A glimpse at OneNote … | Coup d’œil à OneNote …

Onenote

When I changed job, back in July last year, the laptop I was given was operating under Windows© 7. Changing OS environment was dramatic enough (from XP) and from Office© 2003 to the 2010 version, I had not immediately noticed the supplementary application that came along in the package : OneNote©.

Quand j’ai changé de boulot, en Juillet de l’an dernier, l’ordinateur portable que l’on m’a donné tournait sous Windows© 7. C’était déjà assez radical de changer d’environnement (venant d’XP) et du pack Office© 2003 passer à la version 2010 que je n’ai pas immédiatement réalisé cette application supplémentaire dans le paquet : OneNote©

Any change, like changing job in my case, is an opportunity to start over, with a clean slate. I wrote a post about which of the two, tiddlywiki or Outloook©, I should use to best manage my activities. I didn’t know OneNote then…

Tout changement, comme de changer de boulot dans mon cas, est une chance de recommencer à zéro, avec une page vierge. J’ai écrit un billet sur lequel des deux, Tiddlywiki ou Outlook©, je devrais utiliser pour gérer au mieux mes activités. Je ne connaissais pas OneNote alors …

One major, paramout even, asset OneNote has : it integrates well with all other members of µsoft family with specific features dedicated to Outlook. Hard to beat that.

Un actif important, primordial même, de OneNote : il s’intègre bien avec tous les autres membres de la famille de µsoft avec des fonctions spécifiques dédiées à Outlook. Difficile de battre ça.

One feature that particularly flabbergasted me : pressing both keys, at the same time, Windows and S, allows one to capture a portion of screen for later use – like sticking up the screenshot into one blocknote for instance -. OneNote seems to work ubiquitously in the background.

Une fonction qui m’a particulièrement sidérée : presser 2 touches, en même temps, Windows et S, permet de capturer une portion d’écran pour l’utiliser plus tard – comme de coller l’image dans un bloc-note par exemple -. OneNote semble travailler en arrière plan et être omniprésent.

The same would require many steps using Tiddywiki: saving the screenshot > cropping it (using Gimp in my case to edit it) > saving it again > finally creating a link like so [img[path/image.jpg] in some tiddler.

La même chose requerrait plusieurs étapes en utilisant Tiddlywiki : enregistrer la copie d’écran > la retailler (avec Gimp dans mon cas pour cela) > l’enregistrer à nouveau > finalement créer un lien tel qu’ainsi [img[path/image.jpg] dans un tiddler quelconque.

This feature alone is really helpful with the company’s intranet. Counting hundreds of pages with structure lacking cohesion it’s more often than not utterly frustrating to find anything in it.

Cette fonction seule est vraiment utile pour l’intranet de l’entreprise. Avec des centaines de pages et une structure sans cohérence c’est souvent très frustrant d’y trouver quelque chose.

As I was mentionning the application to a colleague I miserably failed at answering the simple question : what is it for ? What does it do ? Unlike MS Word, Excel or Access, OneNote does not do one thing in particular. One could safely say that as a platform it gathers ‘notes’ be they spreadsheets, word documents but also audio files as well as videos. But, and that’s a major ‘but’, it does more than what any ordinary directory does : it allows one to create notes allowing others (provided they’re granted access) to edit and enrich its content.

Comme je mentionnais cette application à un collègue je n’ai simplement pas pu répondre à la simple question : Pour quoi est-ce ? Qu’est-ce que cela fait ? Au contraire de MS Word, Excel ou Access, OneNote ne fait pas une chose en particulier. On pourrait raisonnablement dire que, en tant que plateforme, il rassemble des ‘notes’ que ce soient des tableaux, des documents Word mais aussi des fichiers audio aussi bien que des vidéos. Mais, et c’est un ‘mais’ important, il fait plus que n’importe quel répertoire ordinaire : il permet de créer des notes tout en laissant la possibilité à d’autres (à la condition qu’ils y aient accès) d’éditer et d’en enrichir le contenu.

Like a wiki / Tel un wiki

There, the word is out. The only feature OneNote doesn’t have (to my knowledge) that Tiddlywiki does : transcluding, meaning dynamically including a document or part of a document into another document by reference.

