the whole problem of acting efficiently.

C’est ce que j’ai tenté d’illustrer dans le dessin ci-dessus : la liste de choses à faire à côté du point d’interrogation. Vous savez quoi et où (encore que cette dernière info vous est de nulle utilité), vous ne savez pas quand ce qui pose tout le problème d’agir efficacement.

This calls for a follow-up / Ceci appelle une suite

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Internet, what else ? | Internet, quoi d’autre ?

In the unlikely case one wouldn’t recognize this guy this is George Clooney, advertising Nespresso. He didn’t need to say much for that, getting away with a mere “What else”. Probably the most expensive 2 words in the history of publicity. 2 words with a high return though, Nespresso never complained for all I know.

Dans le cas hautement improbable où on ne reconnaîtrait pas cet individu, c’est George Clooney, faisant la pub pour Nespresso. Il n’a pas dû parlé beaucoup pour cela, s’en tirant avec un simple “What else¹ ” Probablement les 2 mots les plus chers de l’histoire de la publicité, 2 mots avec un fort retour cependant. Nespresso ne s’est jamais plaint pour ce que j’en sais.

Relationship with topic du jour ? None except for the 2 words. It just crossed my mind the other day that Facebook, after Twitter, after whatever social platform were,these days, sequentially celebrating birthdays. Almost a decade in most cases. Not much happened since then really hence the question : Internet, what else ?

Relation avec le sujet du jour ? Aucun exception faite des 2 mots. Cela m’a traversé l’esprit l’autre jour que Facebook, après Twitter, après je ne sais quelle autre plateforme célébraient, ces jours, tour à tour leur anniversaire. Presque une décennie dans la plupart des cas. Pas grand chose s’est passé depuis vraiment d’où la question : Internet, quoi d’autre  ?

It also struck me as odd that bloggers I usually follow (Claude Super, Anthony Poncier to name a few) were ‘recycling’ supposedly old posts of theirs. One doing that, without fearing being outdated, is a sign things barely change, if at all.

J’ai aussi trouvé étrange que des blogueurs que je suis habituellement (Claude Super, Anthony Poncier pour en nommer quelques-uns) ‘recyclaient’ des billets supposés être anciens. Quelqu’un agissant ainsi, sans crainte d’être dépassé, c’est un signe que les choses changent très peu, voire pas du tout.

I wrote, what are we waiting for end of 2011, a post in which I was basically saying : we have the means, we have the tools, what are we waiting for implementing them ? Looks like what I wrote then still holds true.

J’ai écrit, what are we waiting for² à la fin de 2011, un billet dans lequel je disais principalement : nous avons les moyens, nous avons les outils, qu’attendons-nous pour les mettre en place ? J’ai l’impression que ce que j’écrivis alors est encore valable.

Nespresso’s basic message is understandably: «why look further ? Here’s all you need». Concerning matters related to internet³ I am yet to be convinced not to look any further.

Le message principal de Nespresso est, c’est compréhensible : «pourquoi chercher ailleurs ? Voici tout ce dont vous avez besoin». À propos des questions relatives à l’internet³ on doit encore me convaincre de ne pas chercher plus loin.

¹ : wasn’t translated in french, which says a lot | N’a pas été traduit en français, ce qui en dit long

² : le titre est en anglais mais le billet est bilingue.

³ : and whatever revolves around its usage. / et tout ce qui tourne autour de sa pratique

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Does the tail wag the dog ? | Est-ce la queue qui remue le chien ?

Excerpt from Wikipedia : «Just days before a presidential election, a Washington, D.C. spin doctor (De Niro) distracts the electorate from a sex scandal by hiring a Hollywood film producer (Hoffman) to construct a fake war with Albania.

The film was released one »month before the outbreak of the Lewinsky scandal and the subsequent bombing of the Al-Shifa pharmaceutical factory in Sudan by the Clinton Administration, which prompted the media to draw comparisons between the film and reality.»

Extrait de Wikipedia¹ : «Des hommes d’influence est paru aux États-Unis moins d’un mois avant le début du scandale sexuel impliquant le Président Bill Clinton et une stagiaire de la Maison-Blanche, Monica Lewinsky.

