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Archive for the ‘Sharepoint’ Category

temporaireI’m pretty confident I wrote, in the past, about us (in the company) using a social media : Yammer. Boy! the post dates from 4 years ago, how time flies ! At that time I was considering using one as an external alternative solution to a non-existent one within.

Je suis quasiment sûr d’avoir écrit, dans le passé, à propos de notre utilisation (au sein de l’entreprise) d’un medium social : Yammer. Punaise! the billet date d’il y a 4 ans, comme le temps file! J’envisageais d’en utiliser un en tant que solution externe alternative à une qui n’existait pas en interne

I had created an account on Yammer (the image above reflects rather well what the layout looks like) Sept 10, 2008 (was in Finland back then) and was counting on some viral magic to spread the good word. Truth be told : the response didn’t meet my expectations ^_^

J’avais créé un compte sur Yammer (l’image ci-dessus reflète assez bien à quoi ressemble l’interface) en Septembre 2008 (j’étais en Finlande alors) et je comptais sur une sorte de magie virale pour répandre la bonne parole. Honnêtement : la réponse n’a pas été à la hauteur des attentes ^_^

Long story short : after a few months of existence Yammer was no longer accessible from within the company network. End of story I.

Pour faire court : après quelques mois d’existence Yammer devint inaccessible depuis le réseau d’entreprise. Fin de l’histoire I.

Beginning of story II : a couple of weeks ago I received notification of a publication having been posted on Yammer. Like a bip coming from a distant satellite one believed long dead.

Début de l’histoire II : il y a quelques semaines je reçu une alerte que quelque chose venait d’être publié sur Yammer. Comme un signal venant d’un satellite lointain qu’on croyait mort depuis longtemps.

Funny enough I’m not the only one having received such notification since quite a few had the same reaction as I had : there’s life on Mars after all ?

Ce qui est marrant est que je n’ai pas été le seul à recevoir une telle alerte puisqu’on a été quelques-uns à réagir de manière similaire : y-a-t-il de la vie sur Mars après tout ?

Sadly (strangely ?) enough, once past the first exchanges, it appeared (to me at least) that one didn’t have a clearer idea of what to do with a social media now than we had 5-6 years ago. Back then it was sort of new, Twitter and Facebook were still in infancy, but now ?

Assez tristement (étrangement ?), une fois passés les premiers échanges, il est apparu (en tous cas à moi) qu’on n’avait pas une idée plus claire de quoi faire avec un médium social maintenant qu’on en avait il y a 5-6 ans. C’était relativement nouveau alors, Twitter et Facebook étaient encore en enfance, mais maintenant ?

Yet again were exchanged opinions and considerations but nothing substantiated by any true experience. After so many years I would have thought that, particularly from experts in that very field, a real direction would be taken, a common understanding of what a social media is for (vs what it’s not good at) would have been laid out.

Encore une fois des opinions et des considérations ont été échangées mais rien qu’étayait une vraie expérience. Après tant d’années je m’étais attendu, en particulier de la part d’experts du domaine même, à ce qu’une vraie direction soit prise, qu’une véritable compréhension de ce pour quoi est fait un médium social (vs ce pour quoi il n’est pas bon) nous aurait été exposée.

Sure there are new apps now, the world has continued spinning we know that, and it’s a fair possibility that most recent applications might even be better, in more than one way, than what we ‘played’ with 5-6 years ago. What is it worth mentioning Slack for instance, launched in 2013, if only to prove that point ?

Bien sûr qu’il y a de nouvelles applications maintenant, nous savons que le monde n’a pas cessé de tourné, et il est même tout à fait possible que les plus récentes d’entre elles soient meilleures, par plus d’une fonction, que ce avec quoi nous ‘jouions’ il y a 5-6 ans. Quelle est peut-être la raison de mentionner Slack par exemple, lancé en 2013, si ce n’est pour prouver cela ?

Slowly but steadily we’ve managed to expand the number of our tools as well as upgrade the ones we had. We’re still trailing behind though and, this might be news to anyone reading this, we will continue to do so. One’d better get accustomed to the fact that it is not in most companies’ best interest to keep up with last equipments, most recent updates¹, as it’s time and money consuming.

