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Archive for the ‘Database’ Category


All good things must end one says, I didn’t expect this to happen so soon though. Why it’s only in march 2016 that our social network, Yammer, reactivated. In less than two years it reached over 2000 members and was steadily growing.

Toutes les bonnes choses doivent finir dit-on, seulement je ne m’attendais pas à ce que ça s’arrête si vite. Quand même ce n’est qu’en mars 2016 que nos réseau social, Yammer, reprit vie. En moins de deux années il a atteint plus de 2000 membres et continuait de grandir régulièrement.

End of this year beginning of next (don’t know precisely when) we are to part company with other branches of the enterprise which, in the process, take the social network along.

À la fin de cette année au début de la prochaine (j’ignore précisément quand) nous nous séparons d’autres branches de la compagnie qui, dans le process, emporte le réseau social avec elles.

So, Yammer is over, long live [insert here what ever will replace it]. Several questions remain : should we create another social network, from scratch ? Why, what for ? Should we even use the same platform ? If not Yammer, what other network : Asana, Slack, Whaller, Diaspora, PathSharepoint even ?

Donc Yammer est mort, vive [insérer ici ce qui le remplacera]. Plusieurs questions subsistent : devrions-nous créer une autre réseau social, à partir de rien ? Pourquoi, pour quoi ? Devrions-nous même utiliser la même plateforme ? Sinon Yammer, quel autre réseau : Asana, Slack, Whaller, Diaspora, Path ou même Sharepoint ?

Several factors are to be taken into account one of which is paramount : the ability to host the platform which would indeed solve the confidentiality issue, this matter alone cannot be taken lighly.

Plusieurs facteurs doivent être considérés dont l’un est primordial : la possibilité d’héberger la plateforme ce qui résoudrait ainsi la question de la confidentialité, ce problème à lui seul ne peut être pris à la légère.

Besides Sharepoint I only see Diaspora with the possibility to host the application. Truth be told Sharepoint has the inside track as it intregrates well with all other Microsoft products : Outlook, Excel and – the one app I have a soft spot for – Access.

En plus de Sharepoint je ne vois que Diaspora qui offre la possibilité d’être hébergé. À dire vrai Sharepoint est le favori du fait qu’il s’intègre bien aux autres produits Microsoft : Outlook, Excel et – l’application pour laquelle j’ai un faible – Access.

I don’t wish to turn this post into an advert for Microsoft¹ but in two years of Yammer I’ve seen, what, 20 persons max that were truly commited to make the community live. People simply don’t know what to make of social networks, least of which one that would force them to chose between their beloved Outlook and posting, sharing, contributing,…

Je ne souhaite transformer ce billet en une publicité pour Microsoft¹ mais en deux années de Yammer j’ai vu, quoi, 20 personnes au plus vraiment dédiées à faire vivre la communauté. Les gens ne savent tout simplement pas quoi faire des réseaux sociaux, encore moins une qui les forcerait à choisir entre leur Outlook chéri et poster, partager, contribuer,…

With Sharepoint I fairly know how to talk people into changing their habits : I can see myself instructing them the advantage of posting on Sharepoint and make all recipients receive notifications versus what they normally do : emailing (force feeding is more like it) each and everyone of said recipients. Where is the information in the latter case, where could one retrieve it any time later, how about the overall storage capacity required, …

Avec Sharepoint je vois bien comment convaincre les gens de changer leurs habitudes : Je me vois les instruire des avantages de poster sur Sharepoint et faire que tous les récipiendaires reçoivent des notifications par rapport à ce qu’ils font d’habitude : emailer (gaver serait plus exact) chacun desdits récipiendaires. Où est l’information dans le deuxième cas, où pourrait-on la retrouver n’importe quand, plus tard, quant à la capacité de stockage totale requise,…

The learning curve would definitely look less dramatic with Sharepoint whereas with any other social network it would heavily depend upon the ability of management to learn how to use yet another application on top of changing habits.

L’apprentissage paraîtrait vraiment moins rude avec Sharepoint tandis qu’avec n’importe quel autre réseau social cela dépendrait beaucoup de la capacité qu’aurait le management d’apprendre comment utiliser encore une autre application en plus de changer des habitudes.

screenshot

For sure I’ll have a twinge of regret when I leave Yammer. After all I created it almost 10 years ago, from scratch. I’m rather proud of what that baby has become, I am truly pleased that others took time to make it grow and shape up a form of community. Best of luck to them for the future.

Évidemment j’aurai un pincement au cœur quand je quitterai Yammer. Après tout je l’ai créé il y a presque 10 ans, à partir de rien. Je suis plutôt fier de ce que ce bébé est devenu, j’ai du plaisir à voir que d’autres ont consacré du temps pour le faire grandir et former une sorte de communauté. Bonne chance à eux pour le futur.