Alors que le Président était au cœur de ce scandale qui domina la scène politique américaine en 1998 et 1999, les États-Unis s’engagèrent dans trois opérations militaires : l’Opération Renard du désert (Operation Desert Fox : trois jours de bombardements sur l’Irak alors même que la Chambre des représentants discutait la possibilité d’entreprendre des procédures pour destituer Bill Clinton), l’opération Infinite Reach  : deux attaques de missiles lancés sur des cibles terroristes au Soudan et en Afghanistan, seulement trois jours après une annonce télévisée dans laquelle le Président admettait avoir eu une « relation inappropriée » avec Lewinski) et l’intervention de l’OTAN en ex-Yougoslavie survenue quelques semaines après que Clinton ait évité la destitution.»

Why mentionning this movie which, apparently, has very little to do with (my) work – the very reason why this blog exists – ? Well , I’ve recently witnessed here and there, every now and then, occasions when I honestly was wondering whether people had a clear understanding of what their duty was.

Pourquoi mentionner ce film qui, apparemment, a très peu à voir avec le (mon) travail – raison première de l’existence de ce blog – ? En fait j’ai récemment été le témoin ici et là, de temps en temps, de circonstances qui m’ont honnêtement fait me demander si les gens avec une compréhension claire de ce qu’était leur devoir.

God knows how much of a proponent of collaborative work I’ve been, still am. My recent post concerning OneNote testifies enough how enthusiastic I become whenever I get acquainted with apps, methods that help in that regard.

Dieu sait quel promoteur du travail en collaboration j’ai été, suis encore. Mon billet récent à propos de OneNote témoigne assez bien de mon enthousiasme quand je prends connaissance d’applications, de méthodes qui aident à cet égard.

I guess enthusiasm is like a soufflé : it can only last so much and, more importantly, it takes very little for it to fall flat.

J’imagine que l’enthousiasme est comme un soufflé : il ne dure pas éternellement et, plus important, il lui faut très peu pour retomber.

Making fun of ideas is one of them; turning them down is hard enough for one to swallow but having them ridiculed is one sure way of killing the very desire to go further in any innovation process.

S’amuser d’idées en fait partie; les refuser est déjà assez dur pour quiconque à avaler mais les ridiculiser is la façon définitive de tuer même le désire de continuer tout processus d’innovation.

Is the tail wagging the dog? Apparently it is for some. The pool of persons willing to take part in any project is limited, by definition, in number as well as in time. Better learn how to manage it well to make it last.

Est-ce la queue qui remue le chien ? Tel semble être le cas pour certain. L’équipe volontaire pour participer à n’importe quel projet est limitée, par définition, en nombre aussi bien qu’en temps. Mieux vaut apprendre à la gérer au mieux pour la faire durer.

Hope to write a less bitter post next time / J’espère écrire un billet moins amère la prochaine fois.

 ¹ : qui n’est pas tout à fait le même que la version en anglais.

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A change that satisfies nobody | Un changement qui ne satisfait personne

It so happened that I recently acquired a new home. Until then, since I changed job, in June 2014, and moved to Burgundy (from Normandy), I had been renting a place something I was getting really tired of.

Il se trouve que je viens d’acquérir, récemment, un logement. Jusque là, depuis que j’ai changé de travail, en Juin 2014, et déménagé en Bourgogne (venant de Normandie), j’étais en location ce dont je commençais à vraiment me lasser.

We officially signed papers last week. Were present, the sellers, myself, a person from the real estate agency and 2 notaries (each one representing each party).

Nous avons officiellement signé les papiers semaine dernière. Étaient présents, les vendeurs, moi-même, une personne de l’agence immobilière et 2 notaires (chacun représentant chaque partie).

We spent a whole hour reading again papers both parties had manually signed, 3 months ago, as a preliminary purchase agreement at the real estate agency. Truth be told one of the notaries read out loud aforementioned papers that had been scanned as pdf documents and were displayed by a beamer on a screen.

Nous avons passé une heure entière à lire à nouveau des papiers que les deux parties avaient signé manuellement, il y a 3 mois, en tant que compromis d’achat à l’agence immobilière. En vérité un des notaires lut à haute voix lesdits papiers qui avaient été scannés en documents pdf et étaient projetés depuis un vidéoprojecteur sur un écran.