Voilà, le mot est lâché. La seule fonction que OneNote n’a pas (à ma connaissance) et qu’a TiddlyWiki fait : Transclure, c’est à dire inclure dynamiquement un document ou une partie d’un document dans un autre document par référence.

This brings up the question I was almost certain to have answered until very recently, until I had a deep look into OneNote : how to best manage activities.

Ceci ramène la question à laquelle j’étais presque certain d’avoir répondu jusqu’à très récemment, jusqu’à ce que je creuse OneNote : comment gérer au mieux ses activités.

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How to best manage a journal of activities | Comment gérer au mieux un journal d’activités

It could almost be a rhetorical question … except that it is a real question, which I’m not sure I have the answer to.

Ça pourrait presque être une question rhétorique … sauf que c’est une vraie question, pour laquelle je ne suis pas certain d’avoir la réponse.

It came to mind when we had our regular one hour team meeting during which everyone says what. his/her week consisted in, what (s)he’d been working on, what his/her plan was for the coming week.

Ça m’est venu à l’esprit alors que nous avions notre réunion habituelle d’une heure pendant laquelle tout le monde dit en quoi sa semaine a consisté, ce sur qu’il/elle a travaillé, ce qui est prévu pour la semaine à suivre.

There is something I particularly despise : redundant note taking, recording things multiple times for the sake of : saving them of course but also feeding various reports (as many as the hieracky sees fit).

Il y a quelque chose que je déteste particulièrement : les doublons dans la prise de note, enregistrer les choses plusieurs fois pour : les garder bien sûr mais aussi nourrir différents rapports (autant que la hiérarchie juge opportun).

I’ve been ‘fiddling’ with TiddlyWiki ever since I seriously started to use it as my knowledge management system. For anybody who’s not afraid of getting one’s hands dirty (meaning : playing with code) it’s a wonderful tool (along with discussion groups which are just gold mines).

Je ‘bidouille’ avec Tiddlywiki depuis que je l’utilise sérieusement comme mon système de gestion de connaissance. Pour quelqu’un qui n’a pas peur de mettre les mains dans le cambouis (traduction : jouer avec du code) c’est un super outil (en plus de groupes de discussions qui sont des vraies mines d’or).

There’s (at least) one problem though: I usually get my work assignments via email (we haven’t jumped ship yet consequently no fancy plateforms for us to play with) I therefore set up my Outlook© (2010 version, thank you) so as to make the best of flags, categories, you name it.

Il y a (au moins) un problème pourtant : je reçois généralement mes tâches par email (nous n’avons pas encore fait le saut donc pas de jolie plateforme avec laquelle jouer) aussi ai-je paramétré mon Outlook© (version 2010, merci) pour profiter à plein des drapeaux et autres catégories.

A simple – though efficient – way to tackle projects follows the 4 Ds rule : Delete it¹, Do it, Delegate it or Defer it. For the record : I never delete any of my emails + I archive them all + I ‘categorize’ them all + flag those I need to defer. The next step I guess will be to find a way to economically (time wise) summarize them all up into a easy to maintain, easy to read, easy to follow consolidated document, file, whatever.

Une simple – et pourtant efficace – façon d’adresser des projets suit la règle des 4 D (en anglais) : le Détuire, le faire, le déléguer ou le reporter. Pour info : Je ne détruis jamais aucun email + Je les archive tous + je les ‘catégorise’ tous + je ‘flag’ ceux qu’il me faut reporter. Je pense que la prochaine étape consistera à trouver une façon économique (du point de vue temps) d’en faire une résumé facile à maintenir, à lire, et à suivre en un document, un fichier, quel qu’en soit la forme.

I’m not ready to give up on any of my tools, none could 100% replace any other one anyway so why waste time trying. Still, I need one or the other to deliver a clear summary of my activities while remaining simple and low maintenance.

Je ne suis pas près d’abandonner l’un ou l’autre de mes outils, aucun ne pourrait remplacer à 100% un autre de toutes façons aussi pourquoi perdre du temps à essayer. Pourtant, j’ai besoin que l’un d’entre eux puisse fournir un résumé clair de mes activités tout en demeurant simple et requérant peu d’entretien.

