Aggrégation des données demandée | Requesting that data be mashed up

Wow! It’s been almost two years since I last made a post on this platform. The positive side of things is : less chances of rambling, right ? Although, I’m not sure I haven’t, at least, approached what I’m about to write about in some previous post. It is commonly known that authors often write the same book over and over. Whether that is right or fabrication is irrelevant, my purpose, in keeping this blog (though posting only now and then), is having a repository with my trials using applications like Outlook©, data bases, tracking time spent you name it.

Ouah! Cela fait presque deux ans que je n'ai pas publié de post sur cette plateforme. Côté positif des choses: moins de risques de radoter, n'est-ce pas ? Bien que je ne sois pas sûr de ne pas avoir, au moins, abordé ce que je m'apprête à écrire dans un article précédent. Il est bien connu que les auteurs écrivent souvent le même livre encore et encore. Que ce soit vrai ou fabriqué n'est pas pertinent, mon but, en gardant ce blog (bien que ne postant que de temps en temps), est d'avoir un répertoire avec mes essais utilisant des applications comme Outlook©, des bases de données, le suivi du temps passé, etc.

One of my teachers in maths kept repeating that people that are good in mathematics are fundamentally lazy. They optimize time by looking for ways to reduce formulas and avoid redundant calculi. I can relate to the last part, I was average academically though 😀 .

We use multiple applications at work {Sharepoint©, Outlook©, Project©, Excel©¹, SAP©, Documentum©} in addition to a rather basic database for various events (non-conformances, REX, project orders…). Concerning the latter we developped three separate solutions… that don’t ‘talk’ to one another but I wouldn’t want to digress.

Un de mes professeurs de maths répétait sans cesse que les gens qui sont bons en mathématiques sont fondamentalement paresseux. Ils optimisent le temps en recherchant des moyens de réduire les formules et d'éviter les calculs redondants. Je peux m'identifier à la dernière partie, j'étais moyen académiquement cependant 😀 .

Nous utilisons plusieurs applications au travail {Sharepoint©, Outlook©, Project©, Excel©¹, SAP©} en plus d'une base de données assez basique pour divers événements (non-conformités, REX, commandes projets...). Concernant cette dernière, nous avons développé trois solutions distinctes... qui ne se "parlent" pas, mais je ne voudrais pas m'écarter du sujet.

Remember Yahoo! Pipes ? Sadly it no longer exists as Yahoo! decided to discontinue its service in 2015. It offered «…a graphical user interface for building data mashups that aggregate web feeds, web pages, and other services». I enjoyed using the service even though never to its full potential.

That’s the idea I’m trying here to elaborate about : building some sort of link between all the applications we are required to feed while avoiding repetitive records.

Se souvient-on de Yahoo! Pipes ? Malheureusement, cela n'existe plus car Yahoo! a décidé d'arrêter son service en 2015. Il proposait « ... une interface utilisateur graphique pour agréger des données regroupant des flux Web, des pages Web et d'autres services ». J'ai aimé utiliser le service même si jamais à son plein potentiel.

C'est l'idée que j'essaie ici de développer : établir une sorte de lien entre toutes les applications que nous sommes amenés à alimenter en évitant les enregistrements répétitifs.

The image I picked on the internet and placed at the top of this post pictures quite accurately the type of mashing-up I have in mind. Truth be told I nicked that image from PowerBI website. If that application does already what I have in mind what is the point of going on fantazising about anything else ? For a start we don’t have that PowerBI app, we have no information as to when it will be avaible for us to play with use it. Second, I like ‘building’ my own tools so that whenever something goes wrong I am capable of fixing it.

For a long time, ever since I worked in Finland actually, Access© was my tool of choice.

L'image que j'ai prise sur Internet et placée en haut de cet article représente assez précisément le type de mélange que j'ai en tête. À vrai dire, j'ai piqué cette image sur le site Web de PowerBI. Si cette application fait déjà ce que j'ai en tête à quoi bon continuer à fantasmer sur autre chose ? Pour commencer, nous n'avons pas cette application PowerBI, nous ne savons pas quand elle sera disponible pour que nous puissions jouer avec l'utiliser. Deuxièmement, j'aime «construire» mes propres outils afin que, chaque fois que quelque chose ne va pas, je sois capable de les réparer.
Pendant longtemps, depuis que j'ai travaillé en Finlande en fait, Access© était mon outil préféré.