At the end of it all both parties were asked to electronically sign, only once!

À la fin on a demandé aux deux parties de signer électroniquement, juste une fois !

I remember the first time I purchased an apartment, over 10 years ago. No beamer then but fewer papers to sign and just an official bank cheque.

Je me rappelle quand j’ai acheté mon premier appartement, il y a un peu plus de 10 ans. Pas de vidéoprojecteur mais bien moins de papiers à signer et juste un chèque de banque.

What I witnessed this time around fails to convince me we progressed all much since then.

Ce à quoi j’ai assisté cette fois ci ne me convainc pas que nous avons progressé tant que ça depuis.

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A glimpse at OneNote … | Coup d’œil à OneNote …

Onenote

When I changed job, back in July last year, the laptop I was given was operating under Windows© 7. Changing OS environment was dramatic enough (from XP) and from Office© 2003 to the 2010 version, I had not immediately noticed the supplementary application that came along in the package : OneNote©.

Quand j’ai changé de boulot, en Juillet de l’an dernier, l’ordinateur portable que l’on m’a donné tournait sous Windows© 7. C’était déjà assez radical de changer d’environnement (venant d’XP) et du pack Office© 2003 passer à la version 2010 que je n’ai pas immédiatement réalisé cette application supplémentaire dans le paquet : OneNote©

Any change, like changing job in my case, is an opportunity to start over, with a clean slate. I wrote a post about which of the two, tiddlywiki or Outloook©, I should use to best manage my activities. I didn’t know OneNote then…

Tout changement, comme de changer de boulot dans mon cas, est une chance de recommencer à zéro, avec une page vierge. J’ai écrit un billet sur lequel des deux, Tiddlywiki ou Outlook©, je devrais utiliser pour gérer au mieux mes activités. Je ne connaissais pas OneNote alors …

One major, paramout even, asset OneNote has : it integrates well with all other members of µsoft family with specific features dedicated to Outlook. Hard to beat that.

Un actif important, primordial même, de OneNote : il s’intègre bien avec tous les autres membres de la famille de µsoft avec des fonctions spécifiques dédiées à Outlook. Difficile de battre ça.

One feature that particularly flabbergasted me : pressing both keys, at the same time, Windows and S, allows one to capture a portion of screen for later use – like sticking up the screenshot into one blocknote for instance -. OneNote seems to work ubiquitously in the background.

Une fonction qui m’a particulièrement sidérée : presser 2 touches, en même temps, Windows et S, permet de capturer une portion d’écran pour l’utiliser plus tard – comme de coller l’image dans un bloc-note par exemple -. OneNote semble travailler en arrière plan et être omniprésent.

The same would require many steps using Tiddywiki: saving the screenshot > cropping it (using Gimp in my case to edit it) > saving it again > finally creating a link like so [img[path/image.jpg] in some tiddler.

La même chose requerrait plusieurs étapes en utilisant Tiddlywiki : enregistrer la copie d’écran > la retailler (avec Gimp dans mon cas pour cela) > l’enregistrer à nouveau > finalement créer un lien tel qu’ainsi [img[path/image.jpg] dans un tiddler quelconque.

This feature alone is really helpful with the company’s intranet. Counting hundreds of pages with structure lacking cohesion it’s more often than not utterly frustrating to find anything in it.

Cette fonction seule est vraiment utile pour l’intranet de l’entreprise. Avec des centaines de pages et une structure sans cohérence c’est souvent très frustrant d’y trouver quelque chose.

As I was mentionning the application to a colleague I miserably failed at answering the simple question : what is it for ? What does it do ? Unlike MS Word, Excel or Access, OneNote does not do one thing in particular. One could safely say that as a platform it gathers ‘notes’ be they spreadsheets, word documents but also audio files as well as videos. But, and that’s a major ‘but’, it does more than what any ordinary directory does : it allows one to create notes allowing others (provided they’re granted access) to edit and enrich its content.