Like I wrote when I started this post: this is a question, a work that remains in progress … not for too long I hope. Comme je l’ai écrit au début de ce billet : ceci est une question, un projet encore en cours … pas pour trop longtemps j’espère.

Edit (29/11/2014) : I guess TiddlyWiki has won, for now, the right to manage my activities. I was battling with the way to display my journal efficiently and, after I asked a question on the google group dedicated to TiddlyWiki development, got the answer (here’s where ).

Je pense que TiddlyWiki a gagner, pour le moment, le droit de gérer mes activités. Je me battais avec la façon de lister mon journal de façon efficace et, après avoir posé la question sur le groupe google dédié au développement de TiddlyWiki, ai eu la réponse (ici, en anglais)

¹ : ‘it’ being an email / ‘le’ étant l’email tiddlywiki, access, outllook

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Ubiquitous, light, easy to operate, it’s, it’s … | Omniprésent, léger, facile à utiliser, c’est, c’est …

I can’t believe that over the years I have maintained this blog I haven’t written once about TiddlyWiki. In a nutshell it’s a non linear personal web notebook… which doesn’t mean much to many I suppose. There’s no point copying and pasting here descriptions of what it does there, right ? Makes more sense to explain what it does for me and how I use it.

Je n’arrive pas à croire que pendant toutes ces années durant lesquelles j’ai tenu ce blog je n’ai pas écrit une fois à propos de TiddlyWiki. En un mot c’est une prise de note sur le web non linéaire… ce qui ne signifie pas grand chose à beaucoup je suppose. Il n’y a pas grand intérêt à ce que je copie et que je colle ici une description de ce qu’il fait, n’est-ce pas ? Ça fait plus sens d’expliquer de ce qu’il fait pour moi et comment je l’utilise.

I changed job last July; this implied (still does) a great deal of new stuff to learn : acronyms, definitions, links, procedures, instructions but also people and a whole organization. I simply didn’t see fit to merely write down all these elements on a notebook. Why, everything is electronically accessible to begin with and searching a term, a phrase, any word within tens of pages is an exercise an engine remains to be invented for.

J’ai changé de boulot en Juillet dernier; ceci a impliqué (ce n’est pas terminé) beaucoup de choses à apprendre : des acronymes, des définitions, des liens, des procédures, des instructions mais aussi des personnes et toute une organisation. Je n’ai tout simplement pas vu possible d’écrire tous ces éléments sur un cahier. Pourquoi, d’abord tout est électroniquement accessible puis rechercher un terme, une phrase, n’importe quel mot dans des dizaines de pages est quelque exercice qu’un moteur de recherche reste encore à créer.

Above is a (bad, I know, I can’t seem to be able to make it better) partial screenshot of the upper part of any TiddlyWiki. Imagine writing down all aforementioned informations in a single Word©®™ document; how long do you think before it becomes bloated (no matter how nicely paragraphed) ? Here, one clicks on + to create a card (called ‘Tiddler’, don’t ask me why) where one can write things down. The neat part is that once done, just click on X to close said tiddler and clear things up. Nothing is deleted but simply masked or unmasked as one wishes.

Ci-dessus une (mauvaise, je sais, je ne parviens pas à faire mieux) image partielle d’écran de la partie supérieure de n’importe quel TiddlyWiki. Imaginez écrire toutes les informations dans un seul fichier Word©®™; combien de temps pensez-vous avant que celui-ci devienne énorme (aussi nettement divisé en paragraphes qu’il puisse être) ? Ici, on clique sur + pour créer une carte (nommée ‘Tiddler’, ne me demandez pas pourquoi) dans laquelle on peut écrire. Le côté sympa est que une fois fait, il suffit de cliquer sur X pour fermer ledit tiddler and désencombrer l’écran. Rien n’est détruit mais simplement masqué ou démasqué à la demande.

To me how things look is key and having the possibility to tidy a space is a feature I expect to be readily available. Equally important is ubiquity : my work is mostly sedentary which doesn’t mean I don’t travel every now and then, with my laptop (e.g. In the last 2 weeks I’ve spent a few days away from office). I need my data with me at all time and, since I’m not 100% confident in my hard disk¹, I record everything on the company’s network.

