Ubiquité télé-travaillée

Ça me trottait dans la tête depuis quelques temps déjà mais c’est au cours d’une conversation que j’ai (entre)vu comment potentiellement améliorer le concept.

Avec le confinement on a plus ou moins été mis devant le fait accompli et il est probable que pour certains (combien ? une majo/minorité ?) l’expérience aura plutôt été traumatisante. Pas, peu ou mal équipés (tant par l’entreprise que sur un plan personnel¹), avec, pour les chargés de famille, obligation de suppléer à la partie éducation des enfants, dans des logements exiguës, … n’en jetez plus la coupe est pleine.

Évidemment je n’ai pas la prétention de régler tous les problèmes à la fois sauf, peut-être et encore modestement et partiellement, pour le télétravail. Qu’en entend-on comme principal reproche : la distanciation sociale, un ostracisme qui amène ceux qui en ‘bénéficient’ à croire que ‘loin des yeux loin… du centre des décisions et, allez savoir, des promotions’. En un temps où cette distanciation s’impose, du fait du problème sanitaire, comme en temps ordinaire où il s’effectue de facto (le télétravail peut se faire dans beaucoup d’endroits sauf… au travail) on a recours à tout l’arsenal de ce qui nous aura été mis à disposition (quand c’est le cas). Est-ce assez pour autant ?

Info de dernière minute : La vie d’une entreprise, d’une entité, d’un groupe ne se compose pas simplement d’un enchaînement de tâches plus ou moins bien orchestrées et imbriquées dans des projets, eux-mêmes répondant peu ou prou aux objectifs annuels (vous les connaissez, ils vous sont présentés à coup de PowerPoint© en chaque début d’année).

Autre information : non, une entreprise ne se résume pas à la valeur du parc de ses machines (quoique avec la robotisation… mais je digresse), au contraire elle se compose de sociétés miniatures qui forment un maillage plus ou moins dense, un tout plus ou moins homogène, selon l’implication plus ou moins grande de ses membres. L’Homme est un animal social (à défaut d’être sociable).

Pourquoi alors le priver de ses congénères (on parle d’un individu qui ne va pas au boulot en reculant, qui ne déteste pas ses collègues on est d’accord) ?

Cela fait plusieurs fois que nous organisons des apéros à distance avec la famille, les amis, chacun chez soi. Des e-apéros comme on les appelle; une façon de combler l’absence de proximité des uns et des autres. À l’instar de ce que l’on fait pour les réunions de travail nous utilisons Skype©, Whatsapp© et plus récemment Framatalk©. Contrairement aux deux autres, la fonctionnalité ne nécessite pas une application mais est directement accessible sur le web, il suffit d’un navigateur. Déconcertante facilité. J’y reviendrai.

Un article lu récemment “Zoom fatigue” : pourquoi les discussions en visioconférence sont si épuisantes pointait du doigt quelques facteurs expliquant cette fatigue. J’aimerais ajouter un élément supplémentaire : nous sommes (moi comme les autres) contraint de fixer, encore une fois, un écran. Si ce n’est pour notre propre travail, c’est pour assister à des réunions (pendant lesquelles il faut reconnaître que se concentrer sur un 15” n’est pas ce qu’il y a de plus confortable)

Il faut avouer que ce dernier argument casse un peu l’ambiance… parce que c’est par l’intermédiaire d’une vidéo que j’entrevoyais la solution à l’isolement. A défaut, de sentir voire de toucher, il faut bien voir (et entendre), non ? Grosse différence cependant, le rendez-vous n’est pas fixé, il est libre, au bon vouloir de celui qui le désire.

Bref, voici comment je vois la chose : J’ai déjà mentionné, plus haut, Framatalk©. Cette application web ne nécessite par l’installation (contrairement à Zoom© par exemple) d’une app. quelconque sur votre PC; vous créez un salon, lui donner un nom et … c’est tout. Libre à vous de distribuer son URL à qui bon vous semble.

Voici à quoi je ressemble; pas trop déçu ?

Ça c’est moi, dans un ‘salon’ spécifique de notre association, utilisant Framatalk©. L’onglet est  en arrière plan de celui sur lequel je suis en train de travailler (en l’occurrence ce billet). Vous avez compris. Quiconque à l’URL du salon peut venir y jeter un coup d’œil et taper la discussion. Ça revient à rencontrer quelqu’un à la machine à café.

L’idée sous-jacente est que, au lieu de provoquer un rendez-vous (et risquer quelques refus, plus ou moins justifiés [Les gens des bureaux sont par essence très occupés]) parce que vous, télétravailleur, souhaitez tout simplement voir du monde (est-ce si compliqué à comprendre ?) vous augmentez vos chances d’interagir avec vos collègues (voire au-delà de votre cercle professionnel).

Et pourquoi pas mettre un lien tournant (entre plusieurs télétravailleurs) aux machines à café ? Radical ! 🙂

Edit (esprit d’escalier) : ça m’est venu le lendemain d’avoir posté ce billet. Qui se souvient de second life ? Je préfère mettre ici un lien vers sa page sur wikipédia, elle aura plus de chance de survivre que le site même. En effet la page ne fait pas mystère (pourquoi d’ailleurs le ferait-elle?) que le site est tombé en désuétude depuis près de 10 ans. Le concept, à mon humble avis, n’est pas à rejeter pourtant. Il peut avoir préfiguré une forme de société, qui pourrait être ce qui adviendra dans le futur.

La crise actuelle semble avoir fait bouger les lignes sur plusieurs aspects : sanitaires évidemment mais aussi (et surtout!) économiques et sociologique. On ne peut pas dépendre comme on l’est d’approvisionnements à l’autre bout de la planète. On ne peut pas non plus se confiner dans des cités toujours plus denses. On prête à Alphonse Allais d’avoir dit “il faudrait construire des villes à la campagne”; que cela soit apocryphe ou pas, là n’est pas la question. Qui ne désirerait pas une maison avec tout le confort mais pas trop loin de [lister ici ce dont vous auriez le plus de mal à vous séparer]?