¹ : since, as of yet, nobody from that company came forth with an financial offer ^_^ | parce que, à ce jour, personne de cette entreprise ne s’est présenté avec une offre financière

 

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I know I wrote about this in previous posts but obviously the reason why I’m coming back to this subject is that I’m not really happy about the solution I found then. J just hope what I recently implemented (2 weeks ago) saves me time and hassle.

Je sais que j’ai déjà écrit à ce sujet dans d’anciens billets mais de toutes évidences si je reviens sur le propos c’est que je ne suis pas complètement satisfait de la solution trouvée alors. J’espère simplement que ce que j’ai récemment mis en place (il y a deux semaines) m’économisera du temps et des tracasseries.

Truth be told the tiddlywiki and the OneNote I maintain were not primarily intended for time tracking. I am/was using a third app (I know, it’s getting rather populated) : An Excel© spreadsheet. Rather happy about how I worked out something simple enough to maintain as well as quick to launch.

En vérité, le Tiddlywiki et le OneNote que je tiens n’étaient pas destinés à l’origine au suivi de temps à l’origine. J’utilise/j’utilisais une troisième application (je sais, ça devient encombré) : Un tableau Excel©. Plutôt satisfait de la manière dont j’ai travaillé un truc suffisamment simple à maintenir en plus d’être rapide à lancer.

Of course Outlook is always in the background, which amounts to a total of 4 apps up and running just to record files, keep tracks of time, references, tasks and projects. I wrote in an earlier post that my wiki was handy enough «to manage my activities», well it isn’t good enough for time tracking hence the Excel© file.

Bien entendu Outlook is toujours en tâche de fond, ce qui nous fait un total de 4 applications en cours juste pour enregistrer des fichiers, effectuer un suivi du temps, des références des tâches et des projets. J’ai écrit dans un billet précédent que mon wiki était suffisamment pratique pour «gérer mes activités», en fait il n’est pas suffisant pour le suivi de temps d’où le fichier Excel©.

Like many, using Outlook©, I overlooked ‘journal’ for years not knowing what to do with that featured. One day I Googled «macro automate journal entry» and rather quickly found a link to a simple macro:

Sub StartPhoneCall()
Dim objJournal As Outlook.JournalItem
Set objJournal = Application.CreateItem(olJournalItem)
With objJournal
.Type = “Phone Call”
.Start = Now
.Display
.StartTimer
End With
Set objJournal = Nothing
End Sub

I merely changed StartPhoneCall to EntryOfJournal and, in .Type, “Phone Call” to “Task“.

Comme beaucoup, utilisant Outlook©, j’ai ignoré pendant des ‘journal’ ne sachant pas vraiment quoi faire de cette fonction. Un jour j’ai Googlé «macro automate journal entry» et assez rapidement ai trouvé un lien vers une simple macro (voir plus haut). Me suis alors contenté de changer StartPhoneCall en EntryOfJournal et, dans .Type, “Phone Call” en “Tâche¹”.

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Once launched the macro creates a new journal entry as the image above displays. The rest is rather simple really : the date, the entry type, the subject even the duration may be adjusted, the journal works in the background and the time runs until one clicks on ‘pause’.

Une fois lancée la macro crée une nouvelle entrée de journal comme l’image ci-dessus le montre. Le reste est assez simple en fait : la date, le type d’entrée, le sujet et même la durée peuvent être ajustés, le journal travaille en tâche de fond et le temps défile jusqu’à ce qu’on clique sur ‘pause’.

journal1 journal8

What one needs to do is merely to create a new journal entry each time one works on one topic then stop and close it to create another entry aimed at tracking another topic. As shown above a click on the green icon (pic on the left) opens a list of journal entries (pic on the right).

Il ne s’agit que de créer une nouvelle entrée de journal pour chaque sujet sur lequel on travaille ensuite de l’arrêter puis de la fermer pour créer ensuite une nouvelle entrée destinée à suivre un autre sujet. Comme montré ci-dessus cliquer sur l’icône verte (image de gauche) ouvre une liste d’entrées (image de droite).

Last : By exporting the folder contents, in this case journal entries, to Excel, one can make use of Excel’s calculation features which makes time calculations a breeze. With some additional filtering and columns formatting, you can create a report with the data you need.

Enfin : En exportant les contenus de dossier, en l’occurrence les entrées de journal, vers Excel, on peut utiliser les fonctions du tableur qui calculent en un rien de temps. Avec un peu de formatage et des filtres on peut créer un rapport avec les données voulues.

Gone, for the time being and in this particular case time tracking, both Tiddlywiki and Excel spreadsheet / Débarrassé, pour le moment et dans ce cas particulier ci de cette tâche de suivi, à la fois de Tiddlywiki et du tableur Excel.