Lentement mais sûrement nous avons réussi à étendre le nombre de nos outils en plus de mettre à jour ceux que nous avions déjà. Nous restons quand même à la traîne pourtant et, ceci pourrait être une info pour certains qui liraient ces lignes, nous continuerons à l’être. Il vaut mieux s’accommoder du fait que ce n’est pas dans l’intérêt de la plupart des entreprises d’avoir les équipements les plus récents, les dernières mises à jour¹, parce que cela représente du temps et de l’argent.

Better make the best of what we already have and, let me assure you, there is a lot to do : We use sharepoints (2010, didn’t I write we were trailing behind ?), still nobody I know use them to the full extent of their capabilities, they don’t even know RSS stands for let alone what they could achieve using them…

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà et, croyez-moi il y a de quoi faire : Nous utilisons des Sharepoints (2010, est-ce que je n’ai pas écrit que nous étions à la traîne ?), pourtant je ne connais personne qui les utilisent dans l’intégralité de leurs capacités, ils ignorent même ce que RSS signifie, quant à savoir ce qu’ils pourraient en faire …

Better make the best of what we already have so that, should the occasion arise that a function would be particularly needed but only existed in latest versions, at least we’d have a solid ground to stand on to demand it. I don’t see any other way to work things around, at least it would beat barely engaging and whining.

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà pour que, si l’occasion se présentait qu’une fonction soit particulièrement nécessaire mais qu’elle existe seulement dans les dernières versions, au moins nous aurions une base solide sur laquelle établir notre demande. Je ne vois aucune autre façon de procéder pour faire évoluer les choses, en tous cas ça vaut mieux que s’engager du bout des lèvres et geindre.

After so many years we have our social network, at last; wish us luck ^_^

Après tant d’années nous avons notre réseau social, enfin; souhaitez-nous bonne chance ^_^

¹ : exceptions for security / excepté pour la sécurité

 

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my place, the day was great this sunday

I‘m due to leave this job and start another one in the coming couple of months. My hierarchy has been informed about it so it’s OK to share this with whomever comes across this blog and reads this post. My change of position not only offers me new opportunities, possibilities to evolve and learn new ropes but also solves a couple of issues one of which being : not having to contemplate being transfered to Paris once my assignment on this project would have been over.

Je quitte ce boulot et en commence un autre dans les quelques mois à venir. Ma hiérarchie en a été informée aussi puis-je partager ceci avec quiconque trouve ce blog et lit ce billet. Mon changement de situation non seulement m’offre des nouvelles opportunités, des possibilités d’évoluer et d’apprendre à nouveau mais résoud quelques problèmes dont l’un : ne pas avoir à considérer être transféré à Paris une fois que mon affectation à ce projet aurait été terminée.

I’ll take more time, maybe, in a more or less near future, to draw up a more comprehensive appraisal of what 3 years on this project brought me¹, for the time being I just have one coming to mind : implementing a Sharepoint©®™ ² between several entities which interests may be opposite (between a subcontractor, the customer, us and various entities working with the 3 of us).

Je prendrai plus de temps, peut être, dans un futur plus ou moins proche, pour tirer un bilan plus exhaustif de ce que ces 3 années sur ce projet m’auront apporté¹, pour l’instant j’en qu’un à me venir à l’esprit : mettre en place un Sharepoint©®™ ² entre plusieurs entités dont les intérêts pourraient diverger (entre un sous-traitant, le client, nous et quelques autres entités entre nous 3).

So far, over a period of about 10 years, I honestly failed at inplementing a simple wiki, or a tablet or any other things I believed would have been interesting for everybody to use – in addition to supplementing work with some fun – and it took a rather challenging issue to actually give me the opportunity to suggest something necessitating, suprisingly enough, that partners whose interests would be adverse work together.

Jusqu’à maintenant, sur une période de presque 10 ans, je ne suis pas parvenu à mettre en place un simple wiki, ou une tablette ou d’autres choses qui je pensais auraient pu être intéressantes pour tous (en plus d’ajouter un peu de ‘fun’ au travail) et il a fallu un problème plutôt difficile pour de fait me donner la possibilité de suggérer quelque chose nécessitant, c’est assez surprenant, que des partenaires dont les intérêts divergeraient travaillent ensemble.