I deliberately put the three images together because they share the same similarity : a graphical interface to build links between datas. Datas may come from another Access© database, from another type of database even (on the proviso it offers compatible formats), Excel© spreadsheet may be used as well. In short, why PowerBI when one has already all necessary tools at disposal? I suspect P-BI will provide nicer ways to display things though.

J'ai délibérément réuni les trois images car elles partagent la même similitude : une interface graphique pour créer des liens entre les données. Les données peuvent provenir d'une autre base de données Access©, voire d'un autre type de base de données (à condition qu'elle propose des formats compatibles), le tableur Excel© peut également être utilisé. Bref, pourquoi PowerBI quand on a déjà tous les outils nécessaires à disposition ? Je soupçonne pourtant que P-BI fournira des moyens plus agréables d'afficher les choses.

In my profession I am required to use three applications : SAP©, Documentum© and Teexma©. The latter is the plateform upon which our database for quality events was developped. SAP© may not be visually attractive but it’s a true bulldozer, so is Documentum©. Both SAP© and Documentum© provide huge amount of datas, many of which are collateral to what one records : when I record anything other datas come along (whether willing typed in or infered [metadatas]).

One can only agree with me that feeding yet another spreadsheet with data that already exist elsewhere does not make sense.

Dans mon métier je dois utiliser trois applications : SAP©, Documentum© et Teexma©. Cette dernière est la plateforme sur laquelle notre base de données d'événements de qualité a été développée. SAP© n'est peut-être pas attrayant visuellement mais c'est un véritable bulldozer, tout comme Documentum©. SAP© et Documentum© fournissent tous deux une énorme quantité de données, dont beaucoup sont collatérales à ce que l'on enregistre : lorsque j'enregistre quoi que ce soit, d'autres données s'ajoutent (qu'elles soient volontairement saisies ou déduites [métadonnées]).
On ne peut qu'être d'accord avec moi sur le fait qu'alimenter une énième feuille de calcul avec des données qui existent déjà ailleurs n'a pas de sens.

Excel©, Access© and even MsProject© should only be used after they’ve been fed from datas coming from SAP©, Documentum© and Teexma©. On a side note, I’m not even certain about Access© anymore, considering how Excel© benefited from major improvements whereas I haven’t seen much change in Access© over the years.

I should know, I spent enough time and energy working the other way around.

Excel©, Access© et même MsProject© ne devraient être utilisés qu'après avoir été alimentés par des données provenant de SAP©, Documentum© et Teexma©. En passant, je ne suis même plus certain d'Access©, compte tenu de la façon dont Excel© a bénéficié d'améliorations majeures alors que je n'ai pas vu beaucoup de changements dans Access© au fil des ans.

Je devrais le savoir, j'ai passé assez de temps et d'énergie à travailler dans l'autre sens.

¹ : not that the company is a big fan of µsoft products but, to be honest, what are the alternatives ?

¹ : non pas que l'entreprise soit une grande adepte des produits µsoft mais, honnêtement, quelles sont les alternatives ?

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Specializing vs add another string to one’s bow? | Se spécialiser vs ajouter 1 corde à son arc?

It’s like juggling with yet another ball and not giving up on any. I’ve been considering for some time now changing job; changing status rather, stepping up to a superior level would be more accurate. I’m thinking of myself as overly ambitious, I just want to play game at another level, I’m getting bored right now. If some recognition came along that’d be just as well.

C’est comme de jongler avec une balle supplémentaire et ne rien laisser tomber. Ça fait quelque temps déjà que je pense changé de job; changer de statut plutôt, jouer à un niveau plus élevé serait plus précis. Je ne pense pas être trop ambitieux, je veux juste jouer à un autre niveau, je m’ennuie en ce moment. Si en plus une certaine reconnaissance venait en plus ça n’en serait que mieux.