¹ : in French / en Français

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temporaire

Let me be clear on this «smart form» thing and what, in my mind, it represents : one knows what a pdf form is: «Each PDF file encapsulates a complete description of a fixed-layout flat document, including the text, fonts, graphics, and other informations needed to display it whatever the application.» in other word, it’s an image, it’s a photo of a form encapsulating content of whatever format into a single document one supposedly cannot change.¹

Permettez moi de clarifier ce truc de «document intelligent» et ce que ça signifie, pour moi : on sait ce qu’est un document pdf : «le document PDF […] préserve les polices de caractères, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document source, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour le lire.» En d’autres termes, c’est une image, une photo d’un formulaire comprenant du contenu de formats divers en un seul document que l’on ne devrait pas savoir modifier¹.

I came to realize there was something wrong in the way we were addressing, at work, the database issue : we started off with one particular set of datas (non conformances) and, because it’s also part of our job, it didn’t take long before we figured it would also be great if we could add various follow-ups (audits, inspections, corrective actions, etc.).

J’ai réalisé qu’il y avait quelque chose qui n’allait pas dans la façon que l’on avait d’aborder, au travail, le problème base de données : nous avons commencé avec un jeu de données (des non-conformités) et, parce que cela fait aussi partie de notre travail, ça ne nous a pas pris longtemps avant de nous figurer que ça serait bien si nous pouvions lui ajouter aussi différents suivis (des audits, des inspections, des actions correctives, etc.).

So basically the database is not even finished and running that we already add disruptive elements in it. The whole logic of its construction with one set of fields should then normally be reconsidered but because of budget constraints and the time factor that job is almost never done and from then on we’re in trouble.

Donc la base de données n’est simplement pas encore finie et en production qu’on lui ajoute des éléments perturbateurs. Toute la logique de sa construction avec un jeu de champs devrait alors être reconsidérée mais pour des raisons de contraintes budgétaires et de temps ce travail n’est presque jamais fait et dès cet instant on est mal.

I wrote about organizing documents like playing lego© some months ago (almost a year now, God time flies!). Basically this holds true if one (understand here an entity, an organization) figures out what its smallest brick is; from then on the ‘game’ consists in playing transcluding elements. In my opinion, this might be possible in very small entities, with a very good understanding of what a highly intergrated structured documents system implies. Or if said entity uses a wiki

J’ai déjà parlé d’organiser des documents comme de jouer aux lego© il y a quelques mois (presqu’un an, comme le temps passe!). En fait ceci est surtout vrai si on (comprendre ici une entité, une organisation) sait en quoi sa plus petite brique consiste; à partir de là le ‘jeu’ consiste à jouer à transclure des éléments. À mon avis ceci n’est possible que dans une très petite entité, avec une bonne compréhension de ce qu’implique un système documentaire très intégré. Ou si ladite entité utilise un wiki

I started with a definition of a pdf document, I’d like now to introduce the element making it «smart» or, at least, «rich» : the possibility to add fields (text, date, image even,…). All entities produce documents, how would one know what they work/ed on otherwise ? This is where the connection with a database may be established : feeding fields in databases with the content of fields in pdf documents. Wouldn’t it be a lot easier for each entity to be given a blank form for them to add whatever fields and have them diplayed as they fancy it ?

J’ai commencé avec la définition d’un document pdf, j’aimerais maintenant introduire l’élément le rendant «intelligent» ou, du moins, «riche» : la possibilité d’y ajouter des champs (texte, date, même une image, …). Toutes les entités  produisent des documents, comment saurait-on sur quoi elles (ont) travaillent/é autrement ? C’est ici que la connexion avec une base de données s’établit : nourrir les champs dans les bases de données avec le contenu des champs des documents pdf. Est-ce que ça ne serait pas plus facile pour chaque entité qu’on lui donne un document vierge à elles d’y ajouter des champs et de les y disposer comme elles le souhaitent ?

temporaire

Asking the IT department to come into play at the very early stages of designing a database seems logical, it might not be such a good idea though. Each department, be they in Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … needs, at first, to define their own ways of documenting work, of classifying it, archiving, retrieving it (or failing to sometimes). As they produce documents along side their activity, those documents never fail to meet same requirements : title, description, codes sometime, dates, names, … they may even have unique identifications (which, for someone who designs databases, is a godsend).

Demander à la DSI d’intervenir dès les premières étapes de la construction d’une base de données peut sembler logique, elle pourrait pourtant ne pas être une si bonne idée. Chaque département, qu’il soit Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, … a besoin, au début, de définir sa propre façon de documenter les travaux, de la classifier, de l’archiver, de le retrouver (ou de ne pas y parvenir parfois). Comme il produit des documents, en parallèle de ses activités, ces derniers n’échappent pas à la même règle : un titre, une description, des codes parfois, des dates, des noms, … ils peuvent même avoir des identifications uniques (ce qui, pour quelqu’un créant des bases de données, est pain bénit).