Quoi qu’il en soit, une vraie réflexion s’impose en ce qui concerne l’orientation à donner à notre mode de vie; celui-ci semble être arrivé à terme.

 

¹ : tout le monde ne bénéficie par de la fibre quand il n’habite pas carrément dans une zone dite blanche.

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Setting up a Kanban with Outlook© | Mise en place d’un Kanban avec Outlook©

Kanban is a project management system where you post cards of all project’s tasks on a board. The board is divided into columns for each stage of execution (e.g., To Do, In Progress, Focus, Completed,… ). Trello works that way.

Kanban is a système de gestion de projets dans lequel on affiche des cartes de toutes les tâches d’un projet sur un tableau de bord. Le tableau est divisé en autant de colonnes qu’il y a d’étapes d’exécution (e.g., À Faire, En Cours, Focus, Complété,… ). Trello fonctionne ainsi.

Because all emails, calendar appointments and tasks are in Outlook there is no point duplicating tasks to a yet another application.

Parce que tous les emails, rendez-vous du calendrier et les tâches sont dans Outlook ce n’est pas la peine de dupliquer des tâches dans une autre application.

1. Go to url : https://github.com/evrenvarol/outlook-taskboard and download/extract the master.zip file. Allez à l’url ci-dessus et téléchargez/extrayez le fichier master.zip.
2. Create task folders : Inprogress, Focus, Next, Waiting, Completed as shown in below picture. Créez les dossiers tâches comme ci-dessus selon l’image ci-après.For Outlook Home page / Pour la page d’arrivée sur Outlook
3. Create another folder (of any type) and name it something like “Taskboard”/ Créez une autre dossier (de n’importe quel type) et nommez le “Taskboard”.
4. Right-click the folder, and then click Properties. Select the Home Page tab in the Properties dialog box. / Clic-droit sur le dossier puis choisissez Propriétés. Sélectionnez l’onglet ‘page d’accueil’.
5. In the Address box, browse to the folder you have just extracted the Taskboard files and select the kanban.html file. / Dans le champ adresse, naviguez jusqu’au dossier où vous avez extrait le fichier kanban.html.

Even though the look of it seems promissing I’m still adjusting to it, taking into account tasks I was already following with flags and categories. I’m hoping this set up will improve my project management.

Bien que l’apparence semble prometteuse je suis encore en phase d’adoption, pour la prise en compte de tâches que je suivais déjà avec des drapeaux et des catégories. J’espère que cet arrangement améliorera ma gestion de projet.

To be continued … À suivre …

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We think we collaborate, we don’t | Nous pensons collaborer, en fait non

We have the tools, we have the know-how (or we think we do) and yet nothing in the way we work has changed in the last, what, 30 – 50 years. This has to do with the nature of tasks we’re given not the reluctance one would have working with others (although this factor cannot be overlooked).

Nous avons les outils, nous avons le savoir-faire (ou nous pensons l’avoir) et pourtant rien dans notre façon de travailler a changé dans les dernières, quoi, 30 – 50 années. Ceci est lié à la nature des tâches qui nous sont données pas la résistance qu’on l’on pourrait avoir à travailler avec d’autres (quoique ce facteur ne puisse être ignoré).

The best, to me, situation I’ve faced recently in which I can truly say ‘we worked collaboratively’ has been translating rather large texts, from English into French, with multiple partners. Every now and then I see tweets from people having this task and, because they’re faced with short deadlines, they can only resort to asking people to volunteer times and skills.

Pour moi la meilleure situation à laquelle j’ai été confrontée récemment dans laquelle je peux vraiment dire que ‘nous avons travaillé collaborativement’ a été la traduction de long textes, d’Anglais en Français, avec plusieurs partenaires. De temps en temps je vois des tweets de personnes ayant cette tâche a effectuer et, parce qu’ils doit l’effectuer en des temps très courts, ne peuvent qu’avoir recours à l’appel de volontaires pour leur temps et leurs talents.

Such task, in order to be done collaboratively, requires a specific platform : Eherpad (rather, something working like Etherpad since Etherpad is no longer) is usually used for that. No log in, no pass, one lands directly on a page and understands rapidly how work is organized : one paragraph per person with the translation following immediately underneath. One can also contribute in reviewing other people’s job, as way of control.

Une telle tâche, pour qu’elle soit fait collaborativement, nécessite un plateform spécifique : Etherpad (plutôt, quelque chose fonctionnant à la manière d’Etherpad puisque Etherpad n’existe plus) est généralement utilisé à dessein. Pas de pseudo, pas de mot de passe, on arrive directement sur une page et on comprend rapidement comment le travail est organisé : un paragraphe par personne avec la traduction suivant immédiatement juste en dessous. On peut aussi contribuer en revoyant le travail d’autrui, de l’auto-contrôle en quelque sorte.

How does this translate in ‘real life’, at work ? Does one gets one’s tasks assigned out of the blue ?Via a simple tweet ? Without prioritization ? Without consideration with other tasks ? Without prior agreement regarding various expenses, the least of which being the time ?

Comment est-ce que ceci se traduit dans ‘la vraie vie’, au travail ? Est-ce qu’on reçoit ses tâches du ciel ? Via un simple tweet ? Sans priorisation ? Sans considération d’autres tâches ? Sans accord préalables sur les différentes dépenses, le moindre étant le temps ?

Taylorism peaked at a time when most tasks were manual, Charlie Chaplin, in ‘modern times’ is a perfect example of that era:

Le Taylorisme atteint sont appogée à un période où la plupart des tâches étaient manuelles, Charlie Chaplin, dans ‘les temps modernes’ est un parfait exemple de cette époque:

We think we colloborate, we don’t; how could we when all our tasks are cut into small pieces we process and pass along to next step, another person, in accordance with a workflow? Check it out : doesn’t your work more often than not consist in 1 – receiving a task, a document, a few lines of code, a text to review, etc. 2 – treating it 3 – sending the result to someone else AND/OR recording its result in some database for someone else to process it ?

