A wiki as alternative to current Quality document structure | Un wiki comme alternative à la structure documentaire Qualité actuelle

Quality is one my few trades. I started out in Metrology then progressed into (after I majored in) Quality. Over the last, what, 10 years I specialized in creating and maintaining databases while remaining in Quality. I’ve had the chance to follow closely the evolution of the internet from its, now old, 1.0 format to the 2.0 one.

La Qualité est une de mes quelques professions. J’ai commencé en Métrologie puis ai progressé (après des études) en Qualité. Depuis les, quoi, 10 dernières années je me suis spécialisé dans la création et le maintien de bases de données tout en restant en Qualité. J’ai eu la chance de suivre de près l’évolution de l’internet de son vieux (maintenant) format 1.0 à l’actuel 2.0.

Wikis, to me, represent the ultimate form of collaboration as they synthesize just about anything there is when one considers having multiple contributors working together (from them communicating to the end result, whatever that may be).

Les wikis, pour moi, représentent la forme ultime de collaboration en ce qu’ils synthétisent à peu près tout quand on veut que plusieurs contributeurs travaillent ensemble (d’eux communiquant jusqu’au résultat final, quel que cela soit). 

Follows a typical quality document structure. I’m fine with it. There’s no denying that there is a hierarchy in documents depending upon what they’re meant for.

Quality documentation structure

Ci-après un structure documentaire qualité typique. Je n’ai pas de problème avec cela. On ne peut nier qu’existe une hiérarchie des documents en fonction de ce pour quoi ils sont destinés.

Structure Qualité documentaire

I have more problems with the way all levels mesh with each other as well as within themselves.

J’ai plus de problèmes avec la façon qu’ont les niveaux de s’articuler entre eux ainsi qu’en eux-mêmes.

Here’s my attempt to sketch how:

how documents change and how changes are taken into account (as they may relate to other documents)

Easy to undertand that such an architecture triggers a multiplication of exchanges (mostly by means of emails, of course). Major drawbacks: 1 – need to consolidate all infos scattered all over the place 2 – need to prioritize changes (hence minor versus major versions) 3 – need to manage, in parallel, ‘drafts’.

Il est facile de comprendre qu’une telle architecture engendre une multiplication d’échange (la plupart du temps au moyen d’emails, bien sûr).  Principaux défauts : 1 – nécessité de consolider toutes les infos éparpillées partout 2 – nécessité de prioriser les changements (d’où des versions mineures vs majeures) 3 – nécessité de gérer, en parallèle, ‘des  brouillons’.

Same architecture within a wiki:

same archictecture but within a wiki

No need for any specific vehicule to convey changes as any of them (be they major or minor) is readily recorded. Here’s a link to a post I wrote last february; I can only urge one to view the über interesting 2 mn long video at its very beginning: “Wikis in Plain English“. Infos are consolidated all along, no priorization needed nor is it necessary to manage drafts. Icing on the cake, one is always sure to use updated version.

Nul besoin d’un relais spécifique quelconque pour acheminer les changements puisque le moindre d’entre eux (qu’ils soient mineurs ou majeurs) et immédiatement enregistré. Voici un lien vers un billet écrit en février dernier; je ne peux que vous recommander de regarder la très intéressante vidéo de 2 minutes à son tout début : “Wiki in Plain English“. Les informations sont consolidées au fil de l’eau, pas besoin de priorisation pas plus qu’il nécessaire de gérer des brouillons. Cerise sur le gâteau, on est toujours sûr d’utiliser la dernière version.

What if there should a be a disagrement over any particuler point ? There is the possibility to discuss (often available as a device option), plus one may easily revert to previous version, any previous one for that matter (in addition to being able to compare versions).

Et s’il y avait un désaccord sur n’importe quel point en particulier ? Il y a la possibilité de discuter (souvent disponible en tant qu’option périphérique), de plus on peut aisément revenir à la version antérieure, n’importe laquelle d’ailleurs (en plus que d’être capable de comparer les versions).

Want to try that exercice with current document management system ? Vous voulez essayer cet exercice avec le système de gestion documentaire actuel ?

 

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