Take the picture at the top, we would be between the 2nd and the 3rd step : all pdf forms, with fields (2nd) from each department would need to have some fields which names and formats would be exactly the same³ so that a database would have no problem importing their datas. That’s when IT would come into play : along with ‘actors’² they would define all necessary key elements the latter should bring for IT to play with and design a database.

Prenez l’image du dessus, nous serions entre l’étape 2 et 3 : tous les formulaires pdf, avec les champs (2nde étape) de chaque département devraient avoir quelques champs dont le nom et le format seraient exactement pareils³ de telle façon qu’une base de données n’auraient aucun problème à importer leurs données. C’est là que la DSI interviendrait : avec les ‘acteurs’² ils définiraient tous les éléments clés nécessaires à fournir pour que la DSI puissent jouer avec et construire la base de données.

In other words, a clear definition of roles and responsibilities for all, called into play at appropriate times | En d’autres termes, une définition claire et des rôles et des responsabilités pour tous, appelés à jouer aux moments appropriés.

temporaire

¹ : in reality one can easily modify a pdf document | En réalité on peut aisément modifier un document pdf.

² : Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … | Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, …

³ : eg FieldName_Description, FieldName_Date, FieldName_Author, … | par exemple  ChampNom_Description, ChampNom_Date, ChampNom_Auteur, …

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temporaireI’m pretty confident I wrote, in the past, about us (in the company) using a social media : Yammer. Boy! the post dates from 4 years ago, how time flies ! At that time I was considering using one as an external alternative solution to a non-existent one within.

Je suis quasiment sûr d’avoir écrit, dans le passé, à propos de notre utilisation (au sein de l’entreprise) d’un medium social : Yammer. Punaise! the billet date d’il y a 4 ans, comme le temps file! J’envisageais d’en utiliser un en tant que solution externe alternative à une qui n’existait pas en interne

I had created an account on Yammer (the image above reflects rather well what the layout looks like) Sept 10, 2008 (was in Finland back then) and was counting on some viral magic to spread the good word. Truth be told : the response didn’t meet my expectations ^_^

J’avais créé un compte sur Yammer (l’image ci-dessus reflète assez bien à quoi ressemble l’interface) en Septembre 2008 (j’étais en Finlande alors) et je comptais sur une sorte de magie virale pour répandre la bonne parole. Honnêtement : la réponse n’a pas été à la hauteur des attentes ^_^

Long story short : after a few months of existence Yammer was no longer accessible from within the company network. End of story I.

Pour faire court : après quelques mois d’existence Yammer devint inaccessible depuis le réseau d’entreprise. Fin de l’histoire I.

Beginning of story II : a couple of weeks ago I received notification of a publication having been posted on Yammer. Like a bip coming from a distant satellite one believed long dead.

Début de l’histoire II : il y a quelques semaines je reçu une alerte que quelque chose venait d’être publié sur Yammer. Comme un signal venant d’un satellite lointain qu’on croyait mort depuis longtemps.

Funny enough I’m not the only one having received such notification since quite a few had the same reaction as I had : there’s life on Mars after all ?

Ce qui est marrant est que je n’ai pas été le seul à recevoir une telle alerte puisqu’on a été quelques-uns à réagir de manière similaire : y-a-t-il de la vie sur Mars après tout ?

Sadly (strangely ?) enough, once past the first exchanges, it appeared (to me at least) that one didn’t have a clearer idea of what to do with a social media now than we had 5-6 years ago. Back then it was sort of new, Twitter and Facebook were still in infancy, but now ?

Assez tristement (étrangement ?), une fois passés les premiers échanges, il est apparu (en tous cas à moi) qu’on n’avait pas une idée plus claire de quoi faire avec un médium social maintenant qu’on en avait il y a 5-6 ans. C’était relativement nouveau alors, Twitter et Facebook étaient encore en enfance, mais maintenant ?

Yet again were exchanged opinions and considerations but nothing substantiated by any true experience. After so many years I would have thought that, particularly from experts in that very field, a real direction would be taken, a common understanding of what a social media is for (vs what it’s not good at) would have been laid out.

Encore une fois des opinions et des considérations ont été échangées mais rien qu’étayait une vraie expérience. Après tant d’années je m’étais attendu, en particulier de la part d’experts du domaine même, à ce qu’une vraie direction soit prise, qu’une véritable compréhension de ce pour quoi est fait un médium social (vs ce pour quoi il n’est pas bon) nous aurait été exposée.

Sure there are new apps now, the world has continued spinning we know that, and it’s a fair possibility that most recent applications might even be better, in more than one way, than what we ‘played’ with 5-6 years ago. What is it worth mentioning Slack for instance, launched in 2013, if only to prove that point ?

Bien sûr qu’il y a de nouvelles applications maintenant, nous savons que le monde n’a pas cessé de tourné, et il est même tout à fait possible que les plus récentes d’entre elles soient meilleures, par plus d’une fonction, que ce avec quoi nous ‘jouions’ il y a 5-6 ans. Quelle est peut-être la raison de mentionner Slack par exemple, lancé en 2013, si ce n’est pour prouver cela ?