Comme je mentionnais cette application à un collègue je n’ai simplement pas pu répondre à la simple question : Pour quoi est-ce ? Qu’est-ce que cela fait ? Au contraire de MS Word, Excel ou Access, OneNote ne fait pas une chose en particulier. On pourrait raisonnablement dire que, en tant que plateforme, il rassemble des ‘notes’ que ce soient des tableaux, des documents Word mais aussi des fichiers audio aussi bien que des vidéos. Mais, et c’est un ‘mais’ important, il fait plus que n’importe quel répertoire ordinaire : il permet de créer des notes tout en laissant la possibilité à d’autres (à la condition qu’ils y aient accès) d’éditer et d’en enrichir le contenu.

Like a wiki / Tel un wiki

There, the word is out. The only feature OneNote doesn’t have (to my knowledge) that Tiddlywiki does : transcluding, meaning dynamically including a document or part of a document into another document by reference.

Voilà, le mot est lâché. La seule fonction que OneNote n’a pas (à ma connaissance) et qu’a TiddlyWiki fait : Transclure, c’est à dire inclure dynamiquement un document ou une partie d’un document dans un autre document par référence.

This brings up the question I was almost certain to have answered until very recently, until I had a deep look into OneNote : how to best manage activities.

Ceci ramène la question à laquelle j’étais presque certain d’avoir répondu jusqu’à très récemment, jusqu’à ce que je creuse OneNote : comment gérer au mieux ses activités.

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Innovate they ask; what’s in it for me I reply | Innovez demande-t’on; je réponds, qu’est-ce que j’y gagne ?

Innovation seems to be my new entity’s new motto, there is even a team dedicated to it. As I changed position in the course  of this year I kept receiving, for a couple of months, news from my former entity where, what a coincidence, innovation is also emphasized.

L’innovation semble être la devise de ma nouvelle entité, il y a même une équipe qui lui est dédié. Comme j’ai changé de job au cours de l’année j’ai continué à recevoir, pendant quelques mois, des infos de mon ancienne entité où, comme par hasard, l’innovation est aussi mise en avant.

I’m all for innovation being part of everyone’s scope of activity, I even wrote about purposely regularly dedicating a decent amount of time, to it . Making a common goal, a commitment that is shared by many, can only be more productive.

Je suis complètement pour que l’innovation fasse partie du champ d’activité de chacun, j’ai même écrit à ce propos, de dédier régulièrement et à dessein une partie de son temps à ça. En faire un but commun, une implication mutualisée, ne peut qu’en être plus productif.

Of course, in order to achieve success, a bonus of … 500€ (maximum) was decided. That makes me cringe; excuse me but that’s a petty amount of money. It would be nice to have it in the pocket but hardly enough to make me seriously spend a reasonable amount of time for a good idea, if any thoughtful innovation is to be expected.

Bien sûr, pour y parvenir, une prime de … 500 € (maximum) a été décidée. Cela me fait grincer des dents; excusez-moi, mais c’est une somme minable bien peu généreuse. Agréable à avoir dans la poche, mais à peine suffisant pour me faire sérieusement passer une quantité raisonnable de temps pour une bonne idée, pour toute innovation réellement réfléchie.

You give a little you get a little / Tu donnes peu tu as peu.

No incentive for team working either. Rather peculiar at a time when working collaboratively proved to be a necessity.

Pas d’incitation à travailler en équipe non plus. Plutôt étrange en un temps ou collaborer s’avère nécessaire.

Alexander Fleming may have discovered, alone, penicillin but that was ages ago, today’s discoveries can only be the result of team work.

Alexandre Fleming a peut être découvert, seul, la pénicilline but c’était il y a longtemps, les découvertes d’aujourd’hui ne peuvent qu’être le résultat d’un travail d’équipe.

As for the ideas themselves, who reviews them, is there any commitee, on what basis/criteria : no clue. I only know that a panel of self appointed ‘experts’ do evaluate proposals and reject/accept them periodically their conclusions being listing in a simple spreadsheet.

Quant aux idées elles-mêmes, qui les revoit, y-a-t’il un comité, sur quelle base, quel critère : aucune idée. Je sais seulement qu’un panel d’experts autoproclamés évalue les propositions et les rejette ou les accepte périodiquement leurs conclusions étant listées sur un simple tableur.