Nous pensons collaborer, en fait non; comment le pourrions-nous quand toutes nos tâches sont découpées en petites portions que nous traitons et passons à la l’étape d’après, une autre personne, selon un certain flux de travail ? Regardez bien : est-ce que votre travail ne consiste pas le plus souvent à 1 – recevoir une tâche, un document, quelques lignes de code, un texte à revoir, etc. 2 – le traiter 3 – en envoyer le résultat à quelqu’un d’autre ET/OU en enregistrer le résultat dans une base de données quelconque pour que quelqu’un d’autre le traite ?

How is that way or working any different from that of Charlie Chaplin ? Like him each of us is assigned a task he/she deals with alone. Unlike the example I gave earlier, multiple persons simultaneously translating a text, in our case the workflow is in trouble when one link fails (see what happens when Charlie slows down).

Quelle est la différence entre cette façon de travailler et celle de Charlie Chaplin ? Comme lui chacun d’entre nous reçoit une tâche à accomplir seul. À la différence de l’exemple donné plus tôt, plusieurs personnes traduisant simultanément un texte, dans notre cas le flux est mis en péril quand un maillon fait défaut (regardez ce qui se passe quand Charlie ralentit).

Truth be told, it is hard to conceive redesigning all processing of documents so that it mimicks what one can achieve with Etherpad. Still, imagine such apps exist, how this would shake up work organization.

À dire vrai, difficile de concevoir revoir le traitement de tous documents de façon à imiter ce qu’on peut faire avec Etherpad. Pourtant, imaginez que de telles applications existent, comment cela secouerait l’organisation du travail.

 

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Suivi du temps passé sur des tâches | Tracking time spent on tasks

I know I wrote about this in previous posts but obviously the reason why I’m coming back to this subject is that I’m not really happy about the solution I found then. J just hope what I recently implemented (2 weeks ago) saves me time and hassle.

Je sais que j’ai déjà écrit à ce sujet dans d’anciens billets mais de toutes évidences si je reviens sur le propos c’est que je ne suis pas complètement satisfait de la solution trouvée alors. J’espère simplement que ce que j’ai récemment mis en place (il y a deux semaines) m’économisera du temps et des tracasseries.

Truth be told the tiddlywiki and the OneNote I maintain were not primarily intended for time tracking. I am/was using a third app (I know, it’s getting rather populated) : An Excel© spreadsheet. Rather happy about how I worked out something simple enough to maintain as well as quick to launch.

En vérité, le Tiddlywiki et le OneNote que je tiens n’étaient pas destinés à l’origine au suivi de temps à l’origine. J’utilise/j’utilisais une troisième application (je sais, ça devient encombré) : Un tableau Excel©. Plutôt satisfait de la manière dont j’ai travaillé un truc suffisamment simple à maintenir en plus d’être rapide à lancer.

Of course Outlook is always in the background, which amounts to a total of 4 apps up and running just to record files, keep tracks of time, references, tasks and projects. I wrote in an earlier post that my wiki was handy enough «to manage my activities», well it isn’t good enough for time tracking hence the Excel© file.

Bien entendu Outlook is toujours en tâche de fond, ce qui nous fait un total de 4 applications en cours juste pour enregistrer des fichiers, effectuer un suivi du temps, des références des tâches et des projets. J’ai écrit dans un billet précédent que mon wiki était suffisamment pratique pour «gérer mes activités», en fait il n’est pas suffisant pour le suivi de temps d’où le fichier Excel©.

Like many, using Outlook©, I overlooked ‘journal’ for years not knowing what to do with that featured. One day I Googled «macro automate journal entry» and rather quickly found a link to a simple macro:

Sub StartPhoneCall()
Dim objJournal As Outlook.JournalItem
Set objJournal = Application.CreateItem(olJournalItem)
With objJournal
.Type = “Phone Call”
.Start = Now
.Display
.StartTimer
End With
Set objJournal = Nothing
End Sub

I merely changed StartPhoneCall to EntryOfJournal and, in .Type, “Phone Call” to “Task“.

Comme beaucoup, utilisant Outlook©, j’ai ignoré pendant des ‘journal’ ne sachant pas vraiment quoi faire de cette fonction. Un jour j’ai Googlé «macro automate journal entry» et assez rapidement ai trouvé un lien vers une simple macro (voir plus haut). Me suis alors contenté de changer StartPhoneCall en EntryOfJournal et, dans .Type, “Phone Call” en “Tâche¹”.

Once launched the macro creates a new journal entry as the image above displays. The rest is rather simple really : the date, the entry type, the subject even the duration may be adjusted, the journal works in the background and the time runs until one clicks on ‘pause’.

Une fois lancée la macro crée une nouvelle entrée de journal comme l’image ci-dessus le montre. Le reste est assez simple en fait : la date, le type d’entrée, le sujet et même la durée peuvent être ajustés, le journal travaille en tâche de fond et le temps défile jusqu’à ce qu’on clique sur ‘pause’.

 

What one needs to do is merely to create a new journal entry each time one works on one topic then stop and close it to create another entry aimed at tracking another topic. As shown above a click on the green icon (pic on the left) opens a list of journal entries (pic on the right).

Il ne s’agit que de créer une nouvelle entrée de journal pour chaque sujet sur lequel on travaille ensuite de l’arrêter puis de la fermer pour créer ensuite une nouvelle entrée destinée à suivre un autre sujet. Comme montré ci-dessus cliquer sur l’icône verte (image de gauche) ouvre une liste d’entrées (image de droite).

Last : By exporting the folder contents, in this case journal entries, to Excel, one can make use of Excel’s calculation features which makes time calculations a breeze. With some additional filtering and columns formatting, you can create a report with the data you need.

Enfin : En exportant les contenus de dossier, en l’occurrence les entrées de journal, vers Excel, on peut utiliser les fonctions du tableur qui calculent en un rien de temps. Avec un peu de formatage et des filtres on peut créer un rapport avec les données voulues.