In a nutshell Sharepoint solves several problems : it gives everyone the possibility to be readily informed of informations once these are made available on the platform. By contract the subcontractor is bound to notify bodies any time he does something. Achieving this is hard enough within any organization – anybody working in an enterprise knows that (and using emails is not helping) – so when it comes to several organizations, using incompatible systems, fearing external interferences, ….

En résumé Sharepoint résout plusieurs problèmes : il donne la possibilité à tous d’être facilement informés une fois que cette information est disponible sur la plateforme. Par contrat le sous-traitant doit notifier les entités chaque fois qu’il fait quelque chose. Y parvenir est déjà assez difficile à l’intérieur des organisations – n’importe qui travaillant en entreprise le sait (et l’email n’aide pas) – alors lorsqu’il s’agit de plusieurs organisations, utilisant des systèmes incompatibles, craignant des ingérences externes, ….

  • Subcontractor feeding, says its contract, the platform will ‘live’ as it’ll be constantly updated. This solves the who-the-hell-is-in-charge-of-feeding-this-damn-thing issue.
  • Anything else follows really : the involvement, the exchanges,…
  • This also solves the who-has-the-info as it’s become where-i-it : on the platform silly.
  • Finally, if used properly, what’s-the-latest-info is no longer anybody’s nightmare to find as it is, once again, on the platform.
  • Le sous-traitant étant la source, par contrat, la plateforme ‘vivra’ puisqu’elle sera constamment mise à jour. Ceci résout le souci du qui-est-en-charge-de-nourrir-ce-p***n-de-truc.
  • Le reste en découle en fait : l’implication, les échanges,…
  • Ceci résout the problème du qui-a-l’info puisque c’est devenu où-c’est : sur la plateforme ducon.
  • Enfin, à la condition d’être bien utilisé, le problème de quelle-est-la-dernière-info n’est plus un cauchemar pour tout un chacun, elle est forcément sur la plateforme.

Truth be told, the alternative proposal was so pathetically poor anything even marginally technological could only be better.

À vrai dire, le proposition alternative était tellement pathétique que n’importe quoi même un peu technologique ne pouvait  qu’être meilleur.

Maybe this is the recipe for successfully implementing solutions : purposely narrow down to 2 proposals, a first one so bad any other concept would easily win over.

Peut-être est-ce cela la recette pour mener à bien des solutions : réduire à dessein à 2 propositions, la première étant si mauvaise que n’importe quel autre concept convaincrait facilement.

I’m only half joking / Je plaisante à moitié.

¹ : understand, allowed me to implement (in case one would wonder about the rather passive connotation the wording may sound) / comprendre, m’a permis de mettre en place (au cas où on s’interrogerait sur la connotation plus passive que la phrase aurait)

² : I prefer to remain on the safe side of things / Je préfère sécuriser.

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I’ll start this post with following video “wikis in plain english” which I can only urge one to view.

Je commencerai ce billet avec la vidéo ci-dessus¹ “wikis en anglais de base” que je ne peux que recommander.

“Email is simply not good at coordinating and organizing a group input. The important information is scattered across everyone’s inbox.” I’ll stopped right there – the whole purpose of the video is to ‘sell’ the idea that a wiki is more appropriate over using email² – I tried to implement a wiki, it didn’t work. People are just not ready for that big a jump (in sharing, in being transparent, in opening up, etc.).

“L’email est simplement pas bon pour coordonner et organiser une information qui concerne tout un groupe. L’information importante est dispersée dans les boîtes de chacun.” Je m’arrêterai là – tout le but de cette vidéo est de ‘vendre’ l’idée qu’un wiki est plus approprié que d’utiliser l’email² – J’ai essayé d’utiliser un wiki, ça n’a pas marché. Les gens ne sont simplement par prêts pour un tel saut (à partager, à être plus transparents, à s’ouvrir, etc.).

Some who read this blog might believe I’m about to contradict myself, that I’m about to become a proponent of email. I’m not, especially if one realizes that 1/ an email reader such as Outlook® offers more than just … email 2/ a shared email is a small but important step towards sharing, right?