Slowly but steadily we’ve managed to expand the number of our tools as well as upgrade the ones we had. We’re still trailing behind though and, this might be news to anyone reading this, we will continue to do so. One’d better get accustomed to the fact that it is not in most companies’ best interest to keep up with last equipments, most recent updates¹, as it’s time and money consuming.

Lentement mais sûrement nous avons réussi à étendre le nombre de nos outils en plus de mettre à jour ceux que nous avions déjà. Nous restons quand même à la traîne pourtant et, ceci pourrait être une info pour certains qui liraient ces lignes, nous continuerons à l’être. Il vaut mieux s’accommoder du fait que ce n’est pas dans l’intérêt de la plupart des entreprises d’avoir les équipements les plus récents, les dernières mises à jour¹, parce que cela représente du temps et de l’argent.

Better make the best of what we already have and, let me assure you, there is a lot to do : We use sharepoints (2010, didn’t I write we were trailing behind ?), still nobody I know use them to the full extent of their capabilities, they don’t even know RSS stands for let alone what they could achieve using them…

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà et, croyez-moi il y a de quoi faire : Nous utilisons des Sharepoints (2010, est-ce que je n’ai pas écrit que nous étions à la traîne ?), pourtant je ne connais personne qui les utilisent dans l’intégralité de leurs capacités, ils ignorent même ce que RSS signifie, quant à savoir ce qu’ils pourraient en faire …

Better make the best of what we already have so that, should the occasion arise that a function would be particularly needed but only existed in latest versions, at least we’d have a solid ground to stand on to demand it. I don’t see any other way to work things around, at least it would beat barely engaging and whining.

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà pour que, si l’occasion se présentait qu’une fonction soit particulièrement nécessaire mais qu’elle existe seulement dans les dernières versions, au moins nous aurions une base solide sur laquelle établir notre demande. Je ne vois aucune autre façon de procéder pour faire évoluer les choses, en tous cas ça vaut mieux que s’engager du bout des lèvres et geindre.

After so many years we have our social network, at last; wish us luck ^_^

Après tant d’années nous avons notre réseau social, enfin; souhaitez-nous bonne chance ^_^

¹ : exceptions for security / excepté pour la sécurité

 

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Quality is one my few trades. I started out in Metrology then progressed into (after I majored in) Quality. Over the last, what, 10 years I specialized in creating and maintaining databases while remaining in Quality. I’ve had the chance to follow closely the evolution of the internet from its, now old, 1.0 format to the 2.0 one.

La Qualité est une de mes quelques professions. J’ai commencé en Métrologie puis ai progressé (après des études) en Qualité. Depuis les, quoi, 10 dernières années je me suis spécialisé dans la création et le maintien de bases de données tout en restant en Qualité. J’ai eu la chance de suivre de près l’évolution de l’internet de son vieux (maintenant) format 1.0 à l’actuel 2.0.

Wikis, to me, represent the ultimate form of collaboration as they synthesize just about anything there is when one considers having multiple contributors working together (from them communicating to the end result, whatever that may be).

Les wikis, pour moi, représentent la forme ultime de collaboration en ce qu’ils synthétisent à peu près tout quand on veut que plusieurs contributeurs travaillent ensemble (d’eux communiquant jusqu’au résultat final, quel que cela soit). 

Follows a typical quality document structure. I’m fine with it. There’s no denying that there is a hierarchy in documents depending upon what they’re meant for.

Quality documentation structure

Ci-après un structure documentaire qualité typique. Je n’ai pas de problème avec cela. On ne peut nier qu’existe une hiérarchie des documents en fonction de ce pour quoi ils sont destinés.

Structure Qualité documentaire

I have more problems with the way all levels mesh with each other as well as within themselves.

J’ai plus de problèmes avec la façon qu’ont les niveaux de s’articuler entre eux ainsi qu’en eux-mêmes.

Here’s my attempt to sketch how:

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

Easy to undertand that such an architecture triggers a multiplication of exchanges (mostly by means of emails, of course). Major drawbacks: 1 – need to consolidate all infos scattered all over the place 2 – need to prioritize changes (hence minor versus major versions) 3 – need to manage, in parallel, ‘drafts’.

Il est facile de comprendre qu’une telle architecture engendre une multiplication d’échange (la plupart du temps au moyen d’emails, bien sûr).  Principaux défauts : 1 – nécessité de consolider toutes les infos éparpillées partout 2 – nécessité de prioriser les changements (d’où des versions mineures vs majeures) 3 – nécessité de gérer, en parallèle, ‘des  brouillons’.