Gone, for the time being and in this particular case time tracking, both Tiddlywiki and Excel spreadsheet / Débarrassé, pour le moment et dans ce cas particulier ci de cette tâche de suivi, à la fois de Tiddlywiki et du tableur Excel.

¹ : in French / en Français

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Always available, ubiquitous : SMS | toujours disponibles, omniprésents : SMS

This post will be rather short, at least shorter than most of my previous ones.

Ce billet sera assez court, en tous cas plus court que la plupart de mes autres billets plus anciens.

This a sight of my bed, during my week long stay at the hospital last month. I’m fine, thank you, the reason why I’m writing about this is that, while there, I realized something : forget Whatsapp, Facebook messenger, Google hangout, Duo or Allo. The only app that was available (provided my smartphone was charged of course) was SMS.

Ceci est une vue de mon lit, pendant ma semaine à l’hôpital le mois dernier. Je vais bien, merci, la raison pour laquelle j’écris à propos de ça et que, pendant mon séjour, j’ai réalisé quelque chose : oubliez Whatsapp, Facebook messenger, Google Hangout, Duo ou Allo. La seule application qui était disponible (pourvu que mon smartphone soit chargé bien sûr) était les SMS.

Oddly enough the possibility to actually connect to the net via Wifi existed, it’s just that nobody I asked was able to tell me how to proceed.

Ce qui est surprenant c’est qu’il était pourtant possible to se connecter à l’internet via Wifi, seulement personne de ceux à qui j’ai posé la question était capable de me dire comment procéder.

There is also another factor that makes me believe that days of SMS are not over : I needed to contact my boss, my family, friends, etc. all of whom are either on one social media or another… sometimes none. It doesn’t bother me all that much to juggle between several medias since I am systematically notified.

Il y a aussi un autre facteur qui me fait penser que les jours du SMS sont loin d’être comptés : J’avais besoin de contacter mon chef, ma famille, des amis, etc. qui sont tous soit sur une plateforme sociale ou une autre… parfois aucune. Ça ne me gêne pas plus que ça de jongler entre différents médias étant donné que je suis systématiquement notifié.

No internet at hand remained SMS. All my acquaintances¹, close or remote, have a least one thing in common with me : a smartphone.

Sans internet sous la main il restait le SMS. Toutes mes connaissances, proches ou lointaine, ont au moins une chose en commun avec moi : un smartphone.

Truth be told, I could (and I did) use 4G though. Only, the service package I subscribed to doesn’t allow me to use more than 750Mo of data monthly which takes only days to consummate.

Pour dire la vérité, je pouvais cependant (et je l’ai fait) utiliser la 4G. Seulement, le forfait auquel j’ai souscrit ne me permet pas d’aller au delà de 750 Mo de données ce qui ne prend que quelques jours à consommer.

However that limit might not exist much longer, will SMS survive then ?

Cependant cette limite pourrait ne plus exister dans peu de temps, est-ce que le SMS survivra alors ?

I told you the post would be short, didn’t I ? / Je vous ai bien dit que le billet serait court, n’est-ce pas ?

¹ : my mother excepted / à l’exception de ma mère

 

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Email won’t go away any time soon | L’email ne s’en ira pas de sitôt

How many times have I read how dreadful email is killing business, how much time was wasted just to be able to empty one’s inbox; I may even have contributed every now and then.

Combien de fois ai-je lu comment l’horrible email était en train de tuer le business, combien de temps était gâché simplement pour pouvoir vider son inbox; J’y ai même peut-être contribué de temps en temps.

Recently I wrote about us having at our disposal, at last, a social network app : Yammer. In spite of the first few weeks during which there seemed to be a certain momentum, it faded and I’m afraid I’m merely feeding the 2 groups of discussion I created once to twice a week with almost no chance of a feedback, maybe a ‘like’ if I’m lucky.

Récemment j’ai écrit  que nous avions, enfin, à notre disposition une application de réseau social : Yammer. En dépit des quelques premières semaines pendant lesquelles il semblait y avoir un certain élan, cela a disparu et j’ai bien peur de ne plus nourrir les 2 groupes de discussion que j’ai créés qu’une à deux fois par semaine avec presqu’aucune chance de commentaire, peut-être un ‘j’aime’ si j’ai de la chance.

This is not the major reason why, unless there are some changes in the way we work, email has still a long way to go. Yet, our inability to comprehend how to best use a social network is a pretty good indication of our inaptitude to leave our comfort zone.

Ceci ne constitue pas la raison principale pourquoi, à moins qu’il n’y ait des changements dans notre façon de travailler, l’email durera encore longtemps. Pourtant, notre incapacité à comprendre comment utiliser au mieux un réseau social est une plutôt bonne indication de notre inaptitude à quitter notre zone de confort.

Email is to remain for quite some time simply because of the way we work. If you have ever viewed presentations or tutorials of Slack which is meant to literally kill emails you may have realized that the demo scenario is systematically a unique project everybody seems to be working on at the same time. In the real life it doesn’t work that way : everybody is assigned to work on sets of projects which one rarely shares with anybody else.

On devrait garder l’email pour quelque temps encore du simple fait de notre façon de travailler. Si vous avez déjà vu des présentations ou des tutoriels de Slack qui est supposé littéralement tuer les emails vous avez peut-être réalisé que le scénario de démonstration est systématiquement d’un seul et même projet sur lequel tout le monde semble travailler en même temps. Ça ne se déroule pas tout à fait comme ça dans la vraie vie : est attribué à tout le monde de travailler sur un ensemble de projets qu’on ne partage que rarement avec d’autres.

Alternative situation : people may work on the same project but each intervenes individually at different moments of its lifetime. This results, again, in people not really working together.

Situation alternative : on peut travailler sur le même projet but chacun intervient individuellement à différents moments de la vie de celui-ci. Ceci a pour résultat, encore une fois, de faire que les gens ne travaillent pas réellement ensemble.

In short : email is popular only because it best fits to our way of working. Trying to replace it with email killers such as Slack is doomed to fail.