We had our annual appraisal recently, mine went fine thank you. Now, objectives for next year (well this year actually)? … more of the same. This is where I draw the line. I like sugar but only eating sweet stuff could end up me being either obese or with a serious disorder in what my blood carries.

Nous venons d’avoir nos évaluations annuelles, la mienne s’est bien passée merci. Maintenant les objectifs pour l’année prochaine (en fait cette année ci) ?…. encore la même chose. C’est ici que je trace la ligne. J’aime le sucré mais ne manger que ça pourrait me rendre soit obèse soit avec un déséquilibre sérieux dans ce que mon sang véhicule.

That this economy is in bad shape could easily be the understatement of the century. I’m not even considering applying outside this company, why should I? There seems to be other opportunities, I keep looking. While I was doing that I also read, the other day, about company awards; apparently some guy thought it would be a good idea to make use of … tablets .

Que l’économie en ce moment soit en mauvaise état pourrait facilement être l’euphémisme du siècle. Je ne pense même pas à chercher en dehors de cette entreprise, pourquoi d’ailleurs? Il semble y avoir des opportunités, je continue à chercher. C’est ainsi que j’ai lu, l’autre jour, le concours pour le prix d’entreprise; apparemment un individu a pensé que ce serait une bonne idée d’utiliser des … tablettes.

My current problem is that… I’m enjoying doing what I do, the trouble being  that, as time passed, what I’m currently delivering tends to be more sophisticated and richer in features than what I was producing a few years back. Only this past week I finally managed to become admin of a Sharepoint, for our team. At long last. Even more recently I’ve found ways of making use of it in ways that our current databases would be dramatically improved.

Mon problème actuel est que … j’aime faire ce que je fais, le souci étant que, le temps passant, ce que je produit tend à être plus sophistiqué et riche en possibilité que ce que je faisais il y a encore quelques années en arrière. La semaine passées j’ai enfin réussi à devenir administrateur d’un Sharepoint, pour notre équipe. Encore plus récemment j’ai entrevu des façons de l’utiliser qui, avec nos bases de données actuelles, pourraient radicalement les améliorer.

Why should I do that again? / Pourquoi le ferais-je déjà?

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If I had a go

In last post I wrote a site note:

“over last 20 years we evolved from personal computers to having them in networks. Next step is: sharing data and not only just by exchanging files.
Sticking to a provider of personal applications (Excel, Word, …), namely Microsoft, on all PCs prevents us from progressing to another paradigm, sort of a la World of Warcraft or
similar massively distributed games where only one central point is the core application, all what would be distributed being just datas.”

Dans le dernier billet j’ai ecrit, en note:

Sur les 20 dernières années nous avons évolué des ordinateurs personnels pour les mettre dans les réseaux. L’étape suivante: le partage des données et pas seulement par l’échange de fichiers.
S’en tenir à un fournisseur d’applications personnelles (Excel, Word, …), à savoir Microsoft, sur tous les PC voila peut etre ce qui nous empêche de progresser vers un autre paradigme, a la maniere de World of Warcraft ou des jeux massivement distribués où un seul point central constitue l’application de base, tout ce qui serait distribué étant simplement les données.

Of course Microsoft (against which I personally bear no grudges, even being rather fond of its MS Access) allows many to ‘share’ Word documents and Excel spreadsheets.
Technically what it does, when a .doc or .xls file is shared, is cumulating alerts each time there’s a change (be that in format or content) and consolidating them.
Sorry but this is a poor way of sharing and I don’t see that possible to properly address changes without loss should files be frequently changed by a massive number of
people.

Bien sûr Microsoft (contre qui je n’ai rien personnellement, étant même plutôt fan de son MS Access) permet à plusieurs de ‘partager’ des documents Word et des tableaux Excel.
Techniquement ce qui se passe, quand un fichier .doc ou .xls est en mode ‘partagé’, est le cumul d’alertes à chaque changement (que ce soit dans la forme ou le contenu) et leurs
consolidations. Désolé mais c’est un façon pauvre de partager et je ne vois pas cela possible sans perte si les fichiers étaient fréquement changés par un nombre important d’utilisateurs.