Pour moi l’aspect est important et avoir la possible de ranger un espace est une fonction que je m’attends à être facilement accessible. Tout aussi important est l’omniprésence : mon travail est principalement sédentaire ce qui ne signifie pas pour autant que je ne voyage pas de temps à autre, avec mon laptop (e.g. dans les 2 dernières semaines j’ai passé quelques jours en dehors du bureau). J’ai besoin de mes données avec moi à tout moment et, comme je n’ai pas 100% confiance en mon disque dur¹, j’enregistre tout sur le réseau de l’entreprise.

Did I say TiddlyWiki is light ? It is a bit above 1Mo, empty (alright it doesn’t weigh only a few tens of kilos but in this day and age what does?). Here again the neat part is that unlike a Word document which dramatically inflates as one adds pictures here it almost doesn’t : images are stored elsewhere².

Ai-je dit que Tiddlywiki est léger . Il fait juste un peu au dessus de 1Mo, vide (d’accord ça ne pèse pas que quelques dizaines de kilos mais qu’est-ce qui le fait à notre époque?). Ici encore l’aspect sympa est que à la différence d’un document Word qui gonflent rapidement au fur et à mesure que l’on y ajoute des images ici ça ne le pratiquement pas : les images sont stockées en dehors².

I’ll probably have a harder time selling the easy-to-operate part but that’s OK. The image I put above shows basically all the tools available, one isn’t given all that much more (though one is allowed to snoop around). One needs to bear in mind that it’s a wiki but (and that’s what makes this one simple to use) it doesn’t require to install anything like a server and a database. Everything fits into one single file and this alone makes it a superb work.

J’aurais probablement plus de mal à vendre la partie facilité-d’utilisation mais ça ne me gêne pas. L’image que j’ai ajoutée ci-dessus montre simplement tous les outils disponibles, il n’y en a pas beaucoup plus (bien qu’il soit permis de fouiner). Il faut avoir à l’esprit que c’est un wiki mais (et c’est ce qui rend celui-ci aisé à utiliser) il ne requiert pas d’installer un serveur et une base de données. Tout tient en un seul fichier et ceci seul suffit à en faire un superbe travail.

I installed and started to fill in my tiddlywiki a little over a month now and it already counts tens of tiddlers. As I specifically dedicated one to my activity log I routinely open the file³ the minute the PC is done booting up, along with Outlook©®™. I remember fantasizing about a wiki being a viable and improved alternative solution to most document structures. I’m well aware this won’t happen any time soon (if at all), but I see this solution working pretty much like an exoskeleton : no change inside but additional features (if only by way of links) working like add-ons work with applications such as Excel©®™, Word©®™, etc.

J’ai installé mon tiddlywiki il y a maintenant un peu plus d’un mois et il compte déjà des dizaines de tiddlers. Comme j’en ai spécifiquement dédié un à mon journal d’activité j’ouvre automatiquement le fichier³ juste après que le PC ai fini de booter, en même temps que Outlook©®™. Je me souviens avoir fantasmé à propos d’un wiki en tant que solution viable et améliorée à la plupart des structures documentaires. Je suis tout à fait conscient que cela n’arrivera pas avant longtemps (et si même ça arrivera un jour), mais je vois cette solution comme l’équivalent d’un exosquelette : pas de changement en interne mais des ajouts de fonctions (ne serait-ce qu’avec des liens) à la manière des add-ons pour des applications telles que Excel, Word, etc.

It’s surprisingly very comforting knowing that a simple knowledge management is at hand.

C’est surprenant combien est réconfortant le fait de savoir qu’un gestionnaire de connaissance est à portée de main.

¹ :  failing HD is a common / des disques durs qui plantent ça arrive.

² : TiddlyWiki being written in HTML a file is merely a structure / TiddlyWiki étant écrit en HTML un fichier est simplement une structure.

³ : which I access via my browser (preferably Firefox) / Auquel j’accède via mon navigateur (Firefox de préférence)

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