En résumé : l’email est populaire simplement parce qu’il s’adapte au mieux à nos façons de travailler. Essayer de le remplacer avec des tueurs d’email tels que Slack ne peut que mal se passer.

The way I see it, if we were prevented from changing communication system and we kept emailing, we could still exchange, almost, the way Slack (or Asana) operates. In order to achieve that though changes would be required (big and small, depending on how easily or not people would be willing to adjust).

Tel que je vois les choses, si nous étions empêchés de changer de système de communication et que nous continuions à emailer, nous pourrions quand même échanger, presque, de la même façon que Slack (ou Asana) fonctionne. Cependant, pour cela quelques changements (petits et grands, en fonction de la plus ou moins grande facilité que l’on aurait à s’y accommoder) seraient nécessaires.

First and foremost : setting up a team outlook©¹ account and making sure that all emails more or less related to business, projects and all, are exchanged there. All personal email accounts should be used for personal matters only (or when a one-to-one conversation² takes place). The team email address should be the only one people (even from outside the company) should communicate with.

Premièrement : paramétrer un compte Outlook©¹ par équipe et s’assurer que tous les emails ayant trait de près comme de loin au business, projets et le reste y soient échangés. Tous les comptes email personnel ne devraient être utilisés que dans le cadre personnel (ou quand une conversation² entre 2 personnes a lieu). L’adresse mail de l’équipe devrait être la seule via laquelle communiquer (même vis à vis de ceux à l’extérieur).

Strong recommendation : no file should be attached to an email, only links to them. That way the account wouldn’t get bloated too rapidly and files would be stored on specific directories (I won’t get into this too deeply as the matter would require a post on its own).

Recommandation importante : aucun fichier ne devrait être attaché à un email, seulement des liens. De cette façon le compte ne gonflerait pas trop vite et les fichiers seraient gardés dans des répertoires spécifiques (je ne rentrerai pas trop dans les détails, ce sujet requerrait un billet à lui tout seul).

Categories should be used extensively. They are a superior alternative to folders as more than one can be added to an email (whereas with folders an email is either in one or another).

Les catégories devraient être utilisées pleinement. Elles sont une bien meilleure alternative aux dossiers puisque plus d’une peuvent être ajoutées à un email (tandis que dans le cas des dossiers, un email ne peut qu’être dans l’un ou l’autre).

In case one would miss one’s dear folders “search folders” is what you want to use. Make a search for the category you want and voilà ! Maybe I should dedicate a whole post for categories alone as I’m slightly digressing from the intent of this one.

Au cas où ces chers dossiers viendraient à manquer “Dossier de recherche” devraient vous convenir. Faites-y une recherche pour la catégorie voulue et voilà ! Peut-être devrais-je dédier un billet entier aux catégories, je suis en train de digresser dans l’intention de celui-ci.

A quick word about time management : flags {today, tomorrow, this week,…} and the calendar should do the trick.

Un mot rapide concernant la gestion du temps : les rappels (aujourd’hui, demain, cette semaine, …} et le calendrier devraient faire l’affaire.

So, basically there are ways to tweak the Outlook app so that it mimicks, in its most interesting features, Slack (or Asana). Still, the whole plan cannot rely on an application being used differently than how it usually is of course, takes a change in the organization for that, something I don’t see happening any time soon.

Ainsi il existe des moyens de transformer Outlook de façon qu’il imite, dans ses fonctions les plus importantes, Slack (or Asana). Cependant il est évident que tout ceci ne peut reposer sur une application utilisée différemment de la façon qu’elle est d’ordinaire, cela nécessite un changement dans l’organisation, ce que je ne vois pas arriver avant longtemps.

And why should an organization change, that’s the question. Et pourquoi une organisation devrait changer, telle est la question.

¹ : my email system for the past … 20 years, don’t be surprised if I primarily use it as an example | mon lecteur d’email depuis … 20 ans, ne soyez pas surpris si le prend en tant qu’exemple.

² : Slack is a lot about ‘conversation’… | Slack insiste beaucoup sur le terme ‘conversation’ …

 

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Smart forms in place of data bases ? | Des formulaires intelligents au lieu de base de données ?

Let me be clear on this «smart form» thing and what, in my mind, it represents : one knows what a pdf form is: «Each PDF file encapsulates a complete description of a fixed-layout flat document, including the text, fonts, graphics, and other informations needed to display it whatever the application.» in other word, it’s an image, it’s a photo of a form encapsulating content of whatever format into a single document one supposedly cannot change.¹

Permettez moi de clarifier ce truc de «document intelligent» et ce que ça signifie, pour moi : on sait ce qu’est un document pdf : «le document PDF […] préserve les polices de caractères, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document source, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour le lire.» En d’autres termes, c’est une image, une photo d’un formulaire comprenant du contenu de formats divers en un seul document que l’on ne devrait pas savoir modifier¹.

I came to realize there was something wrong in the way we were addressing, at work, the database issue : we started off with one particular set of datas (non conformances) and, because it’s also part of our job, it didn’t take long before we figured it would also be great if we could add various follow-ups (audits, inspections, corrective actions, etc.).

J’ai réalisé qu’il y avait quelque chose qui n’allait pas dans la façon que l’on avait d’aborder, au travail, le problème base de données : nous avons commencé avec un jeu de données (des non-conformités) et, parce que cela fait aussi partie de notre travail, ça ne nous a pas pris longtemps avant de nous figurer que ça serait bien si nous pouvions lui ajouter aussi différents suivis (des audits, des inspections, des actions correctives, etc.).

So basically the database is not even finished and running that we already add disruptive elements in it. The whole logic of its construction with one set of fields should then normally be reconsidered but because of budget constraints and the time factor that job is almost never done and from then on we’re in trouble.

Donc la base de données n’est simplement pas encore finie et en production qu’on lui ajoute des éléments perturbateurs. Toute la logique de sa construction avec un jeu de champs devrait alors être reconsidérée mais pour des raisons de contraintes budgétaires et de temps ce travail n’est presque jamais fait et dès cet instant on est mal.