There was a time when companies had no PC and the very first few ones that were introduced were done so by a few enlightened individuals. It is them who realized a very early
stage how much faster they could process datas with a antiquate spreadsheet, how much reliable and comfortable it was to save files electronically.

Il fut un temps ou les entreprises n’avaient pas de PC et où les tout premiers qui y furent introduits le furent par une poignée d’individus éclairés. Ce sont eux qui ont très tôt
réalisé combien plus rapidment ils pouvaient traiter des données sur leurs pourtant vieux tableurs, combien plus sûr et confortable il était d’enregistrer des fichiers électroniquement.

Fast forward 1: moving from individuals working on their personal computers (PC) to individuals exchanging files via networks. Applications such as word processors or spreasheets hardly changed to adjust to this new environment (see above).

Avance rapide 1: passage des individus travaillant sur les ordinateurs personnels (PC) aux individus échangeant des fichiers par le biais du réseau. Les applications telles que traitements de textes ou tableurs se se sont à peine adaptés à ce nouvel environnement (voir plus haut).

Fast forward 2: internet and intranet (the latter being the former only behind closed doors, in the privacy of companies).  Have individuals changed habits so as to take this, yet again, new paradigm into account? Hardly. I suspect only a few see already how much faster they could process datas, even better how much quicker informations would spread and be made readily available.

Avance rapide 2: internet et intranet (ce dernier étant la copie du premier derrière des portes closes, dans le privé des entreprises). Est-ce que les individus ont, pour autant, changé d’habitude afin de prendre en compte ce nouveau paradigme? A peine. Je suspected que seule une poignée d’individus voit déjà combien plus rapidement ils pourraient traiter des données, mieux
même combien plus rapidement les informations pourraient se répandre et rendues disponibles.

If I had a go, I would save money by not buying any Microsoft licence and, instead, use either Google docs or Zoho plateforms (to name a few).  Also, no matter how big the entity I would work in would be I would also make sure that no data would be redundantly present in multiple files but, instead, be commonly shared in only one. Of course, this would impact the time dedicated to designing and commissioning databases in that regard. We would be better off and paid back many times over by doing it.

Si c’était moi, je ferais l’économie des licences Microsoft et j’utiliserais, à la place, Google docs ou Zoho (pour ne nommer qu’eux). De même, quelle que soit la taille de l’entité dans laquelle je travaillerais je m’assurerais qu’aucune donnée serait répétée et présente dans plusieurs fichiers mais, au contraire, qu’elle serait disponible dans un seul. Bien sûr, ceci conduirait à impacter le temps dédié à designer et rendre disponible des bases de données. Nous en serions d’autant plus bénéficiaires en le faisant.

I have the feeling a new profession would emerge from this: artichects in charge of making datas available. We should just make sure they would become the new Gods present IT departments are so full of.

Je pense qu’une nouvelle profession pourrait en émerger: les architectes responsable de la mise à disposition des données. Nous devrions cependant nous assurer qu’ils ne deviendraient pas les nouveaux Dieux dont les actuels départements IT sont pleins.

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Considering a workflow with Access 2003

I’m aware already this seems very difficult if not impossible but I’m ready to compromise.

Current system is far from satisfactory and needs to be greatly improved.

• Scope of workflow: Quality department,
• Current situation: paper, paper and … paper.
1. 1st top third of document is for description of the problem, elements identifying equipment(s) concerned, dimension of the problem, etc.
2. Middle is about containment action, elements of answers and what’s to be done about the issue
3. 3rd part, 3rd third of the document, at its bottom: Solution consolidated, implementation of it documentation and closure
• Document in question is subject to multiple scannings, signatures, etc. and as time passes, even the simplest issue with a minimum of handlings leads to, rather often, a degraded result in the end.

Hence a database, at first, in order to structure the flow of data, consolidate their recording and their processing. Next move would be to emulate the flow of validation by means of signatures by several entities who take part in the process: primarily Engineering and Quality.

This is where I’m at: defining the flow, from start to finish, feeding the database and its fields which can easily produce a printable document. What poses a problem is the signature process, and its sequencing, securing, recording, etc.

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