The message this process conveys couldn’t be worse if you tried: cheap rewarding + obscure and unilateral evaluation.

Le message que cette façon de faire envoie ne pourrait pas être pire : une rétribution peu gratifiante + une évalution unilatérale et obscure.

What if an idea resulted in 10 000, 50 000, 100 000 € being saved? Couldn’t a percentage be agreed upon instead of a lousy 500€ bonus? What about asking people themselves to take part in the evaluation of ideas ? We’re in the Facebook, LinkedIn, Twitter and Google+ age, hello! Does ‘thumb up’, +1 or ‘like’ ring your bell?

Et si un idée amenait à ce que 10 000, 50 000, 100 000 € soient économisés ? Est-ce qu’on ne pourrait pas s’entendre sur un pourcentage plutôt qu’une pauvre prime de 500€? Pourquoi ne pas demander aux gens mêmes de participer à l’évaluation des idées ? Nous sommes à l’ère de Facebook, LinkedIn, Twitter et Google+, Allo! Est-ce que ‘thumb up’, +1 ou ‘j’aime’ vous dit quelque chose ?

We recently had our annual meeting where results were shared with the team, among which how many innovating ideas had been gathered : to be honest numbers were good. They’re expected to be even better next year. About 50% of all ideas that were submitted have been implemented. It is required that the panel be more selective in 2015 …

Nous avons eu, récemment, notre réunion annuelle durant lequel des résultats furent échangés avec l’équipe, parmi lesquels le nombre d’idées d’innovation : pour être franc c’était bon. Il est attendu que celui-ci soit encore meilleur l’an prochain. Environ la moitié des idées soumises a été mise en place. Le comité devra être plus sélectif en 2015 …

The process to let whomever provided an idea that  it’s been rejected better be good.

Le processus pour faire savoir à quiconque a fourni une idée que celle-ci est rejetée a intérêt à être bon.

Edit (12/27/2014) : I just read this morning a post from Venturebeat about … innovation. Here’s an excerpt of something that, in my humble opinion, is an answer to above issue (regected ideas):

5. Archive all ideas, good and not so good. Ideas not viable today might just be perfect in the future. Lyn Heward, the former president and chief operating officer of Cirque du Soleil, described how the company warehouses failed or unused show ideas, sometimes finding the perfect use for an idea a decade later. It also catalogs unique talent in every corner of the globe and uses this database as an inspiration for future shows. To continue with its mission to “constantly evoke the imagination, invoke the senses, and provoke the emotions of people around the world,” Cirque du Soleil has developed some of the most advanced processes to continue to enable groundbreaking innovation.

 Edit (27/12/2014) : Je viens juste de lire ce matin un billet de Venturebeat à propos … d’innovation. Ceci est un extrait de quelque chose qui, à mon humble avis, est une réponse au problème plus haut (idées rejetées) :

5. Archiver toutes les idées, bonnes et moins bonnes. Des Idées pas viables aujourd’hui pourraient bien être parfaites dans l’avenir. Lyn Heward, l’ancien président et chef de l’exploitation du Cirque du Soleil, a décrit comment l’entreprise entrepose les idées de show inutilisées ou ayant échoué, leur trouvant parfois une utilisation parfaite une décennie plus tard. Il recense également des talents uniques dans tous les coins du globe et utilise cette base de données comme une source d’inspiration pour les spectacles à venir. Pour poursuivre sa mission d’ «évoquer sans cesse l’imagination, invoquer les sens, et provoquer les émotions des gens à travers le monde,” Cirque du Soleil a développé certains des processus les plus avancés pour continuer de permettre l’innovation révolutionnaire.

This is my last post of the year on this blog, I wish to thank all who either liked, left a comment or shared it.

Ceci est mon dernier billet de cette année sur ce blog, je souhaite remercier ceux qui ont aimé, laissé un commentaire ou l’ont partagé.

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How to best manage a journal of activities | Comment gérer au mieux un journal d’activités

It could almost be a rhetorical question … except that it is a real question, which I’m not sure I have the answer to.

Ça pourrait presque être une question rhétorique … sauf que c’est une vraie question, pour laquelle je ne suis pas certain d’avoir la réponse.