Certains qui lisent ce blog pourrait croire que je suis sur le point de me contredire, que je suis sur le point de devenir un partisan de l’email. Tel n’est pas le cas, surtout lorsqu’on réalise que 1/ un lecteur d’email tel que Outlook© offre plus que juste … l’email 2/ un email partagé est un petit mais important pas vers le partage, n’est-ce pas?

Take Outlook® : email of course, but also tasks, post-it (which, in my humble opinion, is a feature one could really profit from is used properly especially in a collaborative environment) and calendar. Over the past years I have noticed that this particular fonction was more and more used (I even saw one using it as a … task manager ^_^).

Prenez Outlook© : l’email bien sûr, mais aussi tâches, post-it (qui, à mon humble avis, est une caractéristique dont on pourrait réellement bénéficier à la condition d’être bien utilisée en particulier dans un environnement collaboratif) et calendrier. Ces dernières années j’ai noté que cette fonctioin spécifique était utilisée de plus en plus couramment (j’ai même vu quelqu’un l’utiliser en tant que … gestionnaire de tâches ^_^).

In my trade we’re facing a particular difficulty which we were already subjected to in my last assignment in Finland, though not in that proportion: notifications of surveillance bodies. 5-6 of them (plus us and the client), and, of course, each wanting to witness different points³.

Dans mon business nous faisons face à une difficulté particulière à laquelle nous étions déjà soumis dans ma dernière mission en Finlande, quoique pas dans les mêmes proportions : la notification aux entités de surveillance. 5 à 6 (en plus de nous-même et du client), et, bien sûr, chacun voulant assister à des points³ différents.

Guess what tool is being used? Email of course – hence my having started this post with above video – whereas Calendar would definitely do a better job… except that all 5, 6, 7 of us do not have our emails/calendars hosted on same system.

Devinez quel outil est utilisé ? L’email bien sûr – d’où la vidéo ci dessus en début de ce billet – tandis que calendrier conviendrait mieux… sauf que nous 5, 6, 7 n’avons pas nos emails/calendriers hébergés sur le même système.

Not all is lost though. End of last year I’ve been appointed admin of a Sharepoint®. Only recently I realized that I could synch Sharepoint® calendar with Outlook®. Next step: making our Sharepoint® externally accessible.

Tout n’est pas perdu cependant. Fin de l’an dernier j’ai été désigné admin d’un Sharepoint©. Récemment j’ai réalisé qu’il était possible de synchroniser le calendrier Sharepoint© avec Outlook©. Prochaine étape : rendre notre Sharepoint© accessible depuis l’extérieur.

Because companies IT departments simply block such applications as Facebook, Twitter. Still, how simpler could things be with, say, Google calendar.

Parce que les entreprises DSI bloquent simplement des applications telles que Facebook ou Twitter. Pourtant, combien plus simples pourraient être les choses avec, par exemple, Google calendar.

¹ : en anglais, désolé, mais facile à voir et comprendre dans les grandes lignes.

² : something I’m convinced of / ce dont je suis convaincu.

³ : welding, various tests, etc. / soudage, différents tests, etc.

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The company I work in, like many others, is embracing trying to embrace the new way of working, collaboratively. It has been so for the past 5-10 years. Personnally I’ve been involved when in Finland, at about the beginning of my 5 years stay there.

L’entreprise dans laquelle je travaille, comme beaucoup d’autres, épouse tente d’épouser la nouvelle façon de travailler, collaborativement. Cela a été ainsi pendant les 5 à 10 dernières années. Personnellement j’ai été impliqué alors que j’étais en Finlande, quasiment au début de mon séjour de 5 ans.

For all I know (I guess it would have been obvious, just from how sharing informations would have changed, otherwise) nothing worked: several attempts of wikis (one of which had been sort of semi-clandestinely installed on some spare server; the admin getting her rights revoked later…), a social networking platform Elgg, an account on Yammer² even  (no longer accessible), an internal ESN¹, Sharepoints, you name it.