Same architecture within a wiki:

same archictecture but within a wiki

same archictecture but within a wiki

No need for any specific vehicule to convey changes as any of them (be they major or minor) is readily recorded. Here’s a link to a post I wrote last february; I can only urge one to view the über interesting 2 mn long video at its very beginning: “Wikis in Plain English“. Infos are consolidated all along, no priorization needed nor is it necessary to manage drafts. Icing on the cake, one is always sure to use updated version.

Nul besoin d’un relais spécifique quelconque pour acheminer les changements puisque le moindre d’entre eux (qu’ils soient mineurs ou majeurs) et immédiatement enregistré. Voici un lien vers un billet écrit en février dernier; je ne peux que vous recommander de regarder la très intéressante vidéo de 2 minutes à son tout début : “Wiki in Plain English“. Les informations sont consolidées au fil de l’eau, pas besoin de priorisation pas plus qu’il nécessaire de gérer des brouillons. Cerise sur le gâteau, on est toujours sûr d’utiliser la dernière version.

What if there should a be a disagrement over any particuler point ? There is the possibility to discuss (often available as a device option), plus one may easily revert to previous version, any previous one for that matter (in addition to being able to compare versions).

Et s’il y avait un désaccord sur n’importe quel point en particulier ? Il y a la possibilité de discuter (souvent disponible en tant qu’option périphérique), de plus on peut aisément revenir à la version antérieure, n’importe laquelle d’ailleurs (en plus que d’être capable de comparer les versions).

Want to try that exercice with current document management system ? Vous voulez essayer cet exercice avec le système de gestion documentaire actuel ?

 

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Document workflow

The thought crossed my mind whilst I was, again, venting about our lack of tools, the time needed to develop applications and above all the excessive delay between the start of the project and our realizing we wouldn’t be able to make do with only a couple of Excel©®™ spreadsheets.

Cela m’est venue alors que, encore une fois, je pestais à propos de notre manque d’outil, le temps nécessaire pour développer des applications et surtout le retard à l’allumage entre le début du projet et le fait que l’on se rende compte que nous ne serions pas capables de se débrouiller avec quelques tableaux Excel©®™.

All departments in a company produce … something : technical documents, drawings, various kinds of notes, forms, you name it. What I’ve witnessed over a reasonable period of time is, once we’ve passed that just-a-couple-of-Excel-spreadsheets-will-suffice-don’t-bother-wasting-money-on-apps-please phase, some entity finally receives delegation to develop … something.

Tous les départements dans un companie produisent … quelque chose : documents techniques, plans, toutes sortes de notes, de formulaires, pour n’en nommer que quelques-uns. Ce que j’ai pu voir sur une période de temps raisonnable, une fois passée la phase quelques-tableaux-Excel-suffiront-pas-la-peine-de-dépenser-de-l’argent-pour-des-applications-svp, une entité se voit finalement chargée de développer… quelque chose.

essai 3

Critical step, the 1st one:  how to begin ? Strangely enough, even though transversal projects are meant to be particularly that, transversal, I haven’t seen any such project beginning otherwise than let’s-adapt-to-most-urgent-process-all-others-will-follow-wise. In other words: most critical process will be the first one which specs will be fully translated into code lines all other following ones should fairly easily be to. Hopefully.

Étape critique, la première : comment commencer ? Assez étrangement, bien que les projets transverses soient supposés être en particulier ça, transverses, je n’en ai pas vu commençant autrement qu’à la façon adaptons-le-processus-le-plus-urgent-tous-les-autres-suivront. En d’autres termes : le processus le plus critique sera celui dont le cahier des charges se verra complètement traduit en lignes de code tous ceux qui suivront devraient l’être aussi assez facilement. Espérons le.

Fairly soon, during the process-translated-into-flowchart-then-code-lines … process there is always someone who manages to kind of suggest that other to-be-translated processes would be difficult to adapt if the first one is too strictly coded. Otherwise said: hey ! pay attention a little, other processes differ here and there.

Assez rapidement, pendant la phase de processus-traduite-en-logigramme-puis-lignes-de-codes il se trouve toujours quelqu’un qui réussit à faire entendre que les autres processus à-passer-à-la-moulinette s’avéreraient difficiles à adapter si le premier est codé trop strictement. Autrement dit : Faites gaffe ! les autres processus diffèrent ici et là.

At best the end result reproduces, digitally, maybe, 2 , 3, 4 processes but hardly can it reproduce them all. And what if it did ? what are the chances that, should one process change in time, the whole application wouldn’t need to be reprogrammed even partially not only to translate that change into code lines but also to make sure that all other processes are not impacted?

Au mieux le résultat final reproduit, numériquement, peut-être 2, 3, 4 processus mais difficilement l’intégralité. Et même s’il le faisait ? Quelle serait la chance qu’il ne soit pas nécessaire de revoir le programme pour correspondre au changement de processus mais, aussi, pour s’assurer que les autres processus ne sont pas impactés?

There’s no such thing as a one size fits all application. Ça n’existe pas une application taille unique.

One particular thing all processes have in common though is that, at some point, it is required of them that they relate to external processes. How do you describe a problem, what constitutes such and such equipment, how do call those item better yet what are they part-numbers, etc.

Une chose en particulier que tous ces processus ont en commun pourtant est le fait qu’ils leur faillent, à une moment ou à un autre, entrer en relation avec d’autres processus. Comment décrivez vous un problème, qu’est-ce qui constituent tel ou tel équipement, comment appelez-vous tel ou tel objet et mieux quel est son identifiant, etc. ?

Let me ask this then: Why bother putting into code a complete process (and having a hard time trying to adjust all others to the first one) when 1 – it is understood from the very beginning that although several processes are involved 2 – only a fraction¹ of all ‘fields’, for each process, really needs to be common, in format and content, to all others ?

Alors je pose cette question : Pourquoi s’embêter à coder tout un processus (et avoir des difficultés à essayer d’ajuster tous les autres au premier) quand 1 – on comprend depuis le début que bien que plusieurs processus soient impliqués 2 – seulement une fraction¹ de tous les ‘champs’, pour chaque processus, se doit réellement d’être commun, en format et contenu, avec tous les autres ?

(Like written above) all departments in a company produce something AND more often than not exchange between them. To me equally important is the exchange process (compared to producing) in that, depending of course on its visibility, it allows for statuses to be known: where is such and such document at?

(Comme écrit plus haut) tous les départements dans un compagnie produisent quelque chose ET presque tout le temps échangent entre eux. À mon avis tout aussi important est l’échange (par rapport à la production) en ce que, en fonction bien sûr de sa visibilité, cela permet de connaître les statuts : où en est tel ou tel document ?

I believe time dedicated to developping databases would be a lot shorter if only aforementioned fraction¹ was the only part that would be coded, each department continuing to manage their additional datas³ (making sure, still, that a constant bound be maintained with fraction¹ in question).

Je crois que le temps dédié au développement de bases de données serait beaucoup moins long si la fraction¹ mentionnée plus tôt était la seule à être mise en lignes de code, chaque département continuant à gérer le reste des données³ (tout en s’assurant qu’un lien constant soit maintenu avec la fraction¹ en question).

essai 1Here’s my attempt at sketching what I wrote about above. On the left: all datas (rectangles³) from each department extensively translated into lines of code (cloud² being the end result). On the right: ‘fraction’.

Ceci est ma tentative d’imager ce que j’ai écrit plus haut. À gauche : toutes les données (rectangles³) de chaque département intégralement traduites en lignes de codes (le nuage² représentant le résultat final). À droite : la ‘fraction’

essai 2Concerning exchanges, I tried to picture them, the way I see them (colored arrows), occurring within the cloud² (left pic) or externally (right pic). The latter could (and should) relatively easily be a process in itself, independant from all other processes, as it would offer mere communication vehicules. Conversely, one may readily comprehend the complexity of engineering exchanges within an integrated system (change something, anything, like adding a mere field, and the whole system needs adjustment).

En ce qui concerne les échanges, j’ai essayé de les imager (flèches colorées), tels que je les vois, se passant à l’intérieur du nuage² (image de gauche) ou à l’extérieur (image de droite). Ce dernier peut (et doit) relativement facilement être un processus à part entière, indépendant de tous les autres processus, en ce qu’il offrirait un moyen simple de communication. À l’inverse, on peut aisément appréhender la complexité de concevoir des échanges à l’intérieur d’un système intégré (changer quelque chose, n’importe quoi, comme d’ajouter un simple champs, et tout le système requiert d’être réajusté).

It doesn’t escape me that this post is already getting lengthy though I left a couple of matters³ unclear or, at least, needing explanations. I chose to leave it at that and keep those³ for a future post.

Il ne m’échappe pas que ce billet est déjà assez long bien que j’ai laissé quelques sujets dans la brume ou, du moins, en demande d’explications. Je choisis de laisser en l’état et de garder ceux-ci pour un prochain billet.

¹ : fraction : basic informations, common to all processes (description, a few dates {deadlines, targets and steps}, persons in charges, etc.) / informations de base, communes à tous les processus (descriptions, quelques dates {jalons, objectifs et étapes}, personnes en charges, etc.)

² : (not to be confused with remote solutions) representing the integrated system / (à ne pas confondre avec les offre à distance) représentant le système intégré

³ : rectangles for instance, what about them ? / les rectangles par exemple, qu’en fait-on ?

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my place, the day was great this sunday

I‘m due to leave this job and start another one in the coming couple of months. My hierarchy has been informed about it so it’s OK to share this with whomever comes across this blog and reads this post. My change of position not only offers me new opportunities, possibilities to evolve and learn new ropes but also solves a couple of issues one of which being : not having to contemplate being transfered to Paris once my assignment on this project would have been over.

Je quitte ce boulot et en commence un autre dans les quelques mois à venir. Ma hiérarchie en a été informée aussi puis-je partager ceci avec quiconque trouve ce blog et lit ce billet. Mon changement de situation non seulement m’offre des nouvelles opportunités, des possibilités d’évoluer et d’apprendre à nouveau mais résoud quelques problèmes dont l’un : ne pas avoir à considérer être transféré à Paris une fois que mon affectation à ce projet aurait été terminée.

I’ll take more time, maybe, in a more or less near future, to draw up a more comprehensive appraisal of what 3 years on this project brought me¹, for the time being I just have one coming to mind : implementing a Sharepoint©®™ ² between several entities which interests may be opposite (between a subcontractor, the customer, us and various entities working with the 3 of us).

Je prendrai plus de temps, peut être, dans un futur plus ou moins proche, pour tirer un bilan plus exhaustif de ce que ces 3 années sur ce projet m’auront apporté¹, pour l’instant j’en qu’un à me venir à l’esprit : mettre en place un Sharepoint©®™ ² entre plusieurs entités dont les intérêts pourraient diverger (entre un sous-traitant, le client, nous et quelques autres entités entre nous 3).

So far, over a period of about 10 years, I honestly failed at inplementing a simple wiki, or a tablet or any other things I believed would have been interesting for everybody to use – in addition to supplementing work with some fun – and it took a rather challenging issue to actually give me the opportunity to suggest something necessitating, suprisingly enough, that partners whose interests would be adverse work together.

Jusqu’à maintenant, sur une période de presque 10 ans, je ne suis pas parvenu à mettre en place un simple wiki, ou une tablette ou d’autres choses qui je pensais auraient pu être intéressantes pour tous (en plus d’ajouter un peu de ‘fun’ au travail) et il a fallu un problème plutôt difficile pour de fait me donner la possibilité de suggérer quelque chose nécessitant, c’est assez surprenant, que des partenaires dont les intérêts divergeraient travaillent ensemble.

In a nutshell Sharepoint solves several problems : it gives everyone the possibility to be readily informed of informations once these are made available on the platform. By contract the subcontractor is bound to notify bodies any time he does something. Achieving this is hard enough within any organization – anybody working in an enterprise knows that (and using emails is not helping) – so when it comes to several organizations, using incompatible systems, fearing external interferences, ….

En résumé Sharepoint résout plusieurs problèmes : il donne la possibilité à tous d’être facilement informés une fois que cette information est disponible sur la plateforme. Par contrat le sous-traitant doit notifier les entités chaque fois qu’il fait quelque chose. Y parvenir est déjà assez difficile à l’intérieur des organisations – n’importe qui travaillant en entreprise le sait (et l’email n’aide pas) – alors lorsqu’il s’agit de plusieurs organisations, utilisant des systèmes incompatibles, craignant des ingérences externes, ….

  • Subcontractor feeding, says its contract, the platform will ‘live’ as it’ll be constantly updated. This solves the who-the-hell-is-in-charge-of-feeding-this-damn-thing issue.
  • Anything else follows really : the involvement, the exchanges,…
  • This also solves the who-has-the-info as it’s become where-i-it : on the platform silly.
  • Finally, if used properly, what’s-the-latest-info is no longer anybody’s nightmare to find as it is, once again, on the platform.
  • Le sous-traitant étant la source, par contrat, la plateforme ‘vivra’ puisqu’elle sera constamment mise à jour. Ceci résout le souci du qui-est-en-charge-de-nourrir-ce-p***n-de-truc.
  • Le reste en découle en fait : l’implication, les échanges,…
  • Ceci résout the problème du qui-a-l’info puisque c’est devenu où-c’est : sur la plateforme ducon.
  • Enfin, à la condition d’être bien utilisé, le problème de quelle-est-la-dernière-info n’est plus un cauchemar pour tout un chacun, elle est forcément sur la plateforme.

Truth be told, the alternative proposal was so pathetically poor anything even marginally technological could only be better.

À vrai dire, le proposition alternative était tellement pathétique que n’importe quoi même un peu technologique ne pouvait  qu’être meilleur.

Maybe this is the recipe for successfully implementing solutions : purposely narrow down to 2 proposals, a first one so bad any other concept would easily win over.

Peut-être est-ce cela la recette pour mener à bien des solutions : réduire à dessein à 2 propositions, la première étant si mauvaise que n’importe quel autre concept convaincrait facilement.

I’m only half joking / Je plaisante à moitié.

¹ : understand, allowed me to implement (in case one would wonder about the rather passive connotation the wording may sound) / comprendre, m’a permis de mettre en place (au cas où on s’interrogerait sur la connotation plus passive que la phrase aurait)

² : I prefer to remain on the safe side of things / Je préfère sécuriser.

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