It came to mind when we had our regular one hour team meeting during which everyone says what. his/her week consisted in, what (s)he’d been working on, what his/her plan was for the coming week.

Ça m’est venu à l’esprit alors que nous avions notre réunion habituelle d’une heure pendant laquelle tout le monde dit en quoi sa semaine a consisté, ce sur qu’il/elle a travaillé, ce qui est prévu pour la semaine à suivre.

There is something I particularly despise : redundant note taking, recording things multiple times for the sake of : saving them of course but also feeding various reports (as many as the hieracky sees fit).

Il y a quelque chose que je déteste particulièrement : les doublons dans la prise de note, enregistrer les choses plusieurs fois pour : les garder bien sûr mais aussi nourrir différents rapports (autant que la hiérarchie juge opportun).

I’ve been ‘fiddling’ with TiddlyWiki ever since I seriously started to use it as my knowledge management system. For anybody who’s not afraid of getting one’s hands dirty (meaning : playing with code) it’s a wonderful tool (along with discussion groups which are just gold mines).

Je ‘bidouille’ avec Tiddlywiki depuis que je l’utilise sérieusement comme mon système de gestion de connaissance. Pour quelqu’un qui n’a pas peur de mettre les mains dans le cambouis (traduction : jouer avec du code) c’est un super outil (en plus de groupes de discussions qui sont des vraies mines d’or).

There’s (at least) one problem though: I usually get my work assignments via email (we haven’t jumped ship yet consequently no fancy plateforms for us to play with) I therefore set up my Outlook© (2010 version, thank you) so as to make the best of flags, categories, you name it.

Il y a (au moins) un problème pourtant : je reçois généralement mes tâches par email (nous n’avons pas encore fait le saut donc pas de jolie plateforme avec laquelle jouer) aussi ai-je paramétré mon Outlook© (version 2010, merci) pour profiter à plein des drapeaux et autres catégories.

A simple – though efficient – way to tackle projects follows the 4 Ds rule : Delete it¹, Do it, Delegate it or Defer it. For the record : I never delete any of my emails + I archive them all + I ‘categorize’ them all + flag those I need to defer. The next step I guess will be to find a way to economically (time wise) summarize them all up into a easy to maintain, easy to read, easy to follow consolidated document, file, whatever.

Une simple – et pourtant efficace – façon d’adresser des projets suit la règle des 4 D (en anglais) : le Détuire, le faire, le déléguer ou le reporter. Pour info : Je ne détruis jamais aucun email + Je les archive tous + je les ‘catégorise’ tous + je ‘flag’ ceux qu’il me faut reporter. Je pense que la prochaine étape consistera à trouver une façon économique (du point de vue temps) d’en faire une résumé facile à maintenir, à lire, et à suivre en un document, un fichier, quel qu’en soit la forme.

I’m not ready to give up on any of my tools, none could 100% replace any other one anyway so why waste time trying. Still, I need one or the other to deliver a clear summary of my activities while remaining simple and low maintenance.

Je ne suis pas près d’abandonner l’un ou l’autre de mes outils, aucun ne pourrait remplacer à 100% un autre de toutes façons aussi pourquoi perdre du temps à essayer. Pourtant, j’ai besoin que l’un d’entre eux puisse fournir un résumé clair de mes activités tout en demeurant simple et requérant peu d’entretien.

Like I wrote when I started this post: this is a question, a work that remains in progress … not for too long I hope. Comme je l’ai écrit au début de ce billet : ceci est une question, un projet encore en cours … pas pour trop longtemps j’espère.

Edit (29/11/2014) : I guess TiddlyWiki has won, for now, the right to manage my activities. I was battling with the way to display my journal efficiently and, after I asked a question on the google group dedicated to TiddlyWiki development, got the answer (here’s where ).

Je pense que TiddlyWiki a gagner, pour le moment, le droit de gérer mes activités. Je me battais avec la façon de lister mon journal de façon efficace et, après avoir posé la question sur le groupe google dédié au développement de TiddlyWiki, ai eu la réponse (ici, en anglais)

¹ : ‘it’ being an email / ‘le’ étant l’email tiddlywiki, access, outllook

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