Pour ce que j’en sais (je pense que cela aurait été évident, rien que du simple changement de la façon dont l’information serait partagée, autrement) rien n’a fonctionné : plusieurs essais de wikis (l’un ayant été semi-clandestinement installé sur un serveur quelconque; son administrateur voyant ses droits révoqués ultérieurement…), une plateforme de réseau social Elgg, même un compte sur Yammer² (depuis longtemps inaccessible), un RSE¹ interne, des sharepoints, la liste continue.

Either accounts are blocked² or of anything that remains, contributions are scarce at best.

Soit les comptes sont bloqués soit de tout ce qui reste, les contributions y sont rares… quand il y en a.

Several causes for that :

  • no true, transparent, obvious, easy to read strategy.
  • All attempts were done by halves so to speak.
  • Extreme, ennoying monitoring (some would see this as censorship).
  • Unknown reason as to why the transition; most feel rather happy exchanging via email, why should they care to change?

Plusieurs raisons à cela :

  • Absence de véritable stratégie, transparente, évidente, clairement lisible.
  • Toutes les tentatives ont été faites petits bras pour ainsi dire.
  • Une surveillance excessive (d’aucuns y verraient de la censure).
  • Raison inconnue de cette transition; la plupart se contentent d’échanger via email, pourquoi devraient-ils se préoccuper d’en changer?

The company counts several tens of thousands of employees. Haven’t they ever heard of Facebook, Twitter, Wikipedia, Google drive,  … ? Don’t they ever share pictures with members of their families? Videos with friends? News and whatnot with accointances? That they may have some doubts about the benefits of some at work I can understand that. What I can’t understand is that there might not have been some, even a few who saw fit that what they could do at home would help them at work.

L’entreprise compte plusieurs dizaines de milliers d’employés. N’ont-ils pas jamais entendu parler de Facebook, Twitter, Wikipedia, Google Drive, … ? Ne partagent-ils jamais des photos avec les membres de leurs familles? Des vidéos avec des amis? Des nouvelles et autres joyeusetés avec des connaissances? Qu’ils peuvent avoir quelques doutes sur les bienfaits de certains au travail, je peux le comprendre. Ce que je ne comprends pas, c’est qu’il n’y aurait pas certains, même peu, qui auraient pensé à propos que ce qu’ils pouvaient faire à la maison les aiderait au travail.

According to 1% rule, we could expect several hundreds of active contributors (while several thousands would ‘merely’ edit).

Selon la loi des 1%, nous pourrions espérer plusieurs centaines de contributeurs actifs (tandis que plusieurs milliers éditeraient ‘simplement’).

Where are they? How could one talk them into embracing the company attempts at networking?

Où sont-ils ? Comment peut-on faire pour les inciter à embrasser les tentatives de l’entreprise au réseautage ?

I remember how I joined Gmail 10 years ago. I guess it looked difficult, Google then was not as big as it is now, to offer a service when Yahoo for instance was so dominant. The strategy adopted then proved to be very efficient though it is hardly new: recruiting by co-opting. In my case I got an account through a friend of mine (for me to act likewise within my own network, which I did though I didn’t use up all 50 accounts I was given).

Je me rappelle comment j’ai rejoint Gmail il y a 10 ans. Je pense que ça paraissait difficile, Google n’était pas aussi gros alors qu’il l’est maintenant, d’offrir un service quand Yahoo par exemple était si dominant. La stratégie adoptée alors s’est avéré très efficace même si elle n’était pas si neuve : recruter par cooptation. Dans mon cas j’ai eu un compte par un ami (charge à moi d’agir de même avec mon propre réseau ce que j’ai fait même si je n’ai pas utilisé l’intégralité des 50 comptes qui m’ont été donnés).

I was recently in contact with a person who’s in charge of implementing such a social plateform; from what I got during our exchanges the deadline is end of this month and results are, again, poor. It appeared that, again unbeknown to many, it had been initiated a couple of months ago and only a handful of contributions have been made.

J’étais récemment en contact avec une personne en charge de la mise en œuvre d’une telle plateforme sociale; de ce que j’en ai compris au cours de nos échanges, la date limite est la fin de ce mois-ci et les résultats sont, encore une fois, pauvres. Il est apparu que, encore une fois à l’insu de beaucoup, elle avait été lancée il y a quelques mois, et seulement une poignée de contributions ont été faites.