I wrote about organizing documents like playing lego© some months ago (almost a year now, God time flies!). Basically this holds true if one (understand here an entity, an organization) figures out what its smallest brick is; from then on the ‘game’ consists in playing transcluding elements. In my opinion, this might be possible in very small entities, with a very good understanding of what a highly intergrated structured documents system implies. Or if said entity uses a wiki …

J’ai déjà parlé d’organiser des documents comme de jouer aux lego© il y a quelques mois (presqu’un an, comme le temps passe!). En fait ceci est surtout vrai si on (comprendre ici une entité, une organisation) sait en quoi sa plus petite brique consiste; à partir de là le ‘jeu’ consiste à jouer à transclure des éléments. À mon avis ceci n’est possible que dans une très petite entité, avec une bonne compréhension de ce qu’implique un système documentaire très intégré. Ou si ladite entité utilise un wiki …

I started with a definition of a pdf document, I’d like now to introduce the element making it «smart» or, at least, «rich» : the possibility to add fields (text, date, image even,…). All entities produce documents, how would one know what they work/ed on otherwise ? This is where the connection with a database may be established : feeding fields in databases with the content of fields in pdf documents. Wouldn’t it be a lot easier for each entity to be given a blank form for them to add whatever fields and have them diplayed as they fancy it ?

J’ai commencé avec la définition d’un document pdf, j’aimerais maintenant introduire l’élément le rendant «intelligent» ou, du moins, «riche» : la possibilité d’y ajouter des champs (texte, date, même une image, …). Toutes les entités  produisent des documents, comment saurait-on sur quoi elles (ont) travaillent/é autrement ? C’est ici que la connexion avec une base de données s’établit : nourrir les champs dans les bases de données avec le contenu des champs des documents pdf. Est-ce que ça ne serait pas plus facile pour chaque entité qu’on lui donne un document vierge à elles d’y ajouter des champs et de les y disposer comme elles le souhaitent ?

Asking the IT department to come into play at the very early stages of designing a database seems logical, it might not be such a good idea though. Each department, be they in Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … needs, at first, to define their own ways of documenting work, of classifying it, archiving, retrieving it (or failing to sometimes). As they produce documents along side their activity, those documents never fail to meet same requirements : title, description, codes sometime, dates, names, … they may even have unique identifications (which, for someone who designs databases, is a godsend).

Demander à la DSI d’intervenir dès les premières étapes de la construction d’une base de données peut sembler logique, elle pourrait pourtant ne pas être une si bonne idée. Chaque département, qu’il soit Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, … a besoin, au début, de définir sa propre façon de documenter les travaux, de la classifier, de l’archiver, de le retrouver (ou de ne pas y parvenir parfois). Comme il produit des documents, en parallèle de ses activités, ces derniers n’échappent pas à la même règle : un titre, une description, des codes parfois, des dates, des noms, … ils peuvent même avoir des identifications uniques (ce qui, pour quelqu’un créant des bases de données, est pain bénit).

Take the picture at the top, we would be between the 2nd and the 3rd step : all pdf forms, with fields (2nd) from each department would need to have some fields which names and formats would be exactly the same³ so that a database would have no problem importing their datas. That’s when IT would come into play : along with ‘actors’² they would define all necessary key elements the latter should bring for IT to play with and design a database.

Prenez l’image du dessus, nous serions entre l’étape 2 et 3 : tous les formulaires pdf, avec les champs (2nde étape) de chaque département devraient avoir quelques champs dont le nom et le format seraient exactement pareils³ de telle façon qu’une base de données n’auraient aucun problème à importer leurs données. C’est là que la DSI interviendrait : avec les ‘acteurs’² ils définiraient tous les éléments clés nécessaires à fournir pour que la DSI puissent jouer avec et construire la base de données.

In other words, a clear definition of roles and responsibilities for all, called into play at appropriate times | En d’autres termes, une définition claire et des rôles et des responsabilités pour tous, appelés à jouer aux moments appropriés.

¹ : in reality one can easily modify a pdf document | En réalité on peut aisément modifier un document pdf.

² : Engineering, Quality, Tooling, Finance, Commerce, Methods, Research, … | Ingénierie, Qualité, Outillage, Finance, Commerce, les Méthodes, la Recherche, …

³ : eg FieldName_Description, FieldName_Date, FieldName_Author, … | par exemple  ChampNom_Description, ChampNom_Date, ChampNom_Auteur, …

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Bis Repetita Placent

I’m pretty confident I wrote, in the past, about us (in the company) using a social media : Yammer. Boy! the post dates from 4 years ago, how time flies ! At that time I was considering using one as an external alternative solution to a non-existent one within.

Je suis quasiment sûr d’avoir écrit, dans le passé, à propos de notre utilisation (au sein de l’entreprise) d’un medium social : Yammer. Punaise! the billet date d’il y a 4 ans, comme le temps file! J’envisageais d’en utiliser un en tant que solution externe alternative à une qui n’existait pas en interne

I had created an account on Yammer (the image above reflects rather well what the layout looks like) Sept 10, 2008 (was in Finland back then) and was counting on some viral magic to spread the good word. Truth be told : the response didn’t meet my expectations ^_^

J’avais créé un compte sur Yammer (l’image ci-dessus reflète assez bien à quoi ressemble l’interface) en Septembre 2008 (j’étais en Finlande alors) et je comptais sur une sorte de magie virale pour répandre la bonne parole. Honnêtement : la réponse n’a pas été à la hauteur des attentes ^_^

Long story short : after a few months of existence Yammer was no longer accessible from within the company network. End of story I.

Pour faire court : après quelques mois d’existence Yammer devint inaccessible depuis le réseau d’entreprise. Fin de l’histoire I.

Beginning of story II : a couple of weeks ago I received notification of a publication having been posted on Yammer. Like a bip coming from a distant satellite one believed long dead.

Début de l’histoire II : il y a quelques semaines je reçu une alerte que quelque chose venait d’être publié sur Yammer. Comme un signal venant d’un satellite lointain qu’on croyait mort depuis longtemps.

Funny enough I’m not the only one having received such notification since quite a few had the same reaction as I had : there’s life on Mars after all ?

Ce qui est marrant est que je n’ai pas été le seul à recevoir une telle alerte puisqu’on a été quelques-uns à réagir de manière similaire : y-a-t-il de la vie sur Mars après tout ?

Sadly (strangely ?) enough, once past the first exchanges, it appeared (to me at least) that one didn’t have a clearer idea of what to do with a social media now than we had 5-6 years ago. Back then it was sort of new, Twitter and Facebook were still in infancy, but now ?

Assez tristement (étrangement ?), une fois passés les premiers échanges, il est apparu (en tous cas à moi) qu’on n’avait pas une idée plus claire de quoi faire avec un médium social maintenant qu’on en avait il y a 5-6 ans. C’était relativement nouveau alors, Twitter et Facebook étaient encore en enfance, mais maintenant ?

Yet again were exchanged opinions and considerations but nothing substantiated by any true experience. After so many years I would have thought that, particularly from experts in that very field, a real direction would be taken, a common understanding of what a social media is for (vs what it’s not good at) would have been laid out.

Encore une fois des opinions et des considérations ont été échangées mais rien qu’étayait une vraie expérience. Après tant d’années je m’étais attendu, en particulier de la part d’experts du domaine même, à ce qu’une vraie direction soit prise, qu’une véritable compréhension de ce pour quoi est fait un médium social (vs ce pour quoi il n’est pas bon) nous aurait été exposée.

Sure there are new apps now, the world has continued spinning we know that, and it’s a fair possibility that most recent applications might even be better, in more than one way, than what we ‘played’ with 5-6 years ago. What is it worth mentioning Slack for instance, launched in 2013, if only to prove that point ?

Bien sûr qu’il y a de nouvelles applications maintenant, nous savons que le monde n’a pas cessé de tourné, et il est même tout à fait possible que les plus récentes d’entre elles soient meilleures, par plus d’une fonction, que ce avec quoi nous ‘jouions’ il y a 5-6 ans. Quelle est peut-être la raison de mentionner Slack par exemple, lancé en 2013, si ce n’est pour prouver cela ?

Slowly but steadily we’ve managed to expand the number of our tools as well as upgrade the ones we had. We’re still trailing behind though and, this might be news to anyone reading this, we will continue to do so. One’d better get accustomed to the fact that it is not in most companies’ best interest to keep up with last equipments, most recent updates¹, as it’s time and money consuming.

Lentement mais sûrement nous avons réussi à étendre le nombre de nos outils en plus de mettre à jour ceux que nous avions déjà. Nous restons quand même à la traîne pourtant et, ceci pourrait être une info pour certains qui liraient ces lignes, nous continuerons à l’être. Il vaut mieux s’accommoder du fait que ce n’est pas dans l’intérêt de la plupart des entreprises d’avoir les équipements les plus récents, les dernières mises à jour¹, parce que cela représente du temps et de l’argent.

Better make the best of what we already have and, let me assure you, there is a lot to do : We use sharepoints (2010, didn’t I write we were trailing behind ?), still nobody I know use them to the full extent of their capabilities, they don’t even know RSS stands for let alone what they could achieve using them…

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà et, croyez-moi il y a de quoi faire : Nous utilisons des Sharepoints (2010, est-ce que je n’ai pas écrit que nous étions à la traîne ?), pourtant je ne connais personne qui les utilisent dans l’intégralité de leurs capacités, ils ignorent même ce que RSS signifie, quant à savoir ce qu’ils pourraient en faire …

Better make the best of what we already have so that, should the occasion arise that a function would be particularly needed but only existed in latest versions, at least we’d have a solid ground to stand on to demand it. I don’t see any other way to work things around, at least it would beat barely engaging and whining.

Mieux vaut faire au mieux avec ce que l’on a déjà pour que, si l’occasion se présentait qu’une fonction soit particulièrement nécessaire mais qu’elle existe seulement dans les dernières versions, au moins nous aurions une base solide sur laquelle établir notre demande. Je ne vois aucune autre façon de procéder pour faire évoluer les choses, en tous cas ça vaut mieux que s’engager du bout des lèvres et geindre.

After so many years we have our social network, at last; wish us luck ^_^

Après tant d’années nous avons notre réseau social, enfin; souhaitez-nous bonne chance ^_^

¹ : exceptions for security / excepté pour la sécurité

 

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Apprendre de jouer | Learning from playing

I don’t play games. The last ‘sophisticated’ computer game I played was Doom® in one of its last century/millenium versions. When I say ‘played’ I mean being kind of hooked to the game, dedicating time to it every day. We barely played at any so-called social games at my parents’, when I was a child. I remember we had a game of Monopoly® we, my siblings and I, rather enjoyed playing with but even that lasted, what, a few years.

Je ne joue à aucun jeu. Le dernier jeu ‘sophistiqué’ sur ordinateur auquel j’ai joué était Doom© dans une de ses versions du dernier siècle/millénaire. Quand je dis ‘joué’ je veux dire être plutôt accro au jeu, y passant du temps tous les jours.  Nous jouions à peine à aucun jeu dit sociaux chez mes parents, dans mon enfance. Je me souviens que nous avions un jeu de Monopoly© avec lequel nous, mon frère et ma sœur, aimions assez jouer mais même ça n’a duré que, quoi, quelques années.

We didn’t have a single card deck (one that would last long enough, without missing card that is) to play cards with so whenever we played cards at friends’ the only game I had no problem playing was snap on account of its simple rules.

Nous n’avions même pas de quoi jouer aux cartes (un paquet qui durerait suffisamment longtemps, sans qu’une carte ne manque en fait) aussi quand il nous arrivait d’y jouer chez des amis le seul jeu auquel je pouvais jouer sans problème était la bataille du fait de ses règles simples.

Playing was simply not part of my family’s traditions / Jouer ne faisait simplement pas partie des traditions familiales.

Yet, there is so much to learn from playing, besides the usual it-prevents-ones-brain-to-age-too-fast. I found that out when I dowloaded a tarot game on my tablet.

Et pourtant, il y a tant à apprendre de jouer, en dehors de l’habituel ça-empêche-le-cerveau-de-vieillir-trop-vite. C’est ce que j’ai découvert quand j’ai téléchargé un jeu de tarot sur ma tablette.

Nothing fancy, miles away from mainstream blockbusters aka MMOG (Massively Multiple Online Games), only a plain card game. I don’t even use the online version, happy playing ‘against’ the computer. That way I can make as many mistakes as I care to I won’t suffer disparaging remarks letting me know how much I suck at it ^_^

Tout simple, à des kilomètres des grosses productions courantes encore appelées MMOG (Jeu en Ligne Massivement Multijoueurs), un bête jeu de cartes. Je  n’utilise même pas la version en ligne, me contentant de jouer ‘contre’ l’ordinateur. De cette façon je peut faire autant d’erreurs que je veux je n’aurai pas à souffrir les remarques désobligeantes comme quoi je suis nul. ^_^

I was always said that Tarot is predominately a memory matter : the more cards (face cards in addition to trump cards) one remembers (whether they’ve been played or not) the better. Problem is : I have a poor memory.

On m’a toujours dit que le Tarot est principalement une affaire de mémoire : le plus de cartes (les figures en plus des atouts) on se souvient (joués ou pas) mieux c’est. Problème : j’ai une mauvaise mémoire.

My two or three opponents have in common that they use the same program. I don’t how much they know of each hand other players have but one thing for sure : they follow the same routine. That, in a way, is reassuring, as I don’t have to deal with any other variable but values of cards themselves.

Mes 2 ou 3 opposants ont en commun qu’ils utilisent le même programme. J’ignore à quel point ils connaissent la main des autres joueurs mais une chose est sûre : ils suivent la même routine. Cela, d’une certaine façon, est rassurant dans le sens où je n’ai pas à me préoccuper d’autres variables que la valeurs des cartes elles mêmes.

Le learning curve is easier that way. L’apprentissage en est d’autant facilité.

It doesn’t escape me that eventually one needs to ‘interact’ with humans but, after all, doesn’t any human operate according an only slightly more sophisticated program than computers ? It doesn’t escape me either that this all may sound like over summarizing things but, as I progressed whilst playing, I realized that what one really needs is knowing who one plays with.

Ça ne m’échappe pas que que l’on doit à un moment ou à un autre interagir avec des humains mais, après tout, est-ce que n’importe quel humain n’opère pas selon un programme seulement un peu plus complexe que les ordinateurs ? Il ne m’échappe pas non plus que tout ceci peut paraître outrageusement résumé mais, au fur et à mesure que je progressais dans mon jeu, j’ai réalisé que ce qui est réellement nécessaire de savoir est de connaître ceux avec qui l’on joue.

I already wrote about simulating as a way to improve chances of success in implementing decisions (a new tax, a new road, a new hospital, …). In this case the matter is more personal : better not get polluted by unpredictability whilst acquainting oneself with a game, any game.

J’ai déjà écrit à propos de la simulation en tant que moyen d’améliorer ses chances de succès dans la mise en place de décisions (une nouvelle taxe, une nouvelle route, un nouvel hôpital, …). Dans ce cas ci le sujet est plus personnel : mieux vaut ne pas être pollué par de l’imprévisibilité en se familiarisant à un jeu, n’importe lequel.

I haven’t managed to win, yet, but I’m definitely getting better and I think so does my memory.

Je n’ai pas, encore, réussi à gagner mais je m’améliore et je crois bien que ma mémoire aussi.

Edit : I finally won, today ! / J’ai finalement gagné, aujourd’hui

  

  

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La signature du pauvre | Signature of the poor

Image above illustrates poorly what this post is about; actually it shows everything … but what I want : how to sign without ever printing out one single document.

L’image ci-dessus illustre mal le sujet de cet article; en fait il montre tout… sauf ce que je veux : comment signer sans même imprimer un seul document.

Let’s be fair : the image takes us where we need to; we only have a few more steps to walk. Can you spot “Custom Stamps ►” ? That’s where.

Pour être honnête : l’image nous amène où nous voulons; nous restent quelques étapes supplémentaires. Pouvez-vous repérer “Custom Stamps¹ ►” ? C’est là.

john doe

What one needs to do is to :

1. – sign a blank piece of paper
2. – scan it
3. – edit it – Gimp© is your friend here, so is Photoshop© though it’s a wee bit pricey – and crop it
4. – make sure its background is transparent
5. – save it as .gif
6. – find “Custom Stamps¹ ►”, click on it then “Create stamp from”, “image” and select the one you worked on.
7. – position your signature on the document (I suggest you place it on top of something, avoid blank space).
8. – print the document using your virtual printer (the idea is to electronically glue the signature to the document).

You’re done ! (with the satisfaction of having consumed one sheet of paper in the whole process)

Ce qu’il vous faut faire :

1. – signer sur une page blanche
2. – la scanner
3. – l’éditer – Gimp© est alors votre meilleur ami, ainsi que Photoshop© mais c’est un peu plus cher – et la détourer
4. – s’assurer que le fond est transparent
5. – l’enregistrer en tant que .gif
6. – trouver “Custom Stamps¹ ►”, cliquer dessus puis “Create stamp from”, “image” et sélectionner celle sur laquelle vous avez travaillé.
7. – positionner votre signature sur le document (je suggère de la placer au dessus de quelque chose, pas sur un espace vide).
8. – imprimer le document en utilisant une imprimante virtuelle (l’idée est de ‘coller’ électroniquement la signature au document)

Voilà ! (avec la satisfaction de n’avoir pas consommé une seule page dans tout le processus).

By the way, why do I name it : signature of the poor ? Simply because it’s not an electronic signature (or e-signature) per se.

Au fait, pourquoi je l’appelle : signature du pauvre ? Simplement parce que ce n’est pas une signature électronique (ou e-signature) à proprement parler.

¹ : tampon personnalisé

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