“Want to take part in a social experiment? Want to improve ways information is shared? Ever experienced email overload, wish to try an alternative solution? …”. I haven’t read any of such lines neither on the page the company has on Facebook nor in any of the discussion groups that exist on Linkedin. How the heck did those guys think they could make their network visible?

“Voulez-vous prendre part à une expérience sociale? Voulez-vous améliorer les façons dont l’information est partagée? Jamais connu une surcharge de samessagerie, désireux d’essayer une autre solution? …”. Je n’ai lu aucune de ces lignes ni sur la page que la compagnie a sur Facebook, ni dans aucun des groupes de discussion qui existent sur Linkedin. Comment est-ce ces gars pensaient qu’ils pourraient rendre leur réseau visible?

The worst that could have happened would have been too many people wanting to join in. At least this would have been a result worth talking about.

The pire qui eut pu arriver aurait été que trop de personnes eussent voulu participer. Au moins c’eut été un résultat digne qu’on en parle.

In the matter shyness is not an option / En la matière, la timidité n’est pas une option.

¹ : ESN : Entreprise Social Network / RSE : Réseau Social d’Entreprise

² : anything external is blocked for fear of having documents hosted outside / tout ce qui est externe est bloqué de peur d’avoir des documents hébergés à l’extérieur.

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It’s like juggling with yet another ball and not giving up on any. I’ve been considering for some time now changing job; changing status rather, stepping up to a superior level would be more accurate. I’m thinking of myself as overly ambitious, I just want to play game at another level, I’m getting bored right now. If some recognition came along that’d be just as well.

C’est comme de jongler avec une balle supplémentaire et ne rien laisser tomber. Ça fait quelque temps déjà que je pense changé de job; changer de statut plutôt, jouer à un niveau plus élevé serait plus précis. Je ne pense pas être trop ambitieux, je veux juste jouer à un autre niveau, je m’ennuie en ce moment. Si en plus une certaine reconnaissance venait en plus ça n’en serait que mieux.

We had our annual appraisal recently, mine went fine thank you. Now, objectives for next year (well this year actually)? … more of the same. This is where I draw the line. I like sugar but only eating sweet stuff could end up me being either obese or with a serious disorder in what my blood carries.

Nous venons d’avoir nos évaluations annuelles, la mienne s’est bien passée merci. Maintenant les objectifs pour l’année prochaine (en fait cette année ci) ?…. encore la même chose. C’est ici que je trace la ligne. J’aime le sucré mais ne manger que ça pourrait me rendre soit obèse soit avec un déséquilibre sérieux dans ce que mon sang véhicule.

That this economy is in bad shape could easily be the understatement of the century. I’m not even considering applying outside this company, why should I? There seems to be other opportunities, I keep looking. While I was doing that I also read, the other day, about company awards; apparently some guy thought it would be a good idea to make use of … tablets .

Que l’économie en ce moment soit en mauvaise état pourrait facilement être l’euphémisme du siècle. Je ne pense même pas à chercher en dehors de cette entreprise, pourquoi d’ailleurs? Il semble y avoir des opportunités, je continue à chercher. C’est ainsi que j’ai lu, l’autre jour, le concours pour le prix d’entreprise; apparemment un individu a pensé que ce serait une bonne idée d’utiliser des … tablettes.

My current problem is that… I’m enjoying doing what I do, the trouble being  that, as time passed, what I’m currently delivering tends to be more sophisticated and richer in features than what I was producing a few years back. Only this past week I finally managed to become admin of a Sharepoint, for our team. At long last. Even more recently I’ve found ways of making use of it in ways that our current databases would be dramatically improved.

Mon problème actuel est que … j’aime faire ce que je fais, le souci étant que, le temps passant, ce que je produit tend à être plus sophistiqué et riche en possibilité que ce que je faisais il y a encore quelques années en arrière. La semaine passées j’ai enfin réussi à devenir administrateur d’un Sharepoint, pour notre équipe. Encore plus récemment j’ai entrevu des façons de l’utiliser qui, avec nos bases de données actuelles, pourraient radicalement les améliorer.

Why should I do that again? / Pourquoi le ferais-je